Việc làm Trợ lý có nhiều vai trò như trợ lý dự án, trợ lý quản lý, trợ lý nhân sự, trợ lý giám đốc, trợ lý kinh doanh, trợ lý bộ phận, v.v.

Mỗi vai trò sẽ có những đặc điểm khác nhau nhưng nhìn chung đều đảm nhiệm công việc hỗ trợ, giúp đỡ cấp trên và đồng nghiệp hoàn thành nhiệm vụ, phụ trách các loại giấy tờ, liên lạc,...

Khi nói đến trợ lý, nhiều người thường nghĩ đến các công việc hành chính, giấy tờ trong văn phòng nhưng thực chất đó không phải là tất cả nhiệm vụ của vai trò này. Vậy chính xác thì trợ lý là làm gì?
 
Về bản chất, trợ lý là người hỗ trợ nhưng công việc cụ thể của họ sẽ khác nhau tùy vào chức danh cụ thể. Trợ lý có thể là người hỗ trợ cho chủ tịch, giám đốc và các trưởng phòng trong doanh nghiệp - họ sẽ được gọi là trợ lý chủ tịch, trợ lý giám đốc hoặc trợ lý phòng ban. Trong trường hợp làm trợ lý riêng, bạn là người liên hệ mật thiết với ban lãnh đạo, hỗ trợ họ từ việc nhận báo cáo, sắp xếp lịch hẹn, lên lịch các cuộc họp, và các công việc khác theo sự phân công. Trợ lý cấp cao thậm chí có quyền hành cao hơn các trưởng bộ phận, đôi khi sẽ thay mặt người sếp của mình phân công và xử lý công việc hành chính, kinh doanh, và quản trị nói chung.
 
Trong khi đó, các trợ lý phòng ban vừa hỗ trợ cho trưởng phòng và phó phòng, lại vừa giúp đỡ các nhân viên trong bộ phận, chủ yếu về giấy tờ và thủ tục hành chính. Yêu cầu tuyển dụng đối với trợ lý cấp cao thường cao hơn hẳn với trợ lý phòng ban.
 
Công việc trợ lý tương đối bận rộn và cần một người có khả năng tổ chức, sắp xếp, quản lý thời gian cũng như đa nhiệm. Trợ lý sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng công việc và nhịp độ trong văn phòng được duy trì ở mức hiệu quả nhất.

Trợ lý trong mỗi doanh nghiệp sẽ thực hiện những công việc theo yêu cầu riêng. Tuy nhiên, thông thường một người trợ lý sẽ đảm nhận các công việc cụ thể như:

• Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu cần thiết cho các sự kiện thường xuyên của công ty.
• Lên lịch họp và các cuộc hẹn.
• Sắp xếp và lưu giữ hồ sơ nhân viên.
• Thực hiện các công tác hành chính để hỗ trợ nhân viên hàng ngày.
• Hợp tác với nhân viên ở nhiều phòng ban khác nhau.
• Cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ (ví dụ, thông tin nhân viên mới).
• Trả lời câu hỏi của nhân viên và chuyển câu hỏi đến phòng nhân sự nếu cần.
• Tìm lại dữ liệu về công ty và nhân viên khi được yêu cầu.
• Kiểm tra vật dụng hàng hóa cung ứng cho văn phòng và đặt hàng khi cần.
• Sắp xếp vấn đề đi lại và chỗ ở cho nhân viên.
• Chuẩn bị phòng hội nghị (chẳng hạn như đặt chỗ và kiểm tra trang thiết bị).
• Phân phát tài liệu công ty cho nhân viên (chẳng hạn như các thông báo và chỉ dẫn an toàn).

Khi ứng tuyển trợ lý, bạn cần đáp ứng được các yêu cầu về kỹ năng như:

• Kinh nghiệm làm Trợ lý hành chính hoặc vị trí tương đương.
• Hiểu biết về công việc văn phòng và các thủ tục nhân sự.
• Kỹ năng máy tính (sử dụng thành thạo MS Office).
• Kiến thức về Luật Lao động.
• Kỹ năng tổ chức tốt.
• Biết sử dụng các thiết bị văn phòng (như máy in, máy fax).
• Kỹ năng giao tiếp tốt.
• Tốt nghiệp THPT trở lên.

1. Trợ lý Giám đốc/Tổng giám đốc
2. Trợ lý dự án
3. Trợ lý kinh doanh
4. Trợ lý sản xuất
5. Trợ lý hành chính

Bạn cần được cố vấn việc làm và tìm việc, hãy click vào đây

Ngoài ra, để luôn được cập nhật thông tin tuyển dụng mới nhất, hãy tham gia vào nhóm 𝗭𝗮𝗹𝗼 của 𝗖𝗮𝗻𝗧𝗵𝗼𝗪𝗼𝗿𝗸.𝘃𝗻 cho từng lĩnh vực:

• Khối Hành chính - Nhân sự - Văn phòng 
• Lĩnh vực Sản xuất
• Lĩnh vực FMCG
• Lĩnh vực Tài chính - Kế toán
• Lĩnh vực Dịch vụ
• Lĩnh vực CNTT

• Joboko. "Trợ lý là làm gì? Mô tả chi tiết công việc trợ lý." Ngày đăng: 10/05/2020. Truy cập: 23/04/2021.
• Nguồn ảnh: Freepik

• PREMIUM JOBS
• Bản tin việc làm tại Cần Thơ và khu vực ĐBSCL
• Việc làm tại Úc, New Zealand, Singapore...
• Các bước chuẩn bị hồ sơ việc làm chuyên nghiệp
• Tổng quan về chương trình Quản trị viên tập sự (Management Trainee - MT)
• Thuật ngữ tiếng Anh và từ khoá về việc làm....
• 10 bước để tìm việc làm
• 30 ngày tìm kiếm công việc mơ ước
• Tìm kiếm sự hỗ trợ từ cố vấn việc làm
• Kỹ năng mềm cần thiết cho công việc