Các bước đơn giản để có một lá thư ứng tuyển ấn tượng

Tác giả: Alison Doyle
Cập nhật: ngày 22 tháng 05, 2020

Viết thư ứng tuyển là một trong những khía cạnh thách thức nhất khi ứng tuyển. Bạn có thể phải dành rất nhiều thời gian và công sức để viết một bức thư ứng tuyển hoàn hảo, nhưng vẫn không biết liệu có ai sẽ đọc nó hay không. Thật không may, nhà tuyển dụng có thể không hề đọc nó. Nhưng nếu họ đọc, thư ứng tuyển có thể cho bạn cơ hội duy nhất để tự quảng cáo và giới thiệu bản thân như một ứng viên sáng giá cho công việc.

Viết một lá thư ứng tuyển tốt có thể là một công việc khó khăn. Bạn cần đảm bảo rằng nó không chỉ hay, thể hiện được cho nhà tuyển dụng thấy lý do tại sao bạn đủ tiêu chuẩn mà còn phải chỉn chu, không có bất kỳ lỗi rõ rệt nào mà nó có thể cướp đi cuộc phỏng vấn khỏi tay bạn. Thư tuyển dụng chắc chắn đáng để bạn dành thời gian để làm cho nó tỏa sáng.

Bí quyết: Nếu thư ứng tuyển của bạn nổi bật giữa vô vàn hồ sơ ứng tuyển, nó có thể chính là chìa khóa giúp bạn mở cánh cửa đến một cuộc phỏng vấn với nhà tuyển dụng.

Cách tốt nhất để khiến thư ứng tuyển của bạn được chú ý khi nhà tuyển dụng phải xem qua tầng tầng lớp lớp hồ sơ ứng tuyển? Trước hết, hãy dành thời gian để viết một thư ứng tuyển thật hay. Một số nhà quản lý tuyển dụng mong đợi nhận được thư ứng tuyển. Trong trường hợp đó, họ sẽ đề cập đến thư ứng tuyển trong thông báo tuyển dụng. Tuy nhiên, ngay cả khi không bắt buộc, một lá thư ứng tuyển tốt sẽ mang lại cho bạn cơ hội rao bán năng lực của bạn cho công ty và, đồng thời, cho họ thấy lý do bạn phù hợp với công việc.

Một báo cáo khảo sát của CareerBuilder cho biết, 40% nhà tuyển dụng có xu hướng chú ý hơn đến hồ sơ của ứng viên khi có kèm thư ứng tuyển.^[1] Một cuộc khảo sát khác của CareerBuilder lưu ý rằng 10% nhà quản lý tuyển dụng sẽ không tuyển dụng ứng viên nào không có thư ứng tuyển. ^[2]

Bạn chắc chắn muốn thư ứng tuyển của mình nổi bật vì những lý do phù hợp. Và, nếu muốn tạo ấn tượng tốt, có một số điều bạn không nên ghi vào thư ứng tuyển như sau: 

• Bao gồm thông tin cá nhân hay việc bạn đã rời bỏ công việc gần nhất như thế sẽ không hữu ích. Thay vì vậy, hãy tập trung vào công việc bạn đang ứng tuyển và trình độ chuyên môn của bạn.
• Cuối cùng, đừng bao giờ đề cập các yêu cầu về lương, trừ khi nhà tuyển dụng yêu cầu cụ thể rằng bạn phải làm như vậy. Tuy nhiên, ngay cả khi đó, hãy cẩn thận với cách bạn phản hồi. Bạn sẽ không muốn tự rời khỏi cuộc đua giữa các ứng viên vì đòi hỏi mức lương quá cao. Song, bạn cũng không muốn nhận được một đề nghị thấp hơn giá trị của bản thân.

Có một số thủ thuật nhanh chóng và dễ dàng mà bạn có thể thực hiện để viết thư ứng tuyển ấn tượng với nhà quản lý tuyển dụng. Xem những bí quyết dưới đây và lựa chọn những bí quyết phù hợp nhất với bạn. Hãy nhớ rằng, ngay cả một vài thay đổi nhỏ cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn.

Chọn đúng loại thư

Trước khi bắt đầu viết thư ứng tuyển, hãy đảm bảo rằng bạn đã chọn đúng loại thư. Phong cách viết sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc liệu bạn đang viết thư bản cứng để gửi hay tải lên để đính kèm cùng với sơ yếu lý lịch điện tử, liệu bạn đang hỏi thăm về cơ hội việc làm hay muốn đề cập đến một lời giới thiệu. ^[3]

Tìm người liên hệ hay người nhận thư

Nếu bạn có thể tìm được người liên hệ hay người nhận thư cho thư ứng tuyển của bạn, bạn sẽ có thể cá nhân hóa lá thư đó cũng như xác định được người cụ thể để theo dõi, gợi nhắc nhằm đảm bảo thư của bạn được đọc và được chú ý. Nếu bạn không thể tìm thấy một người liên hệ hay người nhận thư, đừng lo lắng: Bạn có thể sử dụng các thủ thuật khác bên dưới để bắt đầu viết thư ứng tuyển.

