1. Bộ phận Operation là gì?

Operation là bộ phận vận hành, điều phối và kiểm soát mọi hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp và những chức năng của từng phòng ban trong doanh nghiệp đó. Với bộ phận Operation, mọi hoạt động trong doanh nghiệp sẽ đi được đúng hướng, an toàn, đúng luật pháp và hạn chế được nhiều rủi ro.

2. Operation Manager là ai?

Trong bộ phận Operation, Operation Manager là chức vụ gì? Đây là chuyên gia về mọi hoạt động trong vận hành một doanh nghiệp, được gọi là Quản trị Vận hành hay Trưởng phòng Vận hành. Trong tương lai, Operation Manager có thể thăng tiến đến vị trí COO – Giám đốc vận hành. Operation Manager chịu trách nhiệm quản trị nhân sự (kể cả nhân sự cấp cao), theo sát các chính sách của doanh nghiệp dựa trên luật pháp hiện hành, quản lý mọi cơ sở và hoạt động của doanh nghiệp.

3. Mô tả công việc 

• Quản trị nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nhân viên mới và xử lý các thông giấy tờ, hợp đồng lao động, lương thưởng cho nhân viên đang làm.
• Lập kế hoạch theo dõi, giám sát và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Thực hiện các thủ tục về nhân sự theo chính sách của công ty.
• Đánh giá các kế hoạch, chiến lược trong sản xuất, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. 
• Chỉ đạo mọi hoạt động để nâng cao năng suất, chất lượng cho sản phẩm, dịch vụ.
• Giải quyết các vấn đề liên quan đến dịch vụ khách hàng.
• Lên kế hoạch chi tiêu, dự đoán ngân sách theo từng năm và đưa ra giải pháp khắc phục các vấn đề về tài chính.
• Quản lý quy trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ, thiết bị trong doanh nghiệp.
• Quản lý hàng hóa tồn kho và các vấn đề liên quan đến giao vận.
• Đảm bảo môi trường làm việc trong doanh nghiệp luôn an toàn, lành mạnh, hợp pháp.
• Duy trì môi trường làm việc an toàn và lành mạnh bằng cách thiết lập, tuân theo và thực thi các tiêu chuẩn, quy trình cũng như tuân thủ quy định pháp luật.

4. Mức lương 

Có thể thấy, các đầu việc mà một Operation Manager phải đảm nhiệm khá là đa dạng và phức tạp. Vị trí này phải đảm nhiệm rất nhiều lĩnh vực khác nhau, đảm bảo cho mọi hoạt động vận hành trong doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và thuận lợi nhất. Cũng chính vì thế mà thu nhập của Operation Manager khá là cao. Mức lương này rơi vào khoảng 20 – 50 triệu đồng tùy lĩnh vực mà doanh nghiệp đó hoạt động.

Ngay từ lúc này, những ứng viên hoặc những bạn sinh viên đang định hướng phát triển sự nghiệp theo con đường quản trị vận hành cần thường xuyên cập nhật yêu cầu tuyển dụng hằng năm, chủ động trau dồi, trang bị cho mình những tố chất và kỹ năng cần thiết. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng dù vất vả gian nan nhưng luôn được đền đáp xứng đáng.

Với những ai đang muốn ứng tuyển Operation Manager ngay thời điểm này thì những yêu cầu tuyển dụng sau đang được rất nhiều nhà tuyển dụng áp dụng

1. Trình độ học vấn

Bằng cử nhân chuyên ngành quản trị vận hành, quản trị kinh doanh, quản trị chuỗi cung ứng… được xem là phù hợp nhất. Những ai có bằng thạc sĩ sẽ được ưu tiên hơn.

Tuy nhiên, đây chỉ là yếu tố bổ trợ vì ở những vị trí cấp cao, nhà tuyển dụng luôn chú trọng kinh nghiệm thực tế hơn.

2. Kinh nghiệm làm việc

Thâm niên làm việc chuyên môn tại vị trí

• Chuyên viên vận hành từ 03 – 05 năm
• Hoặc trưởng phòng vận hành từ 01 – 03 năm

là yêu cầu thấp nhất về thâm niên hiện nay, những tập đoàn lớn, mang đến phúc lợi và mức lương cao, thâm niên có thể phải đạt từ 05 – 10 năm ở vị trí chuyên viên.

3. Độ tuổi yêu cầu

Từ 27 – 40 tuổi là yêu cầu thường thấy trong những bản tin tuyển dụng Operation Manager.

Một số nhà tuyển dụng không đề cập đến độ tuổi vì với họ tuổi trẻ tài cao luôn có cơ hội cạnh tranh công bằng trong mọi kỳ phỏng vấn.

