Một vài tuần trước, tôi đang dạy một lớp viết sơ yếu lý lịch thì nhận được hỏi một câu hỏi về việc liệu bạn có cần viết thêm một lá thư ứng tuyển nữa không. Điều thú vị là, những người thuộc thế hệ trước nói chắc chắn là có, trong khi nhiều thế hệ trẻ lại lắc đầu.

Jim, 61 tuổi, Giám đốc Nhân sự của AT&T cho biết: “Sai lầm lớn nhất mà nhiều người tìm việc đang mắc phải là họ thực sự bỏ qua việc viết thư ứng tuyển khi gửi hồ sơ xin việc. “Thư ứng tuyển có ảnh hưởng rất lớn, và một lá thư tốt có thể mang về một cuộc phỏng vấn vì chính nó. Thật tệ là hầu hết những người tìm việc làm đều lười biếng đến mức không viết nó nữa, ”giám đốc nhân sự phụ trách tuyển dụng này lưu ý.

Vậy tại sao mọi người lại không viết thư ứng tuyển? Khi tôi hỏi các lớp của mình, hầu hết mọi người đều thừa nhận rằng viết một bức thư thuyết phục rất khó nên họ tự huyễn rằng đừng làm điều đó. Có thể bạn đã nghe nói một số công ty không quan tâm. Có thể bạn tin rằng vì bản thân đang nộp đơn trực tuyến nên chỉ cần một sơ yếu lý lịch là đủ. Đó có vẻ là những thông tin thiếu chính xác. Các nhà tuyển dụng và các nhà quản lý nhân sự mà tôi đã trò chuyện cho biết rằng họ dành nhiều thời gian hơn để xem xét CV và hồ sơ ứng tuyển có thư ứng tuyển hơn là những hồ sơ không có.

Các nhà quản lý tuyển dụng đều đồng ý rằng một bức thư ứng tuyển tốt có ảnh hưởng rất lớn. Và là một người đã có 30 năm kinh nghiệm tuyển dụng, tôi có thể chỉ ra những sai lầm mà mọi người mắc phải khi viết thư ứng tuyển.

Đừng gửi một bức thư chung chung - chẳng có ích gì đâu. Trên thực tế, nó thường khiến nhà tuyển dụng mất hứng thú. Và điều đó cũng dễ dàng chỉ ra việc bạn không thay đổi bất cứ thứ gì trong mẫu. Nếu bạn không cố gắng điều chỉnh lá thư của mình cụ thể cho phù hợp với nhu cầu của công việc thì đừng nghĩ tới việc gửi kèm lá thư đó. Nhà tuyển dụng đang đánh giá kỹ năng giao tiếp của bạn khi họ đọc thư. Nếu nó quá tệ, bạn sẽ mất điểm trong mắt họ.

Đừng đánh mất cơ hội ngay ở câu đầu tiên. Dòng đầu tiên có thể thu hút sự chú ý của người đọc hoặc làm mất nó. Đừng bao giờ bắt đầu bức thư của bạn bằng những mẫu câu đã được dùng quá nhiều - "Tôi đang ứng cử vào công việc trên quảng cáo mà tôi đã thấy trực tuyến." Quá nhàm chán. Điều này không dính dáng đến nhu cầu của nhà tuyển dụng và các kỹ năng mà bạn có cho công việc. Một câu mở đầu bị lạm dụng khác là nói với công ty rằng bạn nghĩ họ tuyệt vời và bạn muốn làm việc cho họ đến mức nào. Mặc dù điều này có thể được nêu trong phần sau của bức thư - nó quá nhạt nhẽo để trở thành phần mở đầu. Cách mở đầu cũ rích này không hề cho nhà tuyển dụng cách bạn sẽ khiến họ thích thú và việc bạn có những kỹ năng mà họ tìm kiếm.

Lời mở đầu mạnh mẽ phải ngay lập tức đánh vào việc đáp ứng nhu cầu của nhà tuyển dụng. Chúng tôi nhận thấy rằng 96% các nhà quản lý tuyển dụng tham gia cuộc khảo sát toàn Hoa Kỳ, trích từ “Những bức thư ứng tuyển thành công” (“Winning Cover Letters”), đã chọn “Kỹ thuật Tác động Sức mạnh”™ (“The Power Impact Technique”) của tôi làm phong cách viết thư ưa thích của họ.

Kỹ thuật Tác động Sức mạnh về cơ bản là một quy trình gồm hai bước, trong đó bạn:

1) Phân tích công việc - cả nhu cầu được nêu trong tin tuyển dụng và giả định - và xác định các kỹ năng quan trọng nhất mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm.

2) Nghĩ ngay lập tức đến cách bạn sẽ đáp ứng nhu cầu của nhà tuyển dụng.