Bao gồm một lời giới thiệu

Lời giới thiệu có thể mang lại một từ tốt đẹp và giúp bạn được tuyển dụng. ^[4] Bạn nên dành vài phút để xem liệu bạn có biết ai có thể giới thiệu bạn cho công việc bạn mong muốn ứng tuyển hay không. Hãy kiểm tra mạng lưới kết nối trên LinkedIn, mạng lưới cựu sinh viên đại học và bạn bè trên Facebook của bạn để xác định xem liệu có bất kỳ ai đang làm việc tại công ty đó và có thể giới thiệu bạn vào làm việc hay không. Nếu bạn tìm thấy người đó, hãy nhờ họ giới thiệu bạn với công ty và viết cho bạn vài dòng giới thiệu để ghi vào thư ứng tuyển. 

Chọn một phông chữ cơ bản

Chọn một phông chữ dễ đọc. Các phông chữ phù hợp cho nội dung văn bản có Times New Roman, Arial, Calibri và các phông chữ tương tự khác thuộc dạng sans-serif, không phải dạng script. Cỡ chữ cũng quan trọng, nếu cỡ văn bản quá nhỏ, nhà quản lý tuyển dụng sẽ không muốn cố gắng căn mắt đọc thư ứng tuyển của bạn. Tùy thuộc vào phông chữ, cỡ chữ tốt nhất có thể dao động ở mức từ 10 đến 12.

Giữ cho thư ứng tuyển ngắn gọn và đơn giản

Thư ứng tuyển không cần dài. Trên thực tế, tất cả những gì mà một bức thư dài dòng có thể làm ru ngủ người đọc. Ba đến bốn đoạn văn đã là nhiều, và bức thư của bạn không bao giờ được dài hơn một trang. Nếu thư của bạn quá dài, đừng sử dụng cỡ chữ nhỏ hơn mà, thay vì vậy, hãy chỉnh sửa và bỏ bớt từ.

Chừa nhiều khoảng cách

Một cách khác để giúp thư dễ đọc hơn là thêm khoảng cách giữa lời chào, các đoạn văn và chữ ký của bạn.

Lưu ý quan trọng: Việc đọc một bức thư có được giãn cách phù hợp sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc đọc một bức thư có quá nhiều thông tin bị nhồi nhét trong một không gian chật hẹp. 

Sử dụng các dấu đầu dòng

Sử dụng một danh sách bằng đầu bằng dấu đầu dòng là một cách khác để thông tin trong thư ứng tuyển của bạn được chú ý. Các đoạn văn có xu hướng hòa lẫn vào nhau, nhưng các dấu đầu dòng sẽ thu hút ánh mắt người đọc. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng mỗi dấu đầu dòng chỉ gồm một nội dung ngắn và bắt đầu bằng động từ.

Một trong những bước quan trọng nhất để viết một lá thư ứng tuyển nổi bật là cho công ty thấy rằng bạn là một ứng viên chuyên nghiệp và đáp ứng các yêu cầu công việc. Khi bạn làm như vậy, bạn sẽ giúp nhà quản lý tuyển dụng dễ dàng công nhận rằng bạn là ứng viên đáng để họ dành thời gian phỏng vấn.

Kết hợp thư ứng tuyển với sơ yếu lý lịch của bạn

Chọn cùng một phông chữ cho cả sơ yếu lý lịch và thư ứng tuyển của bạn, và bạn sẽ có một bộ hồ sơ ứng tuyển bóng bẩy và chuyên nghiệp. Đừng trộn lẫn và kết hợp nhiều phông chữ khác nhau. Bạn có thể chọn phông chữ khác cho tiêu đề, nhưng bạn phải nhất quán loại phông chữ được sử dụng trong nội dung thư ứng tuyển và sơ yếu lý lịch.

Kết nối các kỹ năng của bạn với yêu cầu công việc

Một trong những cách quan trọng nhất để thư ứng tuyển của bạn được chú ý là tạo ra sự kết nối rõ ràng giữa các yêu cầu công việc được liệt kê trong thông báo tuyển dụng và các kỹ năng, bằng cấp, chứng chỉ của bạn. Đừng mong đợi nhà tuyển dụng tự phát hiện ra điều đó. Nếu bạn chủ động làm điều đó cho nhà tuyển dụng, bạn sẽ nâng cao cơ hội được mời phỏng vấn.

Làm nổi bật các kỹ năng phù hợp nhất của bạn

Đừng sử dụng thư ứng tuyển để nhắc lại và lặp lại mọi thứ trong sơ yếu lý lịch của bạn. Đây là cơ hội để bạn tập trung vào các kỹ năng và đặc điểm cá nhân cụ thể có thể giúp ích cho tổ chức. Hãy xoáy vào một số kỹ năng hàng đầu và phù hợp nhất cho công việc.

