Làm việc có hiệu suất không có nghĩa là ngồi vào bàn làm việc và hoàn thành nhiệm vụ được giao. Thay vào đó, bạn cần phải dồn năng lượng tích cực vào việc đạt được mục tiêu cuối cùng.

Ý tưởng này nghe có vẻ đơn giản, nhưng nhiều người vẫn gặp khó khăn trong việc tập trung: công việc tẻ nhạt, tâm trí ở nơi khác, hoặc không có năng lượng để làm việc.

Mọi người đều có thể giải quyết những vấn đề này ở một mức độ nào đó. Nhưng ở đây, trong bài viết này, chúng tôi sẽ cùng bạn tìm ra những thứ đang cản trở hiệu suất của bạn và hướng dẫn bạn làm việc hiệu quả hơn.

Dù bạn có nghĩ thế nào đi chăng nữa thì không ai có thể làm nhiều việc cùng một lúc được cả. Làm nhiều việc cùng một lúc (đặc biệt khi đó là các công việc phức tạp) sẽ không giúp bạn làm nhanh hơn mà thay vào đó phải bỏ ra nhiều thời gian hơn để hoàn thành các công việc. 

Khi bạn nghĩ rằng bạn đang làm hai việc cùng một lúc, thật ra là bạn đang chuyển đổi giữa ý tưởng này sang ý tưởng tiếp theo. Bạn có thể thực hiện các công việc liên tiếp một cách nhanh chóng nhưng đó không có nghĩa là thực hiện đồng thời các nhiệm vụ cùng một lúc.

Ví dụ, bạn không thể làm tốt một bài toán nếu đang cố gắng nghĩ về ba bài toán khác. Nếu làm như vậy, bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để đưa ra kết luận.

Ngoài ra, nếu bạn cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc (đa nhiệm), bạn sẽ sớm bị quá tải và mất kiểm soát. Qua thời gian, bạn sẽ tích lũy cảm xúc không tích cực và chán nản với công việc.

Đừng đa nhiệm. Hãy tập trung làm một việc một lúc.

Thay vì đa nhiệm, hãy cố gắng tập trung hoàn thành từng nhiệm vụ một. Nếu bạn đặt hết sức lực vào một công việc, bạn sẽ thấy bản thân tập trung hơn vào một chủ đề và hoàn thành công việc ấy nhanh hơn. Điều này giúp bạn suy nghĩ nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Gạt qua các thời hạn đang cận kề, bạn hãy bắt đầu với nhiệm vụ lớn nhất và tốn thời gian nhất. Một khi đã hoàn thành xong nhiệm vụ này, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng hoàn tất các nhiệm vụ nhỏ hơn.

Dù bạn có thể hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ nhanh hơn và cảm thấy có nhiều việc được hoàn thành hơn nhưng trên thực tế nhiệm vụ tốn nhiều thời gian nhất (và thường là quan trọng nhất) vẫn ở đó. 

Bạn càng trốn tránh công việc, bạn sẽ càng khó bắt đầu thực hiện nó. Nỗi sợ liên quan đến nhiệm vụ đó cũng sẽ làm bạn giảm động lực và làm các nhiệm vụ khác chậm hơn. 

Bắt đầu với nhiệm vụ tốt thời gian nhất và chia nhỏ nó ra thành nhiều phần.

Hãy dọn những “tảng đá” lớn khỏi hành trình của bạn càng sớm càng tốt, để bạn có thể nhẹ nhõm hơn trên đoạn đường tiếp theo.

Dù vậy, giải quyết những nhiệm vụ tốn thời gian nhất không có nghĩa là phải chinh phục toàn bộ vấn đề trong một lần. Hãy chia nhỏ ra hay thực hiện “hiệu suất vi mô”. Với cách làm này này, bạn sẽ thấy các nhiệm vụ trở nên khả thi hơn và bản thân bớt trì hoãn hơn. 

"Khối thời gian"

Nếu sự trì hoãn của bạn xuất phát từ việc thiếu động lực, hãy giúp tâm trí bạn tập trung bằng cách tạo ra các thời hạn cho bản thân với “khối thời gian”. Khóa một khoảng thời gian nhất định trên lịch biểu của bạn cho từng công việc một. 

Ví dụ: Bạn có thể tạo “khối thời gian” trên lịch làm việc với giờ đầu tiên dành để trả lời email. Giờ thứ hai ưu tiên cho khối lượng công việc, giờ thứ ba để hoàn thành các dự án, v.v.

Lịch trình này có thể được in ra, trình bày trên bảng trắng, hoặc thậm chí được chỉ ra thông qua báo thức trên điện thoại của bạn.

