• Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận sản xuất có liên quan
• Xác định các yêu cầu mua hàng về số lượng, chủng loại, kích thước hay các thông số kỹ thuật cần thiết để lên đơn hàng. 
• Liên hệ với nhà cung cấp; báo cáo cấp trên lập đề nghị tạm ứng mua hàng. 
• Theo dõi quá trình giao hàng, nhận hàng
• Kiểm tra hàng hoá khi nhận hàng
• Kí và kiểm tra các hoá đơn chứng từ liên quan. Đảm bảo chính xác và đầy đủ để chuyển giao cho kế toán. 
• Gửi thông tin đơn hàng đến các bộ phận liên quan tiếp nhận hàng hóa theo quy định
• Đánh giá hoạt động thu mua và giao hàng định kỳ đối với các nhà cung cấp
• Giải quyết và báo cáo các phát sinh nếu có một cách kịp thời. 

• Chuyên viên mua hàng
• Trưởng Phòng Mua Hàng
• Chuyên Viên Mua Hàng
• Kế Toán Mua Hàng
• Phó Phòng Mua Hàng
• Trưởng Nhóm Mua Hàng
• Trưởng Bộ Phận Mua Hàng
• Thực Tập Sinh Mua Hàng
• Trợ Lý Trưởng Phòng Mua Hàng

Vị trí nhân viên Chuyên viên mua hàng / Nhân viên thu mua có kinh nghiệm rất được săn đón do công việc của họ có tác động trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của toàn doanh nghiệp. Chính vì vậy mức lương của Chuyên viên mua hàng / Nhân viên thu mua khá hậu hĩnh, trung bình từ 8 đến 20 triệu đồng/tháng. 

Mức lương thậm chí còn cao hơn nữa nếu bạn có kiến thức và am hiểu về Logistics. Nhân viên mua hàng giỏi có thể thăng tiến lên vị trí quản lý nhờ tích lũy kinh nghiệm và có ý chí cầu tiến.

Lập kế hoạch mua hàng

• Thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu để lập kế hoạch thu mua và kiểm soát thông tin.
• Tiếp nhận những nhu cầu mua hàng từ các bộ phận, phòng ban. 
• Xác định rõ các sản phẩm cần mua bao gồm tất cả các yếu tố về chất lượng, thành phần, các yêu cầu về thông số kỹ thuật… và ưu tiên những hoạt động thu mua.
• Thiết lập bảng kế hoạch thu mua, đưa ra yêu cầu mua hàng sao cho đáp ứng các tiêu chí về chất lượng, số lượng đáp ứng quy trình vận hành và sản xuất của doanh nghiệp.

Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp 

• Nghiên cứu và lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng
• Lên bảng tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với điều kiện công ty. Ví dụ như tiêu chuẩn về giá, chất lượng, thời gian giao hàng, dịch vụ sau giao hàng…
• Đưa lên cấp trên các thông tin liên quan đến nhà cung cấp đã lựa chọn để quản lý xem xét, phê duyệt.
• Yêu cầu báo giá và so sánh các đơn vị cung cấp
• Tiến hành đàm phán và test hàng mẫu
• Đối chiếu hàng hóa được yêu cầu với danh sách chính để xác nhận nhu cầu thu mua; xác thực các mục chưa rõ ràng; đề xuất giải pháp thay thế.
• Lưu trữ thông tin về nhà cung cấp theo quy định của công ty.
• Theo dõi thường xuyên và đánh giá hoạt động của nhà cung cấp 

Khảo sát giá 

• Khảo sát giá hàng hoá của các nhà cung cấp khác, của thị trường
• Tiến hành thương lượng mức giá hợp lý nhất với nhà cung cấp
• Lập báo cáo chi tiết về giá các mặt hàng dựa trên các biến động giá để báo cáo quản lý
• Đảm bảo cân bằng thu-chi

Tiến hành thu mua

• Chuyển đơn hàng cho nhà cung ứng.
• Trực tiếp ký hợp đồng với đơn vị cung cấp
• Bám sát và theo dõi tiến độ đơn đặt hàng đảm bảo giao hàng kịp thời
• Xem xét, kiểm tra các sản phẩm vật tư về chất lượng, số lượng sao cho đảo bảo các thỏa thuận trước đó
• Phân loại và hoàn thiện hồ sơ để dễ dàng tìm kiếm thông tin.
• Phối hợp với các bộ phận để lập hóa đơn, hạch toán chi phí, bảo quản nguyên vật liệu; đồng thời chuẩn bị báo cáo với cấp trên
• Chuyển giao tài liệu nghiệm thu để ủy quyền thanh toán mua hàng.
• Trong trường hợp có sự cố phát sinh, nhân viên thu mua cần linh hoạt để ứng phó kịp thời

Quản lý chất lượng hàng hóa, vật tư

• Kiểm tra, giám sát chất lượng hàng hóa theo từng nguồn hàng, đợt hàng từ khi nhận hàng đến khi hàng được giao cho khách và được chấp nhận. 
• Có biện pháp đánh giá và cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả việc quản lý chất lượng hàng hóa.

