• Công việc trước tiên là việc thu nhận và quản lý hồ sơ nhân viên:
  • Công việc này cũng không đơn giản vì không phải ai đi làm cũng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu. Chuyên viên C&B phải theo dõi và đôn đốc rất nhiều mới nhận đủ hồ sơ, đặc biệt các vị trí cấp bậc càng cao thì càng khó yêu cầu hồ sơ hơn.
• Thu nhận xong thì sắp xếp và nhập vào hệ thống quản trị nhân sự của công ty:
  • Hệ thống có thể là phần mềm hoặc Excel
  • Công việc này sẽ tiếp tục được thực hiện khi trong công ty có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức.
  • Khi nhân viên được thuyên chuyển, thăng tiến và nghỉ việc cũng phải cập nhật đầy đủ.
• Một công việc khác cũng rất quan trọng và mất thời gian là quản lý Hợp đồng lao động:
  • Đầu tiên là Hợp đồng thử việc, khi nhân viên sắp hết thời gian thử việc, Chuyên viên C&B phụ trách mảng này phải gửi thư điện tử (email) nhắc các bên liên quan làm đánh giá thử việc và gửi kết quả về đúng hạn. Công việc này cũng mất thời gian không ít.
  • Tương tự Hợp đồng thử việc thì Hợp đồng chính thức cũng vậy, hàng tháng phải theo dõi danh sách sắp hết hạn hợp đồng, gửi thư điện tử (email) nhắc để các bên làm đúng thời hạn. Sau khi có kết quả thì in Hợp đồng ra để trình cấp quản lý ký, cho nhân viên ký và lưu trữ.
  • Công việc này đòi hỏi tính cẩn thận và chính xác cao. Nếu có Thanh tra Lao động kiểm tra và phát hiện sơ suất xảy ra (ký Hợp đồng trễ, ký thiếu, không lưu trữ đầy đủ,…) thì sẽ ảnh hưởng đến công ty.
• Bên cạnh việc quản lý hồ sơ, hợp đồng, Chuyên viên C&B phụ trách mảng này còn một việc khác rất quan trọng là giao tiếp, trao đổi với nhân viên khi họ gặp khó khăn trong công việc, trong mối quan hệ với đồng nghiệp và khi họ có ý định nghỉ việc ở công ty.
  • Lúc này Chuyên viên nhân sự (HR) phải lắng nghe, tìm hiểu nguyên nhân và giúp họ giải quyết.
  • Với nhân viên có ý định nghỉ việc thì tìm hiểu nguyên nhân và có thể thuyết phục họ ở lại, giúp họ định hướng nghề nghiệp,…
  • Dĩ nhiên để làm được công việc này thì điều kiện tiên quyết là Chuyên viên nhân sự (HR) phải được sự tin tưởng của các nhân viên.
• Khi nhân viên nghỉ việc thì làm các thủ tục thôi việc cho nhân viên:
  • Phỏng vấn trước khi nghỉ việc (Exit interview);
  • Thông báo cho các bên liên quan (Kế toán, Hành chính, IT, HR,…) để tiến hành thu hồi tài sản, thiết bị, đóng các tài khoản giao dịch của nhân viên;
  • Phối hợp với các nhóm khác trong Bộ phận Nhân sự (HR) để chốt ngày công, Bảo hiểm và tính lương / phụ cấp còn lại để chi trả cho theo đúng Luật Lao động (Last payment).

