Cách để bắt đầu một chương trình cố vấn (Mentorship Program)

Kỹ năng lãnh đạo, quản lý

| 19 tháng 3 2021

| bởi CTW.vn

image

Những người quản lý thường hỏi các ứng viên rằng “họ đã làm được gì trong 5 năm trở lại đây”. Tuy nhiên, nếu bạn không đang tự vấn rằng "công ty của chúng ta sẽ giúp những ứng viên này đạt được điều đó như thế nào?", nghĩa là bạn đang không làm tốt vai trò của mình trong việc phát triển kỹ năng của nhân viên. Vì những ứng viên giỏi luôn muốn tiến bộ và thăng tiến trong công việc, nên công ty cần phải xây dựng một “Chương trình cố vấn” (mentorship program) - một phần của những công việc thường nhật ở công ty.

Làm thế nào để bắt đầu mentorship? Sự thú vị ở đây chính là chỉ cần chọn ra những cố vấn (mentors) và những người cần được cố vấn (mentees). Và rồi chương trình có thể bắt đầu một cách đơn giản như vậy. Nhưng đây lại là một cách thức không hiệu quả. Nó sẽ chỉ hiệu quả nếu các mentor chịu hợp tác. Thật không may là những nhân viên cấp cao thường rất bận rộn, nên họ có thể thấy khó chịu khi “được” chỉ định làm mentor trong một chương trình cố vấn.

Thay vì sử dụng một cách không hiệu quả như vậy, hãy cân nhắc những ý tưởng sau đây để tăng cơ hội thành công khi phát triển một chương trình cố vấn mang tính tích cực và đóng góp.

Hãy đưa ra giải thích, định nghĩa về “mentorship” cho nhân viên

Bạn không thể yêu cầu mọi người tham gia vào một chương trình mà họ không hiểu. Điều gì sẽ xảy ra khi một nhân viên trở thành mentor? Điều gì được mong đợi ở những mentee sau khi làm việc cùng mentor? Mục tiêu của mentorship là gì?

Câu trả lời sẽ tùy thuộc vào bản chất của từng doanh nghiệp và những người có liên quan. Có thể bạn mong muốn chương trình này sẽ giúp trang bị cho đội ngũ nhân viên kỹ năng để làm để làm những công việc cụ thể nào đó trong tương lai. Trong trường hợp này, bạn sẽ muốn tạo ra một chương trình có thể giúp xác định được những gì bạn muốn người học học cũng như các Mentor cần phải tương tác với các Mentee như thế nào.

Có thể bạn muốn tạo nên một chương trình mà các mentor sẽ trực tiếp giúp nhân viên đạt được mục tiêu, dù điều đó có thể giúp họ thăng tiến trong công ty hay thậm chí có nguy cơ mất việc. Có thể bạn nghĩ rằng chương trình này là lãng phí thời gian vì trang bị cho đội ngũ nhân viên không phải là nhu cầu kinh doanh của bạn, nhưng thực tế rồi bạn sẽ thấy nó cực kỳ hữu ích.

Nhân viên của bạn sẽ biết rằng bạn ủng hộ và tôn trọng họ. Điều này sẽ khiến họ hạnh phúc và hài lòng hơn với công việc hiện tại. Bên cạnh đó, họ thấy rằng trở nên trung thực cũng không mất gì. Kết quả là, nếu tài năng và kỹ năng của các nhân viên bắt đầu rẽ theo một hướng khác, bạn sẽ nhận ra điều đó và có thể giữ chân những nhân viên, bằng không bạn sẽ mất họ.

Lựa chọn mentor

Mặc dù nghe thì có vẻ hấp dẫn: “Tất cả những người có chức danh Giám đốc trở lên hiện đều là mentor”, nhưng đó không phải là cách tối ưu nhất. Trước hết, không phải ai cũng muốn trở thành mentor và việc buộc một người quản lý cấp cao phải chịu trách nhiệm cố vấn là phản tác dụng và không công bằng đối với các mentee. Không ai thích cùng làm việc mà suốt ngày phải nghe một quản lý cấp cao than phiền vì được chỉ định làm mentor.

Thay vào đó, bạn sẽ muốn mọi người tham gia chương trình một cách tình nguyện, cũng như bạn có thể không muốn mentorship chỉ giới hạn dành cho những nhân viên cấp cao.

Lưu ý: Khi một quản lý cấp cao là điều kiện cần để giúp người quản lý cấp trung cứng cáp hơn và phát triển, thì người quản lý cấp trung này cũng là một lựa chọn tích cực để giúp một chuyên viên phân tích mới trở nên thành thạo công việc hơn và có cơ hội phát triển. Công ty sẽ muốn có những nhân viên thực sự nhiệt tình với chương trình cố vấn.

Bạn có thể sẽ phải làm nhiều thứ để thuyết phục đội ngũ nhân viên, nhưng hãy nhớ rằng ngay từ khi bắt đầu chương trình, bạn đã mong đợi nó sẽ thành công. Nếu mùa đầu tiên thành công, những nhân viên khác sẽ muốn tham gia các mùa sau đó.

