Thông thường khi nói tới Đào tạo và Phát triển (T&D - Training & Development), các bạn hay nghĩ ngay đến việc tổ chức các khoá học cho nhân viên rồi đứng lớp giảng dạy cho nhân viên. Tuy nhiên đó chỉ là một phần nhỏ của Đào tạo và Phát triển (T&D). Để tổ chức được một lớp học trong công ty bạn có vô số việc phải làm trước đó và để đứng lớp dạy được cho người khác thì không phải ai làm đào tạo cũng làm được điều này.

Một cách tổng quan, nhiệm vụ của Bộ phận Đào tạo và Phát triển (T&D) trong công ty là giúp nâng cao năng lực làm việc của Nhân viên để giữ chân họ phát triển bên vững cùng với công ty.

Tạm chia công việc Bộ phận Đào tạo và Phát triển (T&D) ra 3 giai đoạn: Trước, trong và sau khi đào tạo.

Một trong những công việc khó nhất của Bộ phận ĐTPT là làm sao xác định được công ty cần cải thiện hay bổ sung năng lực gì và để làm gì. Trong chuyên môn đào tạo gọi là TNA (Training Needs Analysis – Phân tích nhu cầu đào tạo). Việc này giống như bạn đi khám bệnh, nếu chẩn đoán sai thì điều trị sẽ sai và kết quả như thế nào chắc bạn cũng tự hình dung được.

Một số công việc mà Bộ phận ĐTPT phải làm trong giai đoạn này là:

• Thiết kế bảng câu hỏi và phương pháp để thu thập nhu cầu đào tạo. Phương pháp, cách thức khảo sát cũng khác nhau với từng đối tượng NV.
• Tiến hành làm khảo sát, thu thập thông tin
• Phân tích kết quả thu được để xác định đâu là những kiến thức, kỹ năng cần bổ sung cho công ty? Vì sao cần? Kết quả mong đợi sau đó là gì?
• Sau khi có kết quả phân tích nhu cầu ĐT thì việc tiếp theo là xác định phương pháp phù hợp để bổ sung, nâng cao năng lực cho NV (Làm gì, làm như thế nào?). Có rất nhiều phương pháp chứ không chỉ có mỗi việc tổ chức lớp học (Coaching, Mentoring, On the job training,…)
• Xác định phương pháp xong rồi thì trả lời cho câu hỏi “Ai làm”? Tức là đi tìm người để bổ sung năng lực cho NV. Người ở đây có thể là nội bộ trong công ty hoặc làm với agency chuyên tổ chức các chương trình đào tạo huấn luyện (Có thể mời về đào tạo huấn luyện cho công ty hoặc cho NV đi học ở các agency này). Đoạn này cũng khá nhiều việc nhé, gần giống đoạn làm việc với headhunt trong Tuyển dụng và phải thêm task là Bộ phận ĐTPT phải đi làm “observer” các chương trình mà mình dự định sẽ tổ chức cho công ty để đánh giá độ phù hợp và từ đó đề xuất lên trên.
• Xong xuôi mọi thứ thì kết quả cuối cùng của giai đoạn này là có được bản kế hoạch đào tạo cho toàn công ty trong 01 năm, kế hoạch phải cụ thể, rõ ràng là đào tạo huấn luyện cái gì? Khi nào tổ chức? Ai tham gia? Ai/tổ chức nào sẽ đào tạo huấn luyện cho cty? Tốn hết bao nhiêu ngân sách và kết quả mong đợi sau đó là gì?

Đây là giai đoạn tổ chức các khoá học, chương trình đào tạo huấn luyện ở công ty.

Sau khi có kế hoạch đào tạo cho cả năm được phê duyệt thì bắt đầu tiến hành các hoạt động theo kế hoạch. Để tiến hành một lớp học, một chương trình đào tạo cho công ty thì có những công việc sau:

• Trước khi lớp học diễn ra:
  • Làm việc với Giảng viên/Trainer để biết được các công việc cần chuẩn bị cho lớp học, thông thường bao gồm: Bố trí phòng ốc bàn ghế, trang thiết bị cần thiết cho lớp học, in/photo tài liệu cho lớp học, chuẩn bị teabreak,…
  • Gửi email thông báo về việc tổ chức lớp học cho NV đăng ký tham gia. Công việc này nghe đơn giản nhưng thực tế lại rất khó vì bản chất đây là một email để truyền thông/cho khoá học, phải viết làm sao để mọi người đọc vào thấy thú vị và đăng ký ngay.
  • Sau khi mọi người đã gửi mail đăng ký thì Bộ phận ĐT sẽ phải gửi email Thư mời tham gia khoá học, thông báo cụ thể thời gian địa điểm học và những chuẩn bị cần thiết của học viên khi tham gia lớp. Trong giai đoạn này thường có một việc nữa là giúp GV/Trainer cho học viên tham gia lớp học làm bài test/bài tập/khảo sát trước khi diễn ra lớp học.
• Trong khi lớp học diễn ra:
  • Bộ phận Đào tạo phải điểm danh học viên tham gia lớp;
  • Chuẩn bị teabreak
  • Hỗ trợ Giảng viên/Trainer trong các hoạt động diễn ra trên lớp học khi cần.
  • Ngoài ra còn phải phụ trách chụp ảnh, quay phim để làm tư liệu và truyền thông cho lớp học về sau.
• Sau khi lớp học kết thúc:
  • Dọn dẹp phòng ốc trang thiết bị;
  • Làm các báo cáo liên quan đến lớp học như số lượng người tham dự;
  • Tổng hợp, thống kê đánh giá/góp ý của học viên về lớp học để rút kinh nghiệm cho những khoá sau.
  • Bên cạnh đó còn một task rất quan trọng là theo dõi cam kết ứng dụng sau đào tạo của các học viên (thường là ứng dụng và báo cáo sau 3 – 6 tháng)

