Đầu tiên bạn hãy hoàn thành một danh sách phân tích bao gồm toàn bộ công việc cụ thể trong một ngày của bạn. Mục đích của việc phân tích là chia nhỏ nhiệm vụ để dễ dàng quản lý.

Tiếp theo, hãy áp dụng công cụ ma trận Eisenhower, ma trận này giúp bạn nhận biết rõ ràng về mức độ quan trọng và tính khẩn cấp của từng nhiệm vụ. Bạn cần đặt từng nhiệm vụ vào 4 ô tương ứng với 4 cấp độ gồm:

1. Quan trọng và khẩn cấp
2. Quan trọng và không khẩn cấp
3. Không quan trọng và khẩn cấp
4. Không quan trọng và không khẩn cấp.

Hãy ưu tiên thực hiện công việc ở cấp độ (1) trước để tăng tốc thời gian hoàn thành. Sau khi làm tốt nhiệm vụ thuộc cấp độ (1), bạn hãy làm tiếp công việc theo thứ tự cấp độ (3), (2), (4).

Điều cần ghi nhớ tại bước này là “Thiết lập thang đo lường” để đánh giá tốc độ, hãy áp dụng thang đo màu sắc của đèn tín hiệu giao thông: Màu xanh - Tốt, Màu vàng - Cần cải thiện, Màu đỏ - Cải thiện ngay.

Ở bước 2 điều bạn cần làm là hãy áp dụng tư duy “Vẫn có thể tốt hơn”. Tư duy này là đòn bẩy giúp bạn luôn có động lực để duy trì và cải tiến liên tục chất lượng công việc. Bạn cần thực hiện 2 nội dung sau:

1. Đo lường thời gian thực hiện thực tế của từng nhiệm vụ, sau đó tiến hành đánh giá theo bảng màu sắc xanh, vàng, đỏ ở bước 1. Công việc đánh giá cần trung thực và đặt sự cải tiến về tốc độ làm mục tiêu hàng đầu.
2. Với các nhiệm vụ màu vàng và màu đỏ, hãy tập trung sự chú ý và tìm cách tăng tốc đặc biệt với các công việc màu đỏ.

Bước cuối cùng là hãy tư duy, tìm kiếm những cách làm mới để tăng năng suất và hiệu quả công việc. Vậy phải làm như thế nào?

Hãy đánh giá công việc với quy trình gồm 3 thành phần: Đầu vào, xử lý và đầu ra. Ở mỗi thành phần hãy phân tích nguyên nhân đầu vào và xem xét cách xử lý hiện tại của bạn. Hãy tìm kiếm, học hỏi và áp dụng các cách xử lý mới từ những cá nhân đã thực hiện tốt quy trình này mà bạn biết, bạn có thể tìm kiếm trên mạng hoặc xin lời khuyên từ các chuyên gia. Cuối cùng là đặt mục tiêu cải thiện từng bước và thực hiện mỗi ngày cho đến khi bạn đánh giá tốc độ thực hiện công việc ở mức tốt nhất.

• Thái Văn Linh (2022). "Làm thế nào để tăng tốc độ hoàn thành công việc nhanh chóng?". Ngày truy cập: 07/05/2022.
• Nguồn ảnh: Freepik

• Bản tin việc làm
• Thông tin việc làm
• Việc làm Cần Thơ - ĐBSCL
• Leadership và những thông tin cần lưu ý
• Những thói quen làm việc hiệu quả giúp bạn thành công
• Kỹ năng thuyết trình giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp
• Workshop CV Chất - Trúng Tuyển Thật
• Lễ Ký Kết Hợp Tác giữa CanThoWork và FPT Polytechnic Cần Thơ
• Top những câu nói Nhà lãnh đạo nên sử dụng để truyền cảm hứng cho nhân viên
• Coffee Talk kỳ 01 "Giải Pháp Tuyển Dụng Nhân Sự Hiệu Quả"
• Tìm hiểu Content Creator, Content Writer, Copywriter