Các công ty có thể chi 40-60% chi phí hoạt động hàng năm cho quỹ lương thưởng và phúc lợi. Tuy nhiên, dù đã đầu tư mạnh tay, nhiều công ty vẫn không thực hiện chương trình lương thưởng một cách hiệu quả. Các thỏa thuận lương thưởng dù được thiết kế trang trọng tới mức nào cũng sẽ không đạt được kết quả mà nó hướng đến, trừ khi các nhân viên và người quản lý đều hiểu rõ và quyết định tin tưởng vào nó.

Chế độ lương thưởng có thể là động lực thúc đẩy mạnh mẽ, hoặc cũng có thể là một yếu tố phá hoại nguồn động lực, tùy thuộc vào cách nó được sử dụng và hiểu như thế nào. Dù cho việc đảm bảo nhân viên sẽ hiểu đúng về các chương trình lương thưởng là rất quan trọng, vẫn có vô số lý do khiến nhiều công ty không nói rõ với nhân viên của họ. Có lẽ vì kế hoạch trả lương và phúc lợi không được thiết kế hợp lý nên việc truyền đạt chúng công khai sẽ dẫn đến sự hoang mang, nhầm lẫn hoặc bất đồng giữa các nhân viên. Cũng có những công ty với kế hoạch được thiết kế hợp lý nhưng vẫn chọn giữ bí mật vì đó có thể là một phần của văn hóa công ty. Nhưng văn hóa được hình thành bởi những lựa chọn có chủ ý của ban lãnh đạo, thứ có thể luôn luôn bảo thủ hoặc cũng có thể thay đổi theo hướng tư duy mới.

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, các công ty đang dần thay đổi cách tư duy. Có rất nhiều lý do khiến các công ty truyền thông với nhân viên. Ban lãnh đạo nên áp dụng một triết lý minh bạch hơn liên quan đến việc truyền thông với nhân viên về tổng mức lương thưởng của toàn bộ công ty họ. Một công ty nên sẵn sàng đầu tư một phần nhỏ trong tổng quỹ tiền lương và phúc lợi của mình để thiết kế một kế hoạch truyền thông toàn diện.

Thông tin lương thưởng không còn nằm dưới quyền kiểm soát của Bộ phận Nhân sự nữa. Các trang web như Indeed, Salary.com và LinkedIn giúp nhân viên dễ dàng biết được mức lương thưởng hợp lý, tương xứng với công việc của họ. Điều này làm xuất hiện một nghi vấn về sự minh bạch trong việc chi trả, bất kể những gì công ty đã chọn để nói với họ.

Tại Whole Foods, Giám đốc điều hành John Mackey coi “sự minh bạch về tiền lương” như một nguồn động lực cho nhân viên. Mức lương trung bình của các chức danh nghề nghiệp của nhân viên được công bố trên trang web Whole Foods. Ngoài việc đóng vai trò như động lực, Mackey nói rằng sự minh bạch về tiền lương còn có một mục đích quan trọng khác nữa là: Bạn có thể sửa chữa những sai lầm.

“Nghiên cứu xu hướng nhân tài toàn cầu năm 2019” của Mercer đã phát hiện ra rằng nhiều nhân viên sẽ rời đi và tới nơi có mức lương cao hơn và có sự khác biệt lớn trong hiểu biết của bộ phận nhân sự về vai trò quan trọng của lương thưởng trong quyết định của họ. Nghiên cứu đã đặt ra những câu hỏi quan trọng về tính minh bạch trong việc chi trả lương thưởng. Những tổ chức nào muốn thay đổi sự khác biệt về nhận thức này nên bắt đầu bằng việc truyền thông và giao tiếp với nhân viên của họ.

Có 4 bước để phát triển và triển khai một chiến lược truyền thông chu đáo và mạnh mẽ: Xác định mục tiêu, Thu thập dữ liệu, Phát triển chiến lược và Thực thi/Truyền đạt.

1. Xác định mục tiêu

Công ty hy vọng đạt được điều gì thông qua việc truyền thông/giao tiếp? Khi những lãnh đạo cấp cao tham gia vào hệ thống lương thưởng mới, có 2 mục tiêu cơ bản có thể áp dụng cho hầu hết các kế hoạch:

• Đảm bảo nhân viên hiểu đầy đủ tất cả các phần của hệ thống lương thưởng mới.
• Tạo động lực và giữ chân nhân tài.