Mục đích của khối thời gian là ngăn sự đa nhiệm. Nếu bạn biết rằng bạn có 1 giờ để giải quyết email vào buổi sáng và một giờ nữa sau khi ăn trưa, thì bạn không cần phải trả lời bất kỳ tin nhắn nào gửi đến trong khi bạn làm việc.

Quy tắc 2 phút

Quy tắc 2 phút được thiết kế để giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ trong khi chờ một việc gì khác diễn ra.

Ví dụ: Nếu bạn đang in một tài liệu hàng trăm trang và vẫn còn một số nhiệm vụ nhỏ phải làm, hãy tranh thủ hoàn thành các công việc đó trong lúc chờ máy in hoạt động tự động.

Cân nhắc kết hợp quy tắc 2 phút với “khối thời gian” để đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ nhưng quan trọng này.

Bản chất của quy tắc 2 phút là làm cho mỗi phút trở nên hữu ích. Đi bộ đến phòng nghỉ và uống một tách trà rất hữu ích vì nó cho bạn thời gian để suy nghĩ, nhưng nếu bạn chỉ ngồi chờ một nhiệm vụ khác phải hoàn thành trước, hãy thử dành thời gian cho những nhiệm vụ kéo dài 2 phút.

Tất cả chúng ta đều đã từng tham gia các cuộc họp dông dài hoặc kém hiệu quả. Những cuộc họp này thực sự có thể phá hỏng dòng chảy hiệu suất cả ngày của chúng ta. 

Để làm cho các cuộc họp này hiệu quả hơn, chúng tôi có ba đề xuất như sau:

Giới hạn cuộc họp trong phạm vi nội dung cần thiết

Hãy giữ cho các cuộc họp của bạn càng ngắn càng tốt. Không ai muốn bị mắc kẹt  giữa cuộc nói chuyện phiếm về người khác trong khi còn rất nhiều chuyện khác phải làm. Hãy liệt kê các chủ đề cần bàn trong cuộc họp, thảo luận trong khoảng thời gian đã định và cho phép đồng nghiệp rời đi nếu hết thời gian.

Chạy các công việc nền khác khi cuộc họp đang diễn ra

Nếu nhân viên của bạn có nhiệm vụ mà họ có thể hoàn thành trong khi cuộc họp diễn ra, hãy cho phép họ làm điều đó. 

Ví dụ: Trong thời gian diễn ra buổi họp, lập trình viên có thể cho chạy các mã lệnh, nhân viên cho máy in bắt đầu in tài liệu hoặc các tác vụ “nhấp-xong” đơn giản có thể được hoàn thành trong khi đang tham gia họp.

Tất nhiên, các công việc nền này không đòi hỏi quá nhiều công sức và chất xám, nếu không nó sẽ bị biến thành một công việc “đa nhiệm”.

Ghi lại cuộc họp để xem lại sau

Hãy ghi âm và/hoặc ghi hình lại cuộc họp. Hãy đặt video ở vị trí dễ thu được âm thanh-hình ảnh và cho phép những người đồng nghiệp của bạn xem lại cuộc họp khi họ có nhiều thời gian hơn.

Mặc dù bạn sẽ muốn tất cả đồng nghiệp tham gia cùng lúc, nhưng những nhân sự không cần lên tiếng trong cuộc họp thì không nhất thiết cứ phải tham dự toàn bộ quá trình của cuộc họp. Thay vào đó, hãy cho phép họ xem lại cuộc họp theo thời gian biểu riêng và giúp họ đạt hiệu quả công việc cao hơn.

Học cách nói không khi cần thiết

Thật khó để nói không ở nơi làm việc. Bạn được trả tiền để giải quyết vấn đề, vì vậy bạn phải nói “có”, đúng không? Không hẳn.

Trên thực tế, bạn sẽ được cung cấp một bản mô tả công việc, và bạn không được trả tiền cho các nhiệm vụ đó không có trong bản mô tả công việc. Bạn có thể thấy nhiệm vụ dễ dàng và không thành vấn đề; tuy nhiên, nếu nó làm mất thời gian của các dự án chính của bạn thì bạn cần học cách từ chối.

Điều này cũng có thể đúng với một khối lượng công việc nhóm. Nếu bạn đang ngập đầu trong công việc và người quản lý của bạn yêu cầu bạn đảm nhận thêm một vài công việc, hãy xem xét khả năng của bạn trước khi nói đồng ý. Nếu bạn không thể hoàn thành nhiệm vụ của bản thân kịp thời, bạn sẽ không giúp đỡ được đồng nghiệp.

Biết thực tế khối lượng công việc của bạn có thể giúp bạn quản lý thời gian và khả năng của mình tốt hơn. Bạn chỉ nên đảm nhận nhiều nhiệm vụ hơn nếu bạn có thể hoàn thành các nhiệm vụ chính kịp thời. Nếu không, bạn sẽ phải bận rộn với nhiều công việc hơn và năng suất thấp hơn.