• Chấm công:
  • Công việc nghe đơn giản nhưng với một số công ty nếu có tính ngoài giờ (OT), quản lý giờ giấc chặt chẽ (đi trễ bị trừ công, trừ lương) thì cũng khá vất vả.
  • Liên quan đến việc chấm công đó là quản lý ngày phép của Nhân viên.
• Chấm công xong thì tính lương:
  • Đây là công việc có thể nói là áp lực nhất nhất với Chuyên viên Nhân sự (HR) vì chỉ cần sai sót nhỏ thì sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi, cơm áo gạo tiền của người khác.
  • Nếu lương chỉ tính theo ngày công thì đơn giản nhưng có một số công cty, bộ phận (Sales) tính lương theo kết quả công việc (KPI) thì khá vất vả. Hàng tháng, bộ phận này còn phải cập sự thay đổi mức lương của Nhân viên nếu công ty có tăng / giảm lương hoặc thay đổi chính sách, công thức tính lương.
  • Hàng tháng tính lương thì cuối quý, cuối năm sẽ có việc tính thưởng cũng áp lực không kém.
• Xây dựng các chính sách cho công ty:
  • Đây là công việc đòi hỏi nhiều kinh nghiệm và phải có tầm nhìn rộng.
  • Công ty có thể có hàng chục chính sách cần xây dựng:
    • Nghỉ phép năm, làm thêm giờ;
    • Thuyên chuyển nội bộ;
    • Đề bạt, thăng tiến;
    • Chính sách phụ cấp, hỗ trợ (cơm trưa, xăng xe, điện thoại, ma chay hiếu hỉ,…);
    • ESOP (share cổ phần nếu có);
    • Công tác phí;
    • Mua Bảo hiểm cho người thân;
    • Cho nhân viên tạm ứng lương;
    • Chính sách thưởng/trả thưởng;
    • Hoạt động Công đoàn;
    • Quan trọng nhất là Nội quy lao động và Thoả ước lao động tập thể của công ty.

• Tiếp nhận, làm các thủ tục đăng ký và thực hiện khai báo tăng giảm Nhân sự với Cơ quan Bảo hiểm hàng tháng;
• Quản lý lưu trữ các hồ sơ Bảo hiểm của nhân viên;
• Tiếp nhận và xử lý, tính toán các trường hợp nhân viên được hưởng Bảo hiểm, trợ cấp để chi trả cho họ (thai sản, tai nạn lao động, bệnh tật,…);
• Tương tự với Bảo hiểm là thuế thu nhập cá nhân, bên mảng thuế còn thêm công việc là hướng dẫn nhân viên thực hiện các thủ tục khai báo người phụ thuộc và tiến hành cập nhật, khai báo với cơ quan thuế, hàng năm thì hỗ trợ nhân viên làm quyết toán thuế.
• Sau khi tính toán xong thì làm việc với Kế toán để tiến hành nộp / chi trả cho nhân viên.

• Hoạch định và quản lý ngân sách Nhân sự cho công ty, ngân sách này bao gồm:
  • Lương, thưởng, các chi phí chi cho một nhân viên khi làm việc ở cty (thuê văn phòng, điện nước, bàn ghế, máy tính,… gọi chung là "staff cost").
  • Đây là công việc rất quan trọng giúp Ban Giám Đốc (BGĐ) dễ dàng ra quyết định khi muốn tăng giảm Nhân sự trong từng thời kỳ.
  • Công việc này đòi hỏi phải có sự phối hợp với các Bộ phận khác trong Nhân sự.
• Xây dựng hệ thống thang bảng lương, khoảng (range) lương cho từng vị trí, từng cấp bậc khác nhau.
• Xây dựng hệ thống chức danh, cấp bậc cho cty (Job level, Job Title)
• Tham gia thực hiện khảo sát lương với các bên thứ ba để nắm tình hình thị trường (Mercer / Talentnet hay Group)

Xem tiếp Phần 6:  Phát triển tổ chức (OD)

• https://www.coachtranvuthanh.com/. "Nghề Nhân sự – Phần 5: Tiền lương & Phúc lợi (C&B)". Ngày đăng: 18/03/2019. Truy cập: 13/10/2020.

• Tìm hiểu các khoá học nghiệp vụ chuyên môn ngắn hạn
• Top 10 kỹ năng quan trọng theo xu hướng nghề nghiệp tương lai
• Kỹ năng mềm giúp thúc đẩy sự nghiệp của bạn như thế nào?
• Khám phá ý tưởng nghề nghiệp của bạn
• Thay đổi nghề nghiệp khó hay dễ?
• Một người cố vấn có thể hỗ trợ cho sự nghiệp của bạn như thế nào?
• Chương trình thực tập và trải nghiệm làm việc ở các tổ chức quốc tế
• Bản tin việc làm tại Cần Thơ và khu vực ĐBSCL
• Việc làm tại Úc, New Zealand, Singapore...
• Các bước chuẩn bị hồ sơ việc làm chuyên nghiệp