Nỗi lo sẽ làm mất đỉnh cao sáng tạo khiến nhiều nhà lãnh đạo từ chối hình thức làm việc online, làm việc kết hợp. Tuy nhiên, những nghiên cứu sâu rộng đã chỉ ra rằng các nhóm nhân viên làm việc kết hợp và từ xa lại có được lợi thế đổi mới và vượt trội hơn cả các nhóm làm việc tại văn phòng bằng cách áp dụng các phương pháp tối ưu nhất để đổi mới, chẳng hạn như cùng nhau “cà não” (brainstorm) trên nền tảng ảo. Do đâu mà niềm tin của người làm lãnh đạo và thực tế lại khác biệt như vậy?

Sau khi tham khảo ý kiến của hơn 10 công ty về chiến lược khuyến khích nhân viên quay trở lại văn phòng, ngọn nguồn của vấn đề đã được tiết lộ. Đại đa số các leader đã cố gắng theo đuổi sự đổi mới trong suốt giai đoạn giãn cách bằng cách đem phương pháp brainstorm khi còn ở văn phòng áp dụng vào các cuộc họp ảo. Nhưng họ nhận thấy hình thức hội họp này không phù hợp với cách brainstorm truyền thống ấy. Và đó chính là lý do thôi thúc họ phải quay lại văn phòng.

Không may thay, những leader này đang mắc kẹt với các phương pháp hiện có và chưa chịu nghiên cứu và điều chỉnh để các phương thức phù hợp hơn với nền tảng ảo. Sự thất bại trong thích nghi một cách có chiến lược với tình hình mới đã đe dọa năng lực đổi mới, sáng tạo của họ. Đó là lý do vì sao những kết quả khảo sát nhân viên cho thấy có 25-35% chỉ muốn làm việc từ xa và 50-65% muốn quay lại văn phòng để làm việc theo mô hình kết hợp (đến văn phòng 1-2 ngày/tuần). 40-55% cho biết họ sẵn sàng nghỉ việc nếu không đáp ứng được lịch làm việc ưu tiên của họ. Và thực tế cho thấy đã có rất nhiều người quyết định thôi việc khi các nhà tuyển dụng buộc họ quay trở lại văn phòng. Đổi mới đã không còn là chuyện dễ dàng khi phần lớn nhân sự nghỉ việc và phần còn lại thì tinh thần sa sút do công ty bị giảm doanh thu.

Các leader thường không áp dụng được các phương pháp sáng tạo nhất vì những suy nghĩ sai lầm hay còn gọi là định kiến về ​​nhận thức. Ủng hộ những cách thức đã được thiết lập trước thay vì đồng ý áp dụng các phương pháp hiệu quả hơn là một ví dụ cho suy nghĩ sai lầm. Nó còn được gọi là định kiến chức năng và được áp dụng cho nhiều sáng kiến, đổi mới ảo dựa trên nền tảng khoa học.

Có một khuynh hướng nhận thức liên quan đến định kiến chức năng được gọi là hội chứng not-invented-here - đề cập đến việc các leader cảm thấy ác cảm với những sáng kiến đổi mới không được phát minh trong tổ chức của họ.

Để đánh bại được những định kiến ​​về nhận thức giúp công cuộc quay trở lại văn phòng thành công và phát triển mạnh mẽ trong tương lai, đòi hỏi bạn phải sử dụng các phương pháp hiệu quả nhất, phù hợp nhất dựa trên một nghiên cứu liên quan đến mô hình làm việc kết hợp và cho phép một số ít nhân viên giữ vai trò quan trọng làm việc từ xa toàn thời gian.

1. Brainstorm truyền thống

Cùng nhau brainstorm ý tưởng tại văn phòng là đại diện của phương pháp truyền thống. Trong đó, các nhóm dao động từ 4 người người trở lên cùng tập trung lại để bàn luận, đóng góp để tìm ra những ý tưởng sáng tạo cho một chủ đề được chọn trước. Nghiên cứu về khoa học hành vi chỉ ra rằng lợi ích của việc brainstorm đến từ hai lĩnh vực đã được các nhà khoa học xác định.

Một lĩnh vực liên quan đến sức mạnh cộng hưởng ý tưởng ( idea synergy) khi một người chia sẻ ý tưởng có họ, “rổ” ý tưởng từ những thành viên khác cũng được kích hoạt theo. Lĩnh vực thứ hai là hòa nhập xã hội (social facilitation) khi những người tham gia cảm thấy có động lực vì biết rằng họ không một mình, họ đang cộng tác với các đồng nghiệp để hướng về một mục tiêu chung.