Học cách trao quyền

Một người quản lý giỏi sẽ biết khi nào cần thực hiện nhiệm vụ và khi nào thì giao phó hoặc phân chia công việc cho các đồng nghiệp.

Nếu nhiệm vụ lớn trong nhóm có thể dễ dàng được chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, thì việc dàn trải các nhiệm vụ nhỏ hơn này giữa các thành viên trong nhóm sẽ đẩy nhanh quá trình hơn.

Hiểu được năng lực, cách làm việc của các thành viên và các thách thức cần đối mặt sẽ giúp bạn ủy thác các nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất.

Mặc dù các tương tác xã hội và thời gian nghỉ ngắn có thể thực sự tăng động lực cho bạn, nhưng bạn không nên để sự phân tâm liên tục xen vào quá trình làm việc của bạn.

Đồng nghiệp có thể dễ dàng làm gián đoạn quá trình suy nghĩ hoặc khiến bạn bị mắc kẹt trong mẩu chuyện phiếm của họ khi đang dùng nước. Để tránh những vấn đề này, bạn có thể đóng cửa phòng làm việc khi cần tập trung, đặt hiển thị "bận" trên các nền tảng nhắn tin hoặc thậm chí đeo tai nghe để tránh các cuộc chuyện phiếm. Tuy nhiên, việc nghe nhạc có thể khiến bạn mất tập trung, vì vậy thay vào đó, bạn có thể chọn tai nghe khử tiếng ồn. 

Biết cách tránh tốn thời gian phiếm chuyện không cần thiết với đồng nghiệp có thể là cả một vấn đề xã hội phức tạp. Để giúp bạn giải quyết vấn đề đó, hãy tạo khối thời gian làm việc của bạn trên lịch chung để mọi người biết khi nào thì bạn đang bận.

Nếu bạn có thể tìm thấy một lối tắt thành công trong công việc cho phép bạn giữ nguyên mức chất lượng, an toàn và đồng thời giúp bạn làm việc nhanh hơn, hãy ghi nhận lại điều đó.

Phím tắt có thể đơn giản như giữ “Ctrl + A” để chọn toàn bộ nội dung tài liệu hoặc là một cách làm tự động hóa cho hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, để một phím tắt thực sự hiệu quả, bạn cần đảm bảo rằng nó có thể lặp lại. Nếu phím tắt chỉ có thể được sử dụng một hoặc hai lần hoặc chỉ có thể được sử dụng bởi một nửa số nhân viên, thì nó không hề tiết kiệm thời gian như bạn nghĩ.

Bạn cần đảm bảo rằng mọi người đều biết cách sử dụng phím tắt và phím tắt này không ảnh hưởng xấu đến chất lượng của sản phẩm. Quá trình tạo ra và hoàn thiện “phím tắt” có thể mất một khoảng thời gian, vì vậy hãy đảm bảo rằng sau khi hoàn thành, thời gian vận dụng “phím tắt” sẽ ngắn hơn so với phương pháp ban đầu.

“Nghỉ giải lao ngắn” thường xuyên

Nghe có vẻ bất hợp lý nhưng “nghỉ giải lao” sẽ giúp bạn tập trung hơn. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc dành thời gian “nghỉ giải lao ngắn” có thể giúp bạn có thời gian để giải quyết một vấn đề hoặc nhiệm vụ. Khi bạn quay lại bàn làm việc của mình, vấn đề dường như không còn là vấn đề nữa. Điều này là do tâm trí của bạn vẫn làm việc trong khi bạn bị phân tâm.

Thời gian nghỉ giải lao ngắn chỉ kéo dài vài phút. Bạn có thể nghỉ ngơi một chút khi đi vệ sinh, pha một tách trà hoặc trò chuyện với đồng nghiệp.

Bạn cũng có thể nhận thấy rằng việc nghỉ giải lao trong xã hội có thể có tác động tương tự. Tuy nhiên, thay vì chỉ đơn giản là cho bạn thời gian để suy nghĩ, các lần nghỉ giải lao còn cho phép bạn cảm thấy thư giãn.

