Bạn muốn thực hiện một chuyển đổi lớn? Ngay bây giờ là cơ hội hoàn hảo để tác động đến thái độ và năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên của bạn.

Cùng một lúc, công ty bạn vừa cố gắng nâng cao mức độ tương tác của những nhân viên đang dậm chân tại chỗ, vừa muốn ra thông báo rằng sắp tới sẽ có một cuộc chuyển đổi lớn. Đây có thể là một nhiệm vụ bất khả thi đối với đội ngũ truyền thông nội bộ.

Thế nhưng, đó chính xác là thách thức mà nhiều người làm truyền thông đang phải đối mặt. Sự thay đổi đang diễn ra liên tục và nhanh chóng trong bối cảnh kinh doanh ngày nay và đôi khi có thể gây ra nỗi lo cho khán giả nội bộ.

Vậy thì làm thế nào chúng ta có thể tiến bộ trong việc cải thiện sự gắn kết, tương tác của nhân viên vào thời điểm đầy lo âu này?

Câu trả lời nằm ở 3 yếu tố trọng yếu ảnh hưởng đến sự tương tác bao gồm “nguồn cảm hứng”, “sự an toàn” và “sự hỗ trợ”.

Khi nhân viên cảm thấy được truyền cảm hứng, mức năng lượng sẽ tăng đột biến vì họ có mục đích ý nghĩa để phấn đấu.

Khi cảm thấy an toàn và được hỗ trợ, họ không cần phải dành thời gian và nỗ lực để bảo vệ bản thân. Thay vào đó, họ có thể tập trung năng lượng của mình vào công việc.

3 yếu tố này - cảm hứng, an toàn và hỗ trợ trở thành điều cực kỳ quan trọng trong truyền thông sự thay đổi.

Bộ não của chúng ta có xu hướng tự động phân loại các quá trình chuyển đổi thành những tình huống có mức “rủi ro cao” bởi nỗi sợ rằng chúng ta có thể sẽ đánh mất thứ gì đó. Tuy nhiên, những tình huống rủi ro cao này lại là cơ hội lý tưởng để nâng cao sự tương tác thông qua việc tăng cường mối quan hệ giữa nhân viên với công ty.

Các thông điệp phải truyền đạt được mục đích và giải quyết được các mối bận tâm.

Khi truyền thông sự thay đổi thể hiện được một “lý do hấp dẫn” đằng sau quyết định thực hiện một chuyển đổi lớn, nhân viên sẽ cảm thấy được truyền cảm hứng và bắt đầu nhận thấy những đóng góp của họ có thể tạo ra tác động ý nghĩa như thế nào.

Thêm vào đó, khi nhận ra tầm quan trọng của bản thân trong việc mang lại sự thay đổi cho cuộc sống, các nhân viên sẽ cảm thấy tự tin vì công việc họ làm là có giá trị cũng như cảm thấy an tâm bởi công việc của họ được đảm bảo.

Bằng cách chủ động giải quyết các mối bận tâm và xoa dịu nỗi sợ hãi của đội ngũ nhân viên, những thông tin được chia sẻ cũng có thể giúp họ cảm thấy an toàn và được hỗ trợ. Khi cảm nhận được sự quan tâm từ các nhà lãnh đạo, họ nhận ra sự tự tin của chính mình cùng với sự tập trung và tinh thần làm việc thoải mái. Nhờ vào đó, họ ít tiêu tốn năng lượng vào việc e ngại các mối nguy hơn.

Thời lượng truyền thông phải thể hiện được sự tôn trọng, minh bạch và rõ ràng.

Khi được thông báo về thay đổi lớn từ nguồn tin chính thức của công ty chứ không phải từ khách hàng, người quen hay phương tiện truyền thông tin tức, các nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng. Điều này cho thấy tín hiệu của sự hỗ trợ và an toàn.

Thời lượng truyền thông cũng có thể ảnh hưởng đến nhận thức về sự an toàn do tránh được quá tải thông tin.