2. Thu thập dữ liệu

Bước tiếp theo là thu thập dữ liệu và thông tin từ các nhà lãnh đạo và nhân viên về nhận thức và hiểu biết hiện tại của họ về chương trình lương thưởng. Đánh giá thái độ của nhân viên cũng là một hoạt động cho thấy tổ chức quan tâm đến điều và cách nhân viên nghĩ. Tôi đã hỗ trợ nhiều khách hàng để họ có thể đánh giá toàn diện về hệ thống trả lương cho nhân viên. Tất cả các đánh giá này được thiết kế để cho phép nhân viên có thể tham gia rộng rãi nhằm mục đích: 

1. Nâng cao hiểu biết của nhân viên về các vấn đề trả lương;
2. Phát triển ý thức tham gia vào bất kỳ đánh giá và thay đổi nào.

Chúng tôi mời một số lượng lớn nhân viên từ các phòng ban bộ phận khác nhau tham gia vào các cuộc thảo luận. Việc thu thập dữ liệu sử dụng bảng câu hỏi, phỏng vấn và nhóm tập trung với các nhà quản lý và nhân viên đại diện cho từng đơn vị hoạt động của công ty.

3. Phát triển chiến lược

Sau khi thông tin về thái độ và nhận thức được thu thập và phân tích, bước tiếp theo là xây dựng chiến lược truyền thông trong khuôn khổ các mục tiêu đã định. Ví dụ, nếu kết quả phân tích dẫn đến việc lãnh đạo cấp cao quyết định xem xét lại chính sách lương thưởng, thì việc chỉnh sửa xem xét đó đòi hỏi một chiến lược truyền thông cụ thể bao gồm một nhóm dự án hoàn chỉnh với các Trưởng phòng (những người chịu trách nhiệm liên lạc giữa lãnh đạo cấp cao và nhân viên) liên tục truyền thông với nhân viên và đào tạo cho các quản lý. Xác định các kênh truyền thông tốt nhất, chẳng hạn như video, tài liệu quảng cáo, cuộc họp với quy mô lớn (Town Hall), bộ công cụ truyền thông, và còn nhiều hơn thế nữa...

4. Thực thi / Giao tiếp

Bước cuối cùng là triển khai kế hoạch truyền thông. Quan trọng là phải nêu rõ thông điệp thống nhất dựa trên các mục tiêu của hệ thống lương thưởng. Nhân viên phải thấy được mối liên hệ giữa công việc họ làm với lương thưởng của họ, và chiến lược truyền thông cần giải quyết câu hỏi “trả lương dựa trên hiệu suất” có nghĩa là gì và tại sao công ty lại áp dụng nó như một phần của chính sách lương thưởng.

Đừng quên theo dõi sát sao (follow-up)! 4-6 tháng sau khi đã công bố chính sách, hãy đánh giá nhận thức của nhân viên bằng các kỹ thuật tương tự như bảng câu hỏi, nhóm tập trung, v.v ... Cố gắng thu thập phản hồi và mức độ hiểu biết như một phần của chương trình lương thưởng. Một giải pháp được đưa ra từ một khách hàng trước đây của tôi là thành lập Ủy ban lương thưởng bao gồm quản lý theo dây chuyền để tăng cường sự tham gia của ủy ban này vào các quyết định trả lương. Các mục tiêu liên tục của ủy ban bao gồm:

1. Khuyến nghị và xem xét các chính sách mới và sửa đổi chúng.
2. Xem xét dữ liệu thị trường đã thu thập và phân tích kết quả.
3. Xem xét các chương trình quản lý tiền lương hiện hành.
4. Hoạt động như những người ủng hộ và trợ giúp việc truyền thông / giao tiếp với nhân viên.
5. Cung cấp phản hồi liên quan đến các lĩnh vực xảy ra sai sót và những vấn đề khác.

Các tổ chức ngày nay không thể giữ im lặng về các chương trình, chính sách và triết lý lương thưởng của họ nữa. Thị trường lao động khắc nghiệt khiến việc minh bạch chính sách trả lương trở thành một phần quan trọng trong chiến lược thu hút nhiều nhân lực hơn. Việc hướng dẫn các nhà lãnh đạo bắt đầu đối thoại về những điều cơ bản nhất như việc trả lương sẽ tạo ra một môi trường làm việc cởi mở và đáng tin cậy hơn bao giờ hết.

• Vaso Perimenis. "The Compensation Mystery". Updated on 12/02/2020. Accessed on February 28, 2021.
• Nguồn ảnh: Freepik

• Học bổng - Du học
• Chương trình thực tập và trải nghiệm làm việc ở các tổ chức quốc tế
• Chương trình hữu ích
• Cách một người cố vấn hỗ trợ bạn
• Thuật ngữ tiếng Anh trong các lĩnh vực ngành nghề
• Những kỹ năng được tìm kiếm và săn đón bởi các nhà tuyển dụng
• Bản tin việc làm tại Cần Thơ và khu vực ĐBSCL
• “Cố định” và “Phát triển”: Hai tư duy cơ bản định hình cuộc sống của chúng ta
• Những lí do để học Cao học
• 17 việc làm tại nhà tốt nhất năm 2021