Ngủ đủ giấc

Tuy các bí quyết sau đây đều xoay quanh việc sắp xếp lại quy trình làm việc, nhưng bạn không thể đạt được điều này nếu không quan tâm đến bản thân trước. Nếu căng thẳng khiến bạn thức đêm, thì bạn sẽ không thể tập trung vào công việc, và lại tạo ra nhiều lo lắng cho một chu kỳ không bao giờ kết thúc cứ liên tục tiếp diễn. Để giúp bạn phá vòng lặp này, hãy:

• Tập thể dục: Đầu tiên và quan trọng nhất, cách nhanh nhất để lấy lại quyền kiểm soát giấc ngủ của bạn là tập thể dục. Hoạt động thể chất là một cách đơn giản để xả hơi, do đó có thể làm giảm mức độ căng thẳng của bạn. Tốt nhất, bạn nên tập thể dục ít nhất 2 giờ mỗi ngày.
• Ăn uống lành mạnh: Ăn những thực phẩm ít đường, uống ít caffeine và chọn thực phẩm tươi sẽ giúp cơ thể bạn không cảm thấy uể oải. Cảm giác uể oải đó có thể khiến bạn buồn ngủ nhưng lại ngăn bạn ngủ.
• Nói lên vấn đề của bạn: Nếu bạn vẫn không thể ngủ sau khi đã áp dụng nhiều giải pháp bên trên, thì mức độ căng thẳng trong công việc của bạn có thể vẫn còn quá cao. Hãy thử nói chuyện với đồng nghiệp về những khó khăn của bạn. Trò chuyện với người hiểu rõ vấn đề của bạn có thể giúp bạn bớt cô đơn hơn và thậm chí, họ có thể giúp bạn một tay trong việc hoàn thành công việc.

Phương pháp Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian hoàn hảo cho những ai đang gặp khó khăn về hiệu suất làm việc. Phương pháp Pomodoro gồm các bước sau:

• Chọn một nhiệm vụ.
• Đặt hẹn giờ 30 phút.
• Làm việc với tốc độ bình thường của bạn.
• Khi chuông báo hết 30 phút, hãy nghỉ hai hoặc ba phút.
• Đánh dấu rằng bạn đã hoàn tất 1 phiên.
• Lặp lại phương pháp này trong 4 phiên, sau đó nghỉ lâu hơn.
• Lặp lại toàn bộ quá trình một lần nữa.

Phương pháp này rất tốt cho các dự án dài mà không thể chia nhỏ thành nhiều phần nhỏ hơn. Phương pháp này điều chỉnh bí quyết "đặt các mục tiêu nhỏ" và kết hợp với bí quyết "khối thời gian" cũng như "nghỉ giải lao thường xuyên".

Với cách làm này, các khoảng thời gian nghỉ ngơi nhỏ của bạn vẫn được tính và các khối thời gian là một phần của các ô đánh dấu. Mỗi hộp đánh dấu có thể đại diện cho một nhiệm vụ khác nhau hoặc một phần của nhiệm vụ lớn hơn.

Mặc dù tất cả chúng ta đều biết học hỏi từ những sai lầm của mình, nhưng chúng ta cũng thường quên học hỏi từ những thành tựu của bản thân.

Khi có sự cố xảy ra, chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để đảm bảo rằng những vấn đề tương tự sẽ không xảy ra nữa. Đây là một cách cổ điển để khuyến khích năng suất, vì bạn đang loại bỏ các khả năng dẫn đến vấn đề ngay khi bạn biết chúng ở đâu. Tuy nhiên, khi mọi thứ diễn ra suôn sẻ, bạn có thể thúc đẩy phần còn lại của công việc theo hướng đã rõ.

Nếu ai đó đưa ra một chiến lược đã được chứng tỏ là thành công, bạn nên đề xuất chiến lược đó với những người còn lại trong nhóm để xem liệu thành công tương tự có thể được nhân rộng hay không. Điều này tương tự như bí quyết sử dụng "các phím tắt có thể lặp lại".

Tuy vậy, bạn cũng nên tìm ra lý do tại sao điều gì đó lại thành công. Sao chép quá trình thành công có thể không mang lại cho bạn kết quả mong muốn vì bạn vẫn chưa xác định rõ nguyên lý cốt lõi dẫn đến thành công của cách làm.

Lược dịch bởi CanThoWork.

• Sammons Recruitment Group. 15 Tips for being more productive at work. Ngày truy cập: 29/03/2022.
• Nguồn ảnh: Freepik

• Những thói quen làm việc hiệu quả giúp bạn thành công
• Những kỹ năng giúp bạn làm việc hiệu quả nơi công sở
• Cân bằng sức khỏe tinh thần trong quá trình tìm việc
• Sáng tạo hơn nhờ lập kế hoạch cho giờ giải lao
• KPIs và 7 sai lầm nguy hiểm
• BSC và OKRs là gì ? Phương pháp nào tối ưu hơn?
• Một kỷ nguyên học tập mới trong một thế giới việc làm mới
• Các công cụ lập kế hoạch công việc hiệu quả và miễn phí
• Kỹ thuật Pomodoro - Đánh bại thói quen trì hoãn và cải thiện mức độ tập trung của bạn trong từng “quả cà chua”
• Vì sao kỹ thuật Pomodoro giúp chúng ta làm việc hiệu quả?