“Kỹ thuật Tác động Sức mạnh” bắt đầu bức thư của bạn bằng một câu mở đầu mạnh mẽ, nhấn mạnh các điểm khác biệt và kỹ năng chính mà bạn sẽ dùng cho công việc. Điều này đòi hỏi các hành động cũng như dẫn đến ¾ công thức chiến thắng và thực sự khiến các nhà tuyển dụng chú ý. Hãy xem sự khác biệt giữa cách mở đầu điển hình, “Tôi đang ứng tuyển vào vị trí tuyển dụng mà tôi đã tìm thấy trên Indeed” và hai cách mở đầu này bằng Kỹ thuật Tác động Sức mạnh:

“Kỹ thuật Tác động Sức mạnh” bắt đầu bức thư của bạn bằng một câu mở đầu mạnh mẽ, nhấn mạnh các điểm khác biệt và kỹ năng chính mà bạn sẽ dùng cho công việc. Điều này đòi hỏi các hành động cũng như dẫn đến ¾ công thức chiến thắng và thực sự khiến các nhà tuyển dụng chú ý. Hãy xem sự khác biệt giữa cách mở đầu điển hình, “Tôi đang ứng tuyển vào vị trí tuyển dụng mà tôi đã tìm thấy trên Indeed” và hai cách mở đầu này bằng Kỹ thuật Tác động Sức mạnh:

“10 năm quản lý cấp cao với chuyên môn đã được chứng minh trong lĩnh vực tài chính quốc tế cho một công ty nằm trong danh sách Fortune 100 ...
Dẫn đầu mạnh mẽ trong lĩnh vực quản lý chăm sóc sức khỏe nhờ cải thiện dịch vụ khách hàng trong khi giảm 12% chi phí ....”

Những cách mở đầu này thu hút sự chú ý, được thiết kế để nhà tuyển dụng thấy được những gì bạn có thể làm. Bí mật nằm ở việc thỏa mãn được nhu cầu của họ ngay từ đầu. Sau cùng, đây là những kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết mà họ đang tìm kiếm. Đoạn đầu tiên này là những gì họ sẽ đọc vì vậy nó cần có những điểm mạnh nhất của bạn trong đó.

Bạn phải đưa ra "bằng chứng" rằng bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ mong muốn. Để phát triển “bằng chứng” này, hãy phác thảo những điểm quan trọng mà nhà tuyển dụng muốn. Chỉ cần nhấn mạnh các mục tiêu chính của vị trí đang tuyển. Bất cứ khi nào có thể, hãy sử dụng mạng lưới quan hệ của bạn để thu thập bất kỳ thông tin nội bộ nào về những điềugì quan trọng nhất đối với nhà tuyển dụng cho công việc đó.

Nhiều bản tin tuyển dụng được viết mơ hồ hoặc yêu cầu quá nhiều kỹ năng trong khi họ chỉ thực sự quan tâm đến số ít trong đó. Mạng lưới thông tin thực sự có thể giúp bạn tìm hiểu về những điểm cần lưu ý. Trước khi bắt đầu viết, hãy tự hỏi bản thân câu hỏi này: họ cần tôi làm gì ở vị trí này để làm tốt công việc đó? Sau đó, xem xét những gì bạn đã làm trong các công việc trước đây của bạn. Kinh nghiệm gần nhất chính là điều bạn muốn nhấn mạnh.

Bước tiếp theo là tự hỏi bản thân: KẾT QUẢ của những nỗ lực của tôi đối với các công việc, dự án hoặc nhiệm vụ trước đây mà tôi đã thực hiện là gì? Đó là chìa khóa để viết ra lá thư của bạn, chỉ cần nêu rõ các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết bằng cách tham khảo khả năng bạn đã dùng để thực hiện chúng, cộng với bất kỳ kết quả đã biết nào từ những nỗ lực trong quá khứ của bạn để làm bằng chứng rằng bạn CÓ THỂ làm được công việc này.

Cuối cùng, bạn có thể có một số kinh nghiệm hoặc kỹ năng khác mà bạn muốn bổ sung cho thấy bạn có kiến thức chuyên môn mà họ tìm kiếm, chẳng hạn như “đã sống ở nước ngoài trong hai năm”. Hãy chắc chắn rằng bạn sử dụng lá thư để đề cập đến kinh nghiệm quốc tế đó.

Giữ cho bức thư của bạn ngắn gọn. Giữ nội dung của bức thư ngắn gọn, không quá một trang. Kết thúc bức thư của bạn bằng cụm từ quyền lực: "Tôi muốn thảo luận chi tiết hơn về những đóng góp quý giá mà tôi muốn mang lại cho tổ chức của bạn." Điều này cho thấy bạn là một thành viên của nhóm  hiệu quả và tập trung vào việc trở thành một tài sản cho nhà tuyển dụng.

Thư ứng tuyển của bạn phải đủ thú vị để khiến nhà tuyển dụng muốn mở sang trang tiếp theo, xem sơ yếu lý lịch hay CV của bạn và nói, "Hãy gọi cho người này để phỏng vấn".

• Robin Ryan. "Formula For Writing An Attention-Grabbing Cover Letter". Updated on February 19, 2019. Accessed on January 20, 2021.
• Nguồn ảnh: Freepik

• PREMIUM JOBS
• Bản tin việc làm tại Cần Thơ và khu vực ĐBSCL
• Những thông tin cần biết về Luật lao động
• Cách giải mã một quảng cáo tuyển dụng
• Cách để sẵn sàng cho công việc trước khi tốt nghiệp
• Những nhân tố quan trọng quyết định cho thành công trong sự nghiệp của bạn
• Tìm kiếm thông tin về việc làm theo từng lĩnh vực, ngành nghề
• Quy trình tuyển dụng chuẩn
• Cách yêu cầu tăng lương thành công
• Cố vấn có thể hỗ trợ cho bạn thế nào?