4. Kỹ năng chuyên môn

Những kỹ năng cần thiết như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lên kế hoạch, kỹ năng giải quyết vấn đề… sẽ không được đề cập trong yêu cầu tuyển dụng nhưng sẽ được khai thác khi phỏng vấn.

Nhà tuyển dụng chỉ đề cập đến những kỹ năng liên quan đến kỹ thuật chuyên môn sâu mà ứng viên cần phải đáp ứng. Vì trưởng phòng vận hành sẽ là người dẫn dắt nhân viên trong quá trình làm việc, chuyên môn không giỏi không chỉ ảnh hưởng chất lượng công việc mà còn khó khiến cấp dưới tâm phục khẩu phục.

Để thăng tiến lên vị trí Operation Manager, ứng viên cần có bằng cử nhân Quản trị hoặc các bằng cấp thuộc lĩnh vực liên quan như kế toán kiểm toán, quản trị kinh doanh, quản trị tài chính, quản trị doanh nghiệp… Nếu có bằng thạc sĩ thì ứng viên càng có lợi thế cạnh tranh hơn khi ứng tuyển vào vị trí này. Và thông thường, vị trí Operation Manager yêu cầu từ 3 năm kinh nghiệm trở lên hoạt động trong nghề với chức vụ tương đương.

Ngoài yếu tố bằng cấp, kinh nghiệm thì các kỹ năng cũng đặc biệt được nhà tuyển dụng chú trọng khi phỏng vấn ứng viên vị trí Operation Manager. Để trở thành một Trưởng phòng Vận hành giỏi, bạn cần có những kỹ năng như sau:

• Kỹ năng giao tiếp: Đây là vị trí phải tiếp xúc trực tiếp với các quản lý cấp cao, nhân sự các phòng ban khác, các doanh nghiệp đối tác và cả khách hàng. Chính vì thế, kỹ năng giao tiếp là điều căn bản nhất mà một Operation Manager phải có được.
• Khả năng tương tác: Vì Operation Manager là một chuyên gia về nhân sự nên cần phải có kỹ năng tương tác với các nhân sự trong doanh nghiệp. Đây là vị trí cần tạo được động lực cho nhân sự, truyền cảm hứng và giúp nhân viên phát triển hơn, chuyên nghiệp hơn với vị trí đương nhiệm.
• Kỹ năng lãnh đạo: Không thể thiếu kỹ năng lãnh đạo đối với vị trí Trưởng phòng Vận hành. Một Operation Manager luôn cần quản lý các nhân sự khác trong công ty thật chuyên nghiệp, chịu trách nhiệm giám sát tổng thể và xử lý tất cả mọi xung đột một cách thông minh nhất.
• Quản lý tài chính: Operation Manager cần sử dụng được các công cụ quản lý tài chính, nhằm lập kế hoạch ngân sách, chi tiêu sao cho phù hợp với mức doanh thu của doanh nghiệp. Trong bất kỳ trường hợp nào, Trưởng phòng Vận hành cũng đều cần giữ một bộ óc nhanh nhạy giải quyết được các vấn đề phát sinh trong tài chính.

Không dễ gì để ngay lập tức làm được chức vụ Operation Manager. Bởi đây là một vị trí đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cũng như kinh nghiệm chuyên môn cao. Để làm được Trưởng phòng Vận hành, bạn cần có một định hướng rõ ràng ngay từ khi còn trên giảng đường đại học, chấp nhận được những khó khăn khi mới bước chân vào nghề như:

• Không được tín nhiệm ngay từ đầu mà cần phải nỗ lực thể hiện năng lực với doanh nghiệp nhiều hơn.
• Phải tiếp xúc với rất nhiều người, rất nhiều nhân sự, phòng ban khác nhau với nhiều tính cách, phương pháp làm việc khác nhau nên đôi khi khó có thể ứng xử một cách khéo léo, trọn vẹn được.
• Công việc yêu cầu xử lý nhiều đầu việc cùng một lúc nên cần phải có sự năng động, tháo vát, tư duy mạch lạc và phân bổ công việc có hệ thống.
• Dễ bị quá tải và mệt mỏi vì có quá nhiều việc chồng chéo.

Lĩnh vực, ngành nghề có nhu cầu tuyển dụng Operation Manager cực kỳ rộng lớn, liên quan đến nhiều nhóm ngành nghề khác nhau:

1. Nhóm ngành sản xuất và chế biến

Bao gồm các doanh nghiệp chế biến lương thực thực phẩm, dệt may, da giầy, lâm sản… Quy trình sản xuất liên quan đến sự kết hợp của nhiều hệ thống máy móc và con người.

