Một trong những chủ đề nóng hổi nhất ở môi trường làm việc ngày nay, không còn là môi trường tuyển dụng đầy thách thức nữa mà xoay quanh xu hướng làm việc từ xa.

Nếu bạn làm việc cho một công ty phần mềm, có thể bạn là một trong số rất nhiều người đang làm việc theo mô hình làm việc từ xa hoặc kết hợp. Nhưng nếu bạn đang làm việc ở ngành, nghề khác, bạn sẽ thấy vui buồn lẫn lộn vì không được chọn làm việc online. Mặc dù làm việc từ xa đã trở thành một làn sóng phổ biến đối với rất nhiều công ty, nhưng sự thật cho thấy nhiều người sử dụng lao động (và người lao động của họ) không hề được chọn hình thức làm việc này.

Công việc của họ có thể là:

• Một sản phẩm được tạo ra trong một môi trường vật lý
• Sản phẩm/dịch vụ được vận hành trong một môi trường việc làm đòi hỏi phải gặp mặt trực tiếp khách hàng

Hãy tham khảo thêm danh sách này:

• Chế tạo
• Nông nghiệp xây dựng
• Khai thác/ Dầu/ Khí
• Dịch vụ ăn uống bán lẻ
• Chăm sóc sức khỏe
• Tiện ích
• Dịch vụ công cộng
• Giải trí, khách sạn và du lịch
• Vận tải hàng hóa và logistics

Các ngành công nghiệp này sử dụng hàng triệu nhân sự không có điều kiện kết nối và hoàn thành công việc của họ tại nhà. Và trong hơn một năm, các cuộc tranh luận đã nổ ra xung quanh vấn đề này. Trong hầu hết mọi sự kiện diễn thuyết mà tôi đã tham gia trong năm qua, mỗi khi khái niệm “làm việc từ xa” xuất hiện, khán giả liền chia thành hai phe: "có" và "không".

Ngay bây giờ, hãy cùng tìm hiểu xem liệu những công việc không thân thiện với xu hướng làm việc từ xa này có thể làm gì để thích nghi tốt hơn với tính linh hoạt trong công việc.

4 cách để thay đổi cái nhìn về tính linh hoạt

Đầu tiên, chúng ta có xu hướng nghĩ rằng sự linh hoạt có nghĩa là bạn có thể làm việc trên chiếc sofa và trong bộ đồ ngủ.

Ngừng định kiến

Chúng ta luôn đinh ninh rằng tính linh hoạt chỉ xoay quanh làm việc từ xa, trực tiếp hoặc theo mô hình kết hợp vì đó là những gì chúng ta luôn được nghe. Nhưng sự thật lại không phải vậy. Đó là về quyền kiểm soát và quyền tự chủ của ai đó.

Tôi luôn khuyên các nhà tuyển dụng nên hỏi nhân viên rằng sự linh hoạt có ý nghĩa như thế nào đối với họ, bởi vì những người lãnh đạo có thể có tầm nhìn không chính xác về điều này. Hoặc chúng ta có thể nghĩ rằng sự linh hoạt là một thứ gì đó mạnh mẽ và cụ thể hơn mức cần thiết. Đừng xác định sự linh hoạt thay họ, hãy để họ tự xác định nó với bạn.

Tính linh hoạt có nhiều khía cạnh khác nhau. Ngay cả khi chúng ta bắt buộc phải có nhân sự làm việc tại chỗ vì yêu cầu kinh doanh, chúng ta vẫn có thể đan xen sự linh hoạt bằng một số cách mang tính quyết định.

Để nhân viên có quyền kiểm soát cách hoàn thành công việc của họ hơn. Đừng hạ mức độ kỳ vọng, nhưng hãy hạn chế việc kiểm soát từng li từng tí và bắt họ phải làm việc rập khuôn. Trong khi một số công việc tuân theo một quy trình rất cụ thể, bắt buộc, thì nhiều khi lại không. Ví dụ, nhiều năm trước, US Cellular đang phục hồi văn hóa của công ty và một trong những khía cạnh quan trọng là tăng cường quyền tự chủ cũng như trao quyền cho các nhân viên hỗ trợ tuyến đầu. Họ được phép bỏ qua bước phê duyệt đối với những nhiệm vụ đơn giản như thay chiếc điện thoại đã hỏng miễn là làm đúng, ngay tại chỗ, tức thì. Cách thức này làm tăng sự hài lòng của cả khách hàng và người lao động. Đây có lẽ là lựa chọn quan trọng nhất trong tất cả các lựa chọn vì giá trị cốt lõi của nó, tính linh hoạt cho công việc nào cũng nằm ở sự lựa chọn. Đối với những công việc thân thiện với xu hướng làm việc từ xa, mọi người chỉ đơn thuần là chọn nơi làm việc. Nhưng nhiều loại công việc đặc thù phải làm việc trực tiếp lại không thể có lựa chọn này. Vì vậy, giải pháp thay thế là để họ được  linh hoạt lựa chọn cách thức hoàn thành công việc nhưng vẫn đảm bảo phù hợp với hoạt động kinh doanh.