Tùy chỉnh thư ứng tuyển của bạn

Gửi thư ứng tuyển thật không đáng bỏ công nếu thư ứng tuyển đó không có một mục tiêu nào cả. Thư ứng tuyển là bài quảng cáo bán hàng để có được buổi phỏng vấn, vì vậy hãy dành thời gian để tùy chỉnh lá thư của bạn. Hãy đề cập đến người tham khảo (người tham chiếu) (nếu có) và chia sẻ những năng lực tốt nhất của bạn cho công việc. Đừng sử dụng cùng một thư ứng tuyển cơ bản, chung chung cho mọi hồ sơ ứng tuyển.

Kết thúc thư bằng với kế hoạch hành động tiếp theo của bạn

Nếu bạn có người liên hệ, hãy đề cập đến cách bạn sẽ liên hệ với họ. Cho dù bạn có người liên hệ hay không, hãy bao gồm thông tin liên hệ của bạn để nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ. Sau đó, thêm phần đóng và tên của bạn, và bạn sắp hoàn thành.

Trước khi gửi thư, bạn nên xem xét mọi chi tiết thật cẩn thận. Ngay cả một lỗi đánh máy nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ ứng tuyển của bạn bị loại khỏi vòng xét duyệt.

Kiểm tra lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp

Đừng nhấp “gửi” hoặc tải tệp của bạn vào thư điện tử (email) mà chưa dành thời gian để đọc kỹ nội dung. Công cụ kiểm tra chính tả của Gmail hay công cụ kiểm tra ngữ pháp tiếng Anh trực tuyến như Grammarly rất tốt, nhưng chúng không phát hiện và sửa được mọi thứ. Hãy đọc to thư của bạn, và bạn có thể sẽ phát hiện thêm một số lỗi. Hay thậm chí bạn có thể thử đọc ngược lại từ dưới lên để thật sự tập trung chú ý.

Gắn chữ ký thư điện tử (email)

Khi bạn gửi thư ứng tuyển qua hộp thư điện tử (email), hãy nhớ kèm theo chữ ký cùng với tên, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử (email) và địa chỉ liên kết (URL) đến trang hồ sơ LinkedIn của bạn (nếu có). Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn.

Gửi thư điện tử (email) cho chính bạn

Một việc nữa cần làm trước khi bạn gửi thư ứng tuyển là gửi bản sao qua hộp thư điện tử (email) cho chính bạn để kiểm tra lần cuối. Hãy đảm bảo rằng định dạng trên thư điện tử (email) đúng như bạn mong muốn và kiểm duyệt lại nội dung của nó một lần nữa.

• THƯ ỨNG TUYỂN LÀ MỘT CƠ HỘI. Ngay cả khi không bắt buộc, thư ứng tuyển cũng là cơ hội để bạn quảng cáo giới thiệu bản thân cho công việc.
• TRỞ THÀNH MỘT MẢNH GHÉP PHÙ HỢP. Mục tiêu của bạn khi viết thư ứng tuyển là gắn kết các kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ của bạn sao cho phù hợp với yêu cầu công việc của nhà tuyển dụng.
• CHÚ Ý ĐẾN TỪNG CHI TIẾT. Kiểm tra lại thật kỹ lưỡng để đảm bảo tất cả các thông tin chi tiết chính xác, bao gồm cách viết chức danh của công việc, tên nhà quản lý tuyển dụng và tên của tổ chức.

1. CareerBuilder. "How to Create a Cover Letter That Gets Attention.", truy cập vào 22 tháng 5, 2020. 
2. CareerBuilder. "Employers Share Their Most Outrageous Resume Mistakes and Instant Deal Breakers.", truy cập vào 22 tháng 05, 2020.
3. CareerOneStop. "How Do I Write a Cover Letter?", truy cập vào 22 tháng 05, 2020.
4. SHRM. "Employee Referrals Remain Top Source for Hires.", truy cập vào 22 tháng 05, 2020.
5. Pressbook. "Formatting Font for Readability.", truy cập vào 22 tháng 05, 2020.

• PREMIUM JOBS
• Bản tin việc làm tại Cần Thơ và khu vực ĐBSCL
• Những thông tin cần biết về Luật lao động
• Cách giải mã một quảng cáo tuyển dụng
• Cách để sẵn sàng cho công việc trước khi tốt nghiệp
• Những nhân tố quan trọng quyết định cho thành công trong sự nghiệp của bạn
• Tìm kiếm thông tin về việc làm theo từng lĩnh vực, ngành nghề
• Quy trình tuyển dụng chuẩn
• Cách yêu cầu tăng lương thành công
• Cố vấn có thể hỗ trợ cho bạn thế nào?