Khi bạn phỏng vấn việc làm cho vị trí trợ lý hành chính văn phòng, người phỏng vấn sẽ muốn tìm hiểu xem trình độ chuyên môn của bạn liên quan tới vị trí tuyển dụng đến mức nào và cá nhân bạn phù hợp với văn hóa công ty và bộ phận Hành chính như thế nào.

Bởi vì vị trí công việc Trợ lý hành chính văn phòng đòi hỏi cả kỹ năng hành chính và kỹ năng giao tiếp cá nhân, nhà quản lý tuyển dụng thường sẽ tập trung hỏi về các đặc điểm cá nhân cụ thể cho công việc, cũng như các kỹ năng làm việc với con người, vốn khó định lượng hơn, của bạn.

Một trong những cách để chuẩn bị cho mọi cuộc phỏng vấn việc làm là phân tích kỹ lưỡng bản mô tả công việc để có thể hiểu được liệu có nhóm các kỹ năng cụ thể nào là yêu cầu cốt lõi của vị trí đó hay không.

Ví dụ, bản mô tả công việc có nhấn mạnh việc lập kế hoạch du lịch, điều phối dự án, lên lịch họp hàng ngày, hỗ trợ cá nhân hay bất cứ điều gì khác không?

Lưu ý quan trọng: Đảm bảo nhấn mạnh kinh nghiệm phù hợp và có liên quan nhất của bạn khi trả lời các câu hỏi phỏng vấn cho công việc cụ thể.

Lập danh sách các kỹ năng được đề cập trong tin tuyển dụng và thoải mái thêm một số các kỹ năng khác mà bạn cho là phù hợp. Sau đó, hãy xem xét các kỹ năng hành chính, văn phòng của bạn và kết nối các bằng cấp, chứng chỉ, trình độ của bạn với công việc. Điều này sẽ giúp bạn điều chỉnh câu trả lời theo cách phù hợp nhất với vị trí ứng tuyển cụ thể.

Tham khảo đoạn phim ngắn về “5 câu hỏi và câu trả lời hàng đầu cho vị trí Trợ lý hành chính văn phòng”

Điều quan trọng cần lưu ý là cuộc phỏng vấn có thể vượt ra ngoài các kỹ năng mềm liên cá nhân của bạn, chẳng hạn như khả năng giao tiếp, kỹ năng tổ chức hoặc tính kịp thời. Do đó, bạn cũng nên sẵn sàng để trao đổi về các kỹ năng cứng hay kỹ năng chuyên môn.

1. Sẵn sàng để thảo luận về các chương trình phần mềm máy tính

Đa số các vị trí Trợ lý hành chính văn phòng đều yêu cầu sử dụng thường xuyên các phần mềm máy tính cụ thể, do đó, bạn có lẽ sẽ phải trao đổi về các chương trình máy tính khác nhau mà bạn đã làm việc, cách bạn đã sử dụng các chương trình này