Lựa chọn mentee

Một lần nữa, bạn muốn các ứng viên tham gia một cách tình nguyện, nhưng số lượng đôi khi có thể vừa đủ, đôi khi lại nhiều hơn nhu cầu. Vì vậy, hãy đưa ra những tiêu chí nhất định để biết thứ tự ưu tiên của nhân viên. Vào giai đoạn đầu, có thể bạn muốn giới hạn người tham gia là những người đã được đánh giá cao, hoặc những người trong Bộ phận đã được lựa chọn trước.

Tuy nhiên, không có gì sai khi bạn được quyết định cách thức lựa chọn mentee, miễn là các quyết định phải công bằng và minh bạch. Hãy đảm bảo rằng bạn không thiên vị các nhóm cụ thể nào. Ở Mỹ, một chương trình cố vấn chỉ dành cho phụ nữ hoặc người da màu có thể vi phạm Luật phân biệt đối xử của Liên bang.

Đặt ra các quy tắc cho mentorship

Cường độ gặp mặt của mentor-mentee?

Mỗi tháng một lần hay nhiều hơn? Điều này phụ thuộc vào mục tiêu, nhu cầu của công ty và nhu cầu của từng cặp mentor-mentee. Một người thường xuyên di chuyển nhiều sẽ xác định thời gian gặp mặt khó khăn hơn so với một người làm việc cố định từ 9-17 giờ.

Bạn sẽ kiểm soát tính bảo mật như thế nào?

Trong một cặp mentor-mentee có mối quan hệ tích cực, họ sẽ tin tưởng lẫn nhau và mentee có thể đến gặp mentor để đặt câu hỏi và thể hiện mối bận tâm đối với công việc. Mentor phải hiểu rằng những cuộc trò chuyện này diễn ra hoàn toàn bảo mật. Nếu một mentee cho biết: “Tôi thực sự đang gặp khó khăn với…”, mentor của cô nên hỗ trợ cô ấy kỹ năng để làm được công việc đó hơn là gửi một email tới cấp trên với nội dung “Emily đang không có khả năng làm được…”.

Có 2 ngoại lệ đối với tính bảo mật nghề nghiệp. Một là các yếu tố ảnh hưởng đến mentorship mà cả hai bên đều đồng ý rằng nên được chia sẻ. Thứ hai là các vấn đề vi phạm pháp luật hoặc chính sách của công ty. Nếu một mentee nói rằng: “Cấp trên của tôi có hành vi quấy rối tình dục”, mentor của cô phải đảm bảo rằng hoặc là mentee sẽ tố cáo, hoặc chính mentor sẽ tố cáo.

Bởi vì mối quan hệ thứ bậc giữa mentor-mentee, một khi mentor biết về hành vi bất hợp pháp, công ty sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý nếu họ không báo cáo tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết và tuân theo các định hướng ban đầu của công ty.

Còn về các vấn đề liên quan đến phong trào #Metoo?

Các hãng truyền thông lớn đưa tin rằng các mentor là nam thường ngại làm việc cùng các mentee khác giới, đặc biệt là mentee là nữ còn trẻ vì sợ bị buộc tội vô căn cứ. Bạn hoàn toàn có thể xóa tan mối bận tâm của họ nhưng đừng phớt lờ những nỗi lo chính đáng. Bạn có thể hành động hoặc yêu cầu một số hành động để giảm bớt những nỗi sợ này - cũng như nỗi sợ hãi của những phụ nữ thấy không thoải mái khi gặp gỡ trực tiếp một người khác giới lớn tuổi, xa lạ.

Bạn có thể chỉ định 2 mentee cho mỗi một mentor. Bạn có thể yêu cầu tất cả các cuộc gặp mặt diễn ra ở một nơi công cộng như quán cà phê, nhà hàng hay phòng họp thoáng và cửa để mở. Lưu ý rằng nếu quy tắc của bạn là không có cuộc họp kín, bạn phải yêu cầu tất cả các cặp mentor-mentee tham gia, chứ không phải chỉ các cặp khác giới.

Bạn có thể mở các khóa đào tạo để đội ngũ nhân viên có thể hình dung và hiểu thế nào là quấy rối tình dục. Hãy nhớ rằng, mọi nhân viên từ các thế hệ khác nhau sẽ có quan điểm khác nhau. Những người vừa tốt nghiệp đại học sẽ tin vào sự đồng thuận minh bạch. Nếu ai đó không hỏi xin sự đồng ý trước, đó được xem là hành vi không phù hợp. Không loại trừ trường hợp một nhân viên Gen X cũng có thể lên tiếng về việc bị xâm hại. Bạn có thể thuyên chuyển vị trí cho người đó nếu họ đồng ý, mọi chuyện sẽ ổn.

Chắc chắn là bạn phải có một quy tắc nghiêm minh để tránh các mối quan hệ vượt quá giới hạn giữa các cặp mentor-mentee, nhưng việc tổ chức các khóa đào tạo bổ trợ cũng sẽ giúp những người tham gia chương trình mentorship phần nào cảm thấy thoải mái.

Bắt đầu một chương trình cố vấn sẽ đầy khó khăn và thách thức, nhưng một khi bạn bắt đầu vận hành chương trình, nó sẽ mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp cũng như đội ngũ nhân viên của bạn.

Nguồn bài viết
Bài viết liên quan