Các công việc khác 

• Kiểm soát hàng tồn kho để chuyển tiếp hàng có trong kho; lên lịch giao hàng.
• Đề xuất hướng giải quyết liên quan giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc
• Tham gia các khóa đào tạo để cập nhật kiến thức mới trong nghề.
• Thực hiện các yêu cầu khác theo sự phân công của cấp trên

• Chi phí mua hàng cho mỗi đơn vị sản phẩm
• Thời gian từ khi order đến khi nhập hàng
• Chi phí giao nhận
• Chính xác invoice
• Thời gian trung bình để mua từng loại hàng
• Tỷ lệ nhận hàng đúng chất lượng, số lượng
• Chênh lệch chi phí thực tế so với chi phí dự trù

Kiến thức & Kinh nghiệm:

• Hiện nay, không có ngành học nào đào tạo riêng vị trí công việc này. Thường ưu tiên các ứng viên tốt nghiệp các chuyên ngành Kinh tế, Ngoại ngữ như Kế toán, Quản trị kinh doanh, Tiếng Anh thương mại, Logistic… 
• Kiến thức sâu sắc về quy trình tìm kiếm nhà cung cấp (bao gồm nghiên cứu, đánh giá và liên hệ với nhà cung cấp).
• Có kinh nghiệm làm việc trên 2 năm ở vị trí nhân viên bán hàng, mua hàng hoặc vai trò tương tự thì càng tốt.

Các kỹ năng chuyên môn:

• Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc
• Kỹ năng tin học văn phòng
• Sử dụng thành thạo phần mềm mua hàng
• Kỹ năng ngoại ngữ
• Quản lý nguồn cung ứng
• Quản trị rủi ro
• Theo dõi chi phí.
• Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp
• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán,… 
• Kỹ năng chăm sóc khách hàng.

Thái độ:

• Khả năng chịu áp lực
• Tỉ mỉ, cẩn thận
• Nhạy bén
• Trung thực

• Bạn hiểu thế nào về công việc của một nhân viên thu mua?
• Nhiệm vụ chính của một Nhân viên mua hàng / Chuyên viên thu mua là vừa tìm kiếm, thu mua được nguồn hàng chất lượng vừa tiết kiệm được chi phí tối đa cho doanh nghiệp.
• Bạn sẽ lựa chọn các đơn vị cung cấp dựa trên những tiêu chí nào? Các tiêu chí nào được dùng để so sánh các đơn chào hàng để lựa chọn ra sản phẩm phù hợp nhất?
• Với bất kỳ sản phẩm hàng hóa nào, Nhân viên mua hàng / Chuyên viên thu mua cũng cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản đó là chất lượng, chi phí và uy tín.
• Bạn sẽ làm gì để duy trì quan hệ với những nhà cung cấp?
• Thứ nhất,  không phải nhà cung cấp nào cũng quan trọng và buộc phải duy trì. Thứ hai, việc duy trì phải thông qua những kỹ năng mang tính khéo léo và chuyên nghiệp.
• Theo bạn, yêu cầu của một Nhân viên mua hàng / Chuyên viên thu mua cần những yếu tố nào? Và bạn có những tố chất nào có thể đáp ứng được vị trí này?
• Dựa vào các kỹ năng cần có của Nhân viên mua hàng / Chuyên viên thu mua để trình bày các yếu tố quan trọng và có thể liên kết với năng lực, kinh nghiệm và các điểm mạnh của ứng viên.
• Một số câu hỏi khác
• Bạn thường dùng cách nào để thăm dò được thông tin từ phía các nhà cung cấp?
• Những sai lầm dễ mắc phải nhất của nhân viên mua hàng là gì? Biện pháp phòng tránh / khắc phục?
• Bạn có kinh nghiệm sử dụng các công cụ gì để sắp xếp, quản lý các đơn đặt hàng?

• Talent.vn. "Nhân viên mua hàng (Purchasing Officer) là gì?". Ngày truy cập: 23/10/2021.
• Joboko. "Mô tả công việc của Nhân viên Mua hàng". Ngày truy cập: 23/10/2021.
• TopCV. "Mô tả công việc nhân viên thu mua và những câu hỏi phỏng vấn thường gặp". Ngày đăng: 28/06/2021. Ngày truy cập: 23/10/2021.
• TopCV. "Mô tả công việc nhân viên mua hàng mới nhất 2021". Ngày đăng: 22/06/2021. Ngày truy cập: 23/10/2021.
• Nguồn ảnh: Freepik

Bạn cần được cố vấn việc làm và tìm việc, hãy click vào đây

Ngoài ra, để luôn được cập nhật thông tin tuyển dụng mới nhất, hãy tham gia vào nhóm 𝗭𝗮𝗹𝗼 của 𝗖𝗮𝗻𝗧𝗵𝗼𝗪𝗼𝗿𝗸.𝘃𝗻 cho từng lĩnh vực:

• Khối Hành chính - Nhân sự - Văn phòng 
• Lĩnh vực Sản xuất
• Lĩnh vực FMCG
• Lĩnh vực Tài chính - Kế toán
• Lĩnh vực Dịch vụ
• Lĩnh vực CNTT

• Bản tin việc làm
• Cách viết CV
• Portfolio và những điều cần biết về Portfolio
• Cách sử dụng phương pháp trả lời phỏng vấn STAR
• Trình tự một cuộc phỏng vấn
• 10 câu nói hay truyền cảm hứng
• 10 bước để tìm việc làm
• Những dạng bài kiểm tra năng lực khi ứng tuyển việc làm
• Phát triển sự nghiệp là gì?
• Trình tự giải quyết tranh chấp lao động cá nhân