2. Nhóm ngành kiến trúc và xây dựng

Bao gồm những việc thiết kế kiến trúc và xây dựng đường bộ, đường biển và cả đường hàng không. Đây đều là những vấn đề công trình quy mô lớn, đòi hỏi sự kết hợp cả nội bộ doanh nghiệp, đối tác cung ứng bên ngoài và hệ thống các ban ngành nhà nước có liên quan.

3. Nhóm những ngành kinh doanh

Kinh doanh thuộc mọi ngành nghề từ du lịch lữ hành, nhà hàng khách sạn, bất động sản hay bất cứ mặt hàng nào khác, chỉ cần liên quan đến sự phối hợp của nhiều người, nhiều vai trò nhiệm vụ thì đều cấn đến quy trình quản trị vận hành.

4. Nhóm các ngành kỹ thuật

Điền hình là ngành công nghệ thông tin, cơ khí chế tạo máy, sản xuất vi mạch… Mỗi sản phẩm hoàn thiện là sự tỉ mỉ từng chi tiết nhỏ, thậm chí nhiều doanh nghiệp còn chia thành trưởng bộ phận vận hành phụ trách chất lượng hoạt động tại từng bộ phận sản xuất từng chi tiết nhỏ này.

Mặc dù mọi ngành nghề đều cần sự hiện diện của trưởng phòng vận hành nhưng không phải tất cả doanh nghiệp trong ngành đều có nhu cầu tuyển dụng. Cụ thể những doanh nghiệp sở hữu quy mô vừa và lớn mới thật sự mang đến cơ hội việc làm cho vị trí này. Bởi lẽ:

Bộ máy hoạt động cồng kềnh, nhiều tỉnh thành hoặc nhiều quốc gia, một người không thể bao quát hết toàn bộ quy trình vận hành.

Tính chất vận hành phức tạp hiện diện ở từng khâu hoạt động nhỏ nhất, vì vậy cần có sự quản lý chuyên trách của chuyên viên hoặc nhóm chuyên viên của phòng vận hành.

Trưởng phòng vận hành đảm nhận vai trò chuyên môn ở tầm vĩ mô thông qua việc tổng hợp, phân tích, đề xuất trước khi cho ra đời một bản kế hoạch cải tiến hoàn chỉnh.

Còn những doanh nghiệp quy mô nhỏ, sự linh hoạt của họ rất cao, cải tiến hoặc thay đổi quy trình vận hành chỉ cần bố trí 01 nhân sự, hoặc chính giám đốc doanh nghiệp sẽ đảm nhận nhiệm vụ này nên không cần tuyển dụng Operation Manager.

Trong khoảng 05 năm tới, số lượng

• Doanh nghiệp Việt có quy mô lớn
• Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
• Chi nhánh tập đoàn nước ngoài …

Sẽ tăng ở khắp các tỉnh thành cả nước. Nhu cầu tuyển dụng vị trí giám đốc vận hành có thể ít cơ hội cho người Việt nhưng trưởng phòng vận hành thì chắc chắn sẽ luôn hiện hữu.

Tổng hợp bởi CanThoWork.

Bạn cần được cố vấn việc làm và tìm việc, hãy click vào đây

Ngoài ra, để luôn được cập nhật thông tin tuyển dụng mới nhất, hãy tham gia vào nhóm 𝗭𝗮𝗹𝗼 của 𝗖𝗮𝗻𝗧𝗵𝗼𝗪𝗼𝗿𝗸.𝘃𝗻 cho từng lĩnh vực:

• Khối Hành chính - Nhân sự - Văn phòng 
• Lĩnh vực Sản xuất
• Lĩnh vực FMCG
• Lĩnh vực Tài chính - Kế toán
• Lĩnh vực Dịch vụ
• Lĩnh vực CNTT

• Top CV. "Operation Manager là gì? Mọi thông tin về chức vụ Trưởng phòng Vận hành." Ngày đăng: 25/01/2021. Truy cập: 16/12/2021.
• HR Channels. "Doanh nghiệp như thế nào sẽ tuyển dụng vị trí Operation Manager?" Ngày đăng 28/10/2020. Truy cập: 16/12/2021.
• Nguồn ảnh: Freepik

• Bản tin việc làm
• Cách viết CV
• Portfolio và những điều cần biết về Portfolio
• Cách sử dụng phương pháp trả lời phỏng vấn STAR
• Trình tự một cuộc phỏng vấn
• 10 câu nói hay truyền cảm hứng
• 10 bước để tìm việc làm
• Những dạng bài kiểm tra năng lực khi ứng tuyển việc làm
• Phát triển sự nghiệp là gì?
• Trình tự giải quyết tranh chấp lao động cá nhân