Tuy nhiên, cái gì cũng có hai mặt của nó - cả thuận lợi và bất lợi. Thứ nhất, cách brainstorm này có thể chặn đứng ý tưởng. Chính là khi ai đó chợt có một sáng kiến mới trong lúc đang thảo luận nhóm, nếu những người còn lại đang nói về một chủ đề khác thì ý tưởng mới đó dường như bị lạc giữa đám đông.

Nếu bạn chưa từng gặp trường hợp đó, có thể do bạn hướng ngoại và sở hữu một tinh thần lạc quan. Người hướng nội gặp rất nhiều khó khăn với vấn đề chặn đứng ý tưởng. Họ khó hình thành ý tưởng hơn khi brainstorm cùng nhóm nhưng lại suy nghĩ thấu đáo hơn những lúc yên tĩnh, một mình hoặc nhiều nhất là với chỉ một người nữa. Cắt ngang cuộc trò chuyện là một thử thách khó nhằn với họ, thế là họ cứ khư khư giữ mãi những ý tưởng đó trong chiếc hòm kho báu rồi khóa lại, chẳng ai biết đó là kho báu để mà tìm tòi, khám phá nữa.

Những người hay bi quan cũng khổ sở rất nhiều vì brainstorm. Những người lạc quan có xu hướng xử lý bằng lời nói, đưa ra những ý tưởng nửa vời một cách nhanh chóng. Điều đó hoàn toàn phù hợp cho brainstorm truyền thống. Ngược lại, những người bi quan thường đấu tranh nội tâm. Họ cảm thấy cần suy nghĩ thấu đáo về các ý tưởng của mình để đảm bảo không có sai sót. Mặc dù rõ ràng ràng là brainstorm cho phép bạn mắc sai lầm, nhưng những người bi quan sẽ rất khó lòng vượt qua tính cách của họ, cũng giống như với những người hướng nội thì khó “đẻ” ý tưởng trong một không gian tập thể ồn ào.

Người bi quan cũng bị tác động mạnh mẽ bởi vấn đề lớn thứ hai: Sợ bị đánh giá. Bi quan nhiều hơn và/hoặc hiệu suất kém hơn, các thành viên nhóm mới sẽ cảm thấy ngại chia sẻ ý tưởng của mình một cách cởi mở. Do họ mắc chứng ám ảnh xã hội, họ sợ đồng nghiệp sẽ phán xét, bác bỏ ý tưởng của mình. Hơn nữa, dù được động viên hay hướng dẫn cách chia sẻ những ý tưởng độc đáo của bản thân, nhiều người vẫn không muốn đơn giản vì họ sợ bị coi là kỳ quặc hay “lạc quẻ” giữa đám đông.

Kết quả là, nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng dùng brainstorm truyền thống nhằm cho ra đời những sáng kiến đổi mới nhìn chung kém hiệu quả hơn các phương pháp thay thế khác rất nhiều. Phương pháp này rất phù hợp trong việc xây dựng sự kết nối và cộng tác đội nhóm cũng như giúp các thành viên cảm thấy hài lòng về sự tham gia của họ. Nếu bạn muốn tận dụng sự đổi mới để đạt được hoặc duy trì lợi thế cạnh tranh của mình, brainstorm truyền thống sẽ không phải cách hay.

2. “Cà não” trên nền tảng ảo

Như đã nói ở trên, áp dụng brainstorm kiểu truyền thống vào môi trường làm việc online không hiệu quả chút nào, mà còn làm suy yếu lợi ích của việc hòa nhập đám đông. Nó cũng là chủ thể của những vấn đề cụ thể tương tự về sự e ngại bị đánh giá khi mọi người đang brainstorm theo kiểu truyền thống. Dưới đây là các bước brainstorm ảo mà các leader cần nhanh chóng thích nghi:

Bước 1: Tạo ý tưởng ban đầu

Các thành viên nghĩ ra một loạt ý tưởng và nhập chúng vào một công cụ cộng tác được chia sẻ trên nền tảng số. Để khai thác khả năng hòa nhập xã hội, cả nhóm có thể trình bày ý tưởng trong những buổi cùng làm việc trên nền tảng số. Hãy tập trung vào chất lượng thay vì số lượng và xem xét sự mâu thuẫn giữa các ý tưởng. Khoa học đã phát hiện ra rằng sự tập trung vào các mục tiêu đối lập này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sáng kiến đổi mới. Các ý tưởng được gửi ẩn danh để tránh trường hợp thiên vị, đánh giá. Tuy nhiên, leader sau đó sẽ có thể theo dõi nội dung của từng cá nhân để chịu trách nhiệm giải trình.