Đây cũng có thể được xem là hoạt động khó nhất trong hoạt động ĐTPT- đánh giá hiệu quả sau đào tạo. Tức là với mỗi chương trình, khoá học bộ phận ĐTPT phải phối hợp với các Quản lý trực tiếp, Trưởng bộ phận để theo dõi việc Học viên áp dụng những điều đã học vào công việc thực tiễn. Thông thường là có những cam kết, KPI rõ ràng để theo dõi và sau thời hạn cam kết thì tiến hành đánh giá, so sánh năng lực, kết quả công việc của NV đã được đào tạo. Giai đoạn này các công ty cũng thường không chú trọng lắm vì cơ bản không dễ thực hiện và cũng chính vì vậy mà bộ phận ĐTPT đôi khi bị BGĐ “question” là đầu tư cho ĐTPT thì công ty được gì và nếu công việc ở giai đoạn 3 này không thực hiện tốt thì Bộ phận ĐTPT sẽ không trả lời được BGĐ , kết quả là Bộ phận ĐTPT sẽ không được đánh giá cao, đồng thời cũng không được đầu tư nhiều ngân sách cho hoạt động.

Khi có một số bạn nghe mình nói là mình chuyển qua làm ĐTPT triển thì các bạn hỏi ngay là anh đào tạo/dạy gì cho công ty? Có lẽ vì các bạn nghĩ mặc định đào tạo là đứng lớp dạy, tuy nhiên như mình chia sẻ bên trên thì ĐTPT là một chuỗi rất nhiều các hoạt động trong đó có hoạt động đứng lớp. Làm ĐTPT không có nghĩa là phải đứng lớp giảng dạy và ngược lại đứng lớp giảng dạy (Giảng viên/Trainer) trong công ty không nhất thiết phải thuộc bộ phận ĐTPT.

Theo kinh nghiệm của mình, thông thường để có thể làm Giảng viên/Trainer giảng dạy, chia sẻ kỹ năng nào đó cho người khác thì người đó bên cạnh thâm niên đi làm, thành tích công việc, thường đã phải làm qua công việc có sử dụng kỹ năng đó rồi (ví dụ trainning kỹ năng bán hàng thì Trainer phải từng đi bán hàng), như vậy lớp học sẽ thú vị và hiệu quả hơn. Để làm Trainer thì người đó thường phải có 2 kỹ năng: Kỹ năng thiết kế khoá học và Kỹ năng dẫn giảng (đứng lớp giảng dạy).

Chính vì vậy, với các bạn sinh viên mới ra trường hoặc các bạn Nhân viên/Chuyên viên Đào tạo khoảng vài ba năm kinh nghiệm thì rất khó để trở thành Trainer trong công ty. Lúc này công việc của bạn trong bộ phận DTPT thường là công việc mang tính chất logistic như mình đã có mô tả bên trên (chuẩn bị phòng ốc tổ chức lớp học, liên hệ Giảng viên, học viên, thực hiện các báo cáo,…), sau một khoảng thời gian nếu có khả năng thì mới bắt đầu việc thực hiện công việc dẫn giảng (Đứng lớp), thường là lớp đào tạo định hướng cho NV mới (Orientation), sau đó dần dần mới được thực hiện dẫn giảng các lớp kỹ năng.

Xem tiếp Phần 5:  Tiền lương và phúc lợi (C&B)

• https://www.coachtranvuthanh.com/. "Nghề Nhân sự – Phần 4: Đào tạo & Phát triển (T&D)". Ngày đăng: 15/03/2019. Truy cập: 06/10/2020.

• Tìm hiểu các khoá học nghiệp vụ chuyên môn ngắn hạn
• Top 10 kỹ năng quan trọng theo xu hướng nghề nghiệp tương lai
• Kỹ năng mềm giúp thúc đẩy sự nghiệp của bạn như thế nào?
• Khám phá ý tưởng nghề nghiệp của bạn
• Thay đổi nghề nghiệp khó hay dễ?
• Một người cố vấn có thể hỗ trợ cho sự nghiệp của bạn như thế nào?
• Chương trình thực tập và trải nghiệm làm việc ở các tổ chức quốc tế
• Bản tin việc làm tại Cần Thơ và khu vực ĐBSCL
• Việc làm tại Úc, New Zealand, Singapore...
• Các bước chuẩn bị hồ sơ việc làm chuyên nghiệp