Cung cấp thời gian nghỉ chi tiết hơn hoặc thiết kế lịch làm linh hoạt hơn. Trong nhiều tổ chức, ca làm được lập bởi các quản lý và nhân viên rất ít khi được ý kiến ​​về ca làm. Và việc đổi ca cũng đi kèm rất nhiều thủ tục rườm rà, rắc rối.

Làm thế nào để linh hoạt hơn trong trường hợp này? Hãy cho phép nhân viên đổi ca làm, trao quyền cho họ. Điều này không chỉ giúp họ kiểm soát công việc của mình nhiều hơn mà còn giúp các quản lý giảm bớt căng thẳng khi phải tìm gấp nhân sự vào phút 89.

Hãy cân nhắc các lựa chọn linh hoạt về thời gian chi tiết hơn. Một nhân viên làm việc cho một công ty sản xuất và nếu anh ấy cần đi khám bệnh vào một khung giờ trong ngày làm việc, anh sẽ nhận được một loại cảnh cáo/khiển trách vì đã bỏ ngang công việc. Anh cảm thấy lẽ ra mình nên nghỉ cả ngày để tránh trải nghiệm không mấy tốt đẹp đó. Một viễn cảnh tốt hơn là công ty cho phép anh sử dụng khoảng thời gian nghỉ phép có lương khi cần thiết. Đôi khi chỉ đơn giản là một giờ đồng hồ nếu việc cá nhân đó ở gần chỗ làm.

Một trong những lý do lớn nhất khiến nhiều người không dùng đến thời gian nghỉ việc có lương là vì e ngại cái nhìn của lãnh đạo. Áp lực đó càng tăng lên, các nhân viên càng ít tận dụng thời gian nghỉ việc có lương.

Hãy trao cho nhân viên quyền kiểm soát tiến trình sự nghiệp và cơ hội phát triển của họ.

Trong nghiên cứu mới đây của chúng tôi về hiệu suất, mức độ tương tác của nhân viên và tác động của doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy rằng một trong những biện pháp hàng đầu của các công ty có doanh thu cao hơn, giữ chân nhân viên và điểm tương tác của nhân viên tốt hơn đã đưa sự tăng trưởng và phát triển vào quy trình quản lý hiệu suất/ tài năng. Dữ liệu cho thấy rằng cứ một nhân viên đang mâu thuẫn về con đường phát triển nghề nghiệp của mình, sẽ nối tiếp hai nhân viên khát khao và mong muốn điều đó. Về lâu dài, bạn nghĩ nhân viên sẽ đánh giá cao điều gì hơn: Cơ hội làm việc tại nhà trong một khoảng thời gian hay cơ hội để tận dụng thế mạnh, tìm ra sự nghiệp trong mơ và thể hiện năng lực của họ?

Trong cuốn sách Ý tưởng thúc đẩy tổ chức (The Idea Driven Organization), các tác giả bàn luận rất nhiều về tầm quan trọng của việc lắng nghe nhân viên, bởi vì sự đổi mới chủ yếu đến từ những người gần gũi nhất với quá trình cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Chúng tôi nghĩ rằng sự đổi mới đến từ ban lãnh đạo, điều hành từ xa, nhưng điều này không thực sự phổ biến. Thông thường, sáng kiến đổi mới đến từ những nhân viên tuyến đầu khi cố gắng tìm ra cách cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng lên 5% hoặc tăng tốc quy trình lên 10%. Những gia tăng tuy nhỏ nhưng sẽ mang lại giá trị lớn dần theo thời gian.

Ngoài việc đổi mới, cởi mở và rõ ràng với nhân viên cũng có thể làm nên điều kỳ diệu. Chúng tôi đã khảo sát 1000 nhân viên trong một nghiên cứu về Tái đào tạo kỹ năng, Khả năng linh động và Phát triển tài năng trong năm nay. Chúng tôi nhận thấy có tới 6/10 đáp viên cho biết họ không nhận được bất kỳ hướng dẫn nào từ ban lãnh đạo về những kỹ năng quan trọng nhất để phát triển cho sự thành công về lâu dài trong sự nghiệp.