Bước 2: Sắp xếp ý tưởng

Người điều phối phải phân loại các ý tưởng và truyền đạt chúng cho tất cả các thành viên trong nhóm.

Bước 3: Đánh giá ý tưởng 

Tất cả các thành viên tham gia nhận xét ẩn danh từng ý tưởng một.

Bước 4: Tạo mới ý tưởng sau khi đã chỉnh sửa

Tổ chức thêm một buổi chia sẻ ý tưởng khác, đánh giá lại các ý tưởng cũ hoặc tạo ra những ý tưởng mới.

Bước 5: Sắp xếp lại các ý tưởng đã sửa đổi 

Sắp xếp và phân loại các ý tưởng đã sửa đổi bằng Bước 2.

Bước 6: Đánh giá các ý tưởng đã sửa đổi

Nhận xét, đánh giá về các ý kiến ​​đã được hiệu chỉnh.

Bước 7: Tổ chức họp online thảo luận về ý tưởng

Hoàn thiện những ý tưởng có thể triển khai. Kiểu hội họp để lên kế hoạch thực tế này tương đối quen thuộc với những người làm việc online toàn thời gian. Bên cạnh đó, nó cũng hiệu quả đối với những nhân viên làm việc kết hợp nếu họ thực hiện các bước 1-6 online và bước 7 tại văn phòng. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng việc thực hiện các bước 1-6 tại văn phòng sẽ chặn đứng nguồn ý tưởng cũng như hình thành nỗi sợ bị đánh giá, phán xét.

Nghiên cứu tâm lý học và kinh tế học hành vi hoàn toàn chứng minh được tính ưu việt của việc brainstorm trên nền tảng số so với brainstorm tại văn phòng. Cụ thể, một nghiên cứu so sánh các nhóm làm việc online với các nhóm làm việc trực tiếp chỉ ra rằng các nhóm trực tiếp cảm thấy sự hợp tác của họ hiệu quả hơn. Tuy nhiên, đừng để cảm giác đó đánh lừa bạn: Brainstorm số mới tạo điều kiện cho sản sinh nhiều ý tưởng. Trên thực tế, nghiên cứu này đã phát hiện một sự thật rằng nhóm trực tiếp càng đông, ý tưởng của mỗi người lại càng ít. Ngược lại, khi tham gia brainstorm trên nền tảng số thì càng nhiều người, ý tưởng mới lạ từ mỗi người lại càng đa dạng, phong phú. 

Brainstorm số giúp tối đa số lượng các ý tưởng mới lạ, đó chính là lợi thế trong quá trình đổi mới. Nó cũng mang lại trải nghiệm tối ưu cho hầu hết các thành viên trong nhóm, cân bằng sở thích của người hướng nội và hướng ngoại, người lạc quan và bi quan, thành viên có địa vị thấp hơn và địa vị cao hơn. Những leader biết khéo léo tập trung vào việc giúp các thành viên hướng nội, bi quan và có địa vị thấp hơn hòa nhập với cả nhóm đã nhận ra tầm quan trọng đặc biệt của brainstorm số.

Các leader muốn đạt được lợi thế trong quá trình đổi mới trong tương lai cần tránh phụ thuộc quá mức vào các phương pháp cũ. Hãy áp dụng các phương pháp hiệu quả nhất đã được nghiên cứu, điển hình là “cà não” trên nền tảng ảo.

Lược dịch bởi CanThoWork.

• Dr. Glec Tsipursky. "The Myth of Losing the Innovation Edge in Hybrid and Remote Work." Ngày đăng: 15/10/2021. Truy cập: 09/11/2021.
• Nguồn ảnh: Freepik

• Lý giải Kỹ thuật Pomodoro
• Science Of Persuasion
• Thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành Xuất nhập khẩu
• Những công việc PMET dài hạn có nhiều hơn ở Singapore
• Làm thế nào để tìm nơi thực tập tốt trước khi ra trường?
• Chương trình thực tập, giao lưu sinh viên quốc tế và cơ hội làm việc
• Làm việc tự do và tự làm chủ
• Thị thực “lao động kỳ nghỉ đầu tiên” (First Work and Holiday visa)
• Làm thế nào để có trải nghiệm công việc và tích lũy kinh nghiệm?
• Thi thử IELTS hoàn toàn miễn phí, trải nghiệm 4 kỹ năng như thi thật tại New Windows