Sử dụng ngôn từ đơn giản, rõ ràng để thể hiện công ty có thiện chí mong muốn các nhân viên thấu hiểu. Khi thông điệp được truyền tải quá đỗi phức tạp hay dài dòng, đội ngũ nhân viên sẽ lo lắng rằng ai đó đang cố che đậy những tình tiết quan trọng.

Trong nhiều tình huống, cách tốt nhất  để truyền thông sự thay đổi là tiếp cận theo từng giai đoạn vì phương pháp này giúp đội ngũ nhân viên có cơ hội tiếp nhận và xử lý các tin tức.

Trong giai đoạn đầu của truyền thông sự thay đổi, các nhân viên sẽ tìm hiểu xem điều gì sắp xảy ra và tại sao nó lại quan trọng. Ở giai đoạn 2, họ sẽ tìm hiểu chính xác những gì công ty yêu cầu họ làm và sẽ hỗ trợ họ như thế nào. Trong giai đoạn cuối cùng, quá trình truyền thông này sẽ củng cố các hành vi ứng xử điển hình cũng như truyền tải được lòng biết ơn của nhân viên.

Việc công bố thông tin một cách thấu đáo, cân đo đong đếm cẩn thận này sẽ làm công ty có được sự tin cậy từ đội ngũ nhân viên. Và họ cũng sẽ thấy rằng các lãnh đạo là những người lịch sự, thẳng thắn và công bằng.

Các khuôn khổ, nội quy của công ty cần hướng đến khích lệ, động viên việc trò chuyện.

Phương pháp truyền thông sự thay đổi là một trong những nhân tố hàng đầu có ảnh hưởng đến nhận thức về sự an toàn của đội ngũ nhân viên.

Một khi các nhà lãnh đạo trở nên cởi mở hơn và cho nhân viên cơ hội được lắng nghe, họ sẽ cảm thấy tự tin và sẵn sàng tin tưởng vào công ty nhiều hơn. Họ sẽ cảm thấy mình đang được đối xử công bằng và các lãnh đạo luôn đánh giá cao lợi ích tốt nhất của họ.

Phương pháp này được hiểu như việc trực tiếp đưa ra các thông báo quan trọng, đồng thời cho phép các nhà lãnh đạo có thời gian và cơ hội để trả lời những thắc mắc của nhân viên.

Một kế hoạch truyền thông được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ mang lại kết quả hơn cả mong đợi.

Truyền thông sự thay đổi là một cơ hội cực kỳ quan trọng. Nó có tác động to lớn đến sự thành công của doanh nghiệp nhờ bộc lộ được một cách chính xác cách một tổ chức nhìn nhận về giá trị của mối quan hệ giữa họ với nhân viên.

Các tổ chức có hiệu suất công việc cao nhận thức được rằng việc truyền thông, giao tiếp giúp nhân viên luôn có động lực và cảm thấy tự tin là điều đáng giá. Họ biết rằng đây là cách duy nhất để khơi dậy sức mạnh gắn kết và đầy nhiệt huyết của một nguồn nhân lực luôn cam kết sẽ giúp công ty ngày càng phát triển.

Lược dịch bởi CanThoWork

• Jessica Walter. "Using Change Communication to Lift Employee Engagement". Ngày đăng: 23/06/2021. Truy cập: 20/07/2021.
• Nguồn ảnh: Freepik

• Học bổng - Du học
• Chương trình thực tập và trải nghiệm làm việc ở các tổ chức quốc tế
• Chương trình hữu ích
• Cách một người cố vấn hỗ trợ bạn
• Thuật ngữ tiếng Anh trong các lĩnh vực ngành nghề
• Những kỹ năng được tìm kiếm và săn đón bởi các nhà tuyển dụng
• Bản tin việc làm tại Cần Thơ và khu vực ĐBSCL
• “Cố định” và “Phát triển”: Hai tư duy cơ bản định hình cuộc sống của chúng ta
• Những lí do để học Cao học
• 17 việc làm tại nhà tốt nhất năm 2021