Hãy rõ ràng, minh bạch và thường xuyên giao tiếp. Nếu chỉ vì không thể cho nhân viên nào đó lựa chọn làm việc ở một vị trí khác không có nghĩa là bạn cần phải né tránh giao tiếp với họ những công việc khác. Việc chia sẻ thông tin và yêu cầu đầu vào sẽ mang lại hiệu quả giao tiếp dựa trên sự tin tưởng và minh bạch. 

Khái niệm ROWE khá đơn giản. ROWE là viết tắt của “results-only work environment - môi trường làm việc chỉ tập trung vào kết quả”, trong đó trọng tâm là phải đặt ra các kỳ vọng rõ ràng cho công việc và sau đó là để mọi nhân viên tập trung toàn lực thực hiện những kỳ vọng đó. Không ràng buộc họ phải làm ở đâu, như thế nào và khi nào. Mặc dù những công việc liên quan đến ROWE thân thiện với xu hướng làm việc từ xa, nhưng khái niệm này vẫn có giá trị to lớn và đã được chứng minh tính hiệu quả ở nhiều công ty khác trong những năm vừa qua. 

Cuối cùng, sự linh hoạt là để nhân viên chịu trách nhiệm cho kết quả đầu ra, chứ không phải là chịu trách nhiệm cho vị trí của họ. Và với một số công việc như bán lẻ, dịch vụ ăn uống, khách sạn, chăm sóc sức khỏe, sản xuất và một loạt các trường hợp sử dụng khác yêu cầu tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, tính linh hoạt không thể được thực thi. Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, có một phương pháp thay thế đó là trao quyền, tin tưởng và hỗ trợ việc ra quyết định của nhân viên.

Vào năm ngoái, tôi đã nói về cùng một chủ đề với nhiều nhà điều hành nhân sự, tìm kiếm nhân tài, đào tạo và vận hành khác nhau khi các công ty đang phải đau đầu với các lựa chọn mô hình làm việc từ xa/ trực tiếp/ kết hợp. Tôi muốn chia sẻ nó với bạn và với thị trường tuyển dụng hiện nay rằng giờ là lúc đương đầu với những thách thức trong việc giữ chân nhân tài cũng như nhiều nhân tố quan trọng khác.

Những ý tưởng này có đòi hỏi cách tiếp cận khác hay tư duy khác không? Chắc chắn là có. Nhưng càng ngày càng có nhiều ý kiến từ các nhà lãnh đạo ​​rằng họ mới là đối tượng bị ảnh hưởng nặng nề nhất bởi vấn đề doanh thu, nhân viên rời đi và nhiều điều tương tự. Và thậm chí họ phải ngừng hoạt động.

Nói tóm lại, sự linh hoạt phụ thuộc vào việc bản thân một người có khả năng làm việc linh hoạt hay không. Nó không chỉ đơn thuần là “ở đâu”, mà còn là ‘khi nào”, “như thế nào”, hoặc là “những gì”. Hãy trò chuyện với nhân viên của bạn, tìm hiểu xem tính linh hoạt thực sự có ý nghĩa như thế nào đối với họ và dựa vào điều đó để quản lý, sắp xếp công việc cũng như truyền đạt thông tin một cách có ý nghĩa.

Lược dịch bởi CanThoWork.

• Ben Eubanks. "The Remote Work Gap: How to Add Flexibility in a Non-Flexible Industry or Job." Ngày đăng: 13/10/2021. Truy cập: 16/10/2021.
• Nguồn ảnh: Freepik

• Lý giải Kỹ thuật Pomodoro
• Science Of Persuasion
• Thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành Xuất nhập khẩu
• Những công việc PMET dài hạn có nhiều hơn ở Singapore
• Làm thế nào để tìm nơi thực tập tốt trước khi ra trường?
• Chương trình thực tập, giao lưu sinh viên quốc tế và cơ hội làm việc
• Làm việc tự do và tự làm chủ
• Thị thực “lao động kỳ nghỉ đầu tiên” (First Work and Holiday visa)
• Làm thế nào để có trải nghiệm công việc và tích lũy kinh nghiệm?
• Thi thử IELTS hoàn toàn miễn phí, trải nghiệm 4 kỹ năng như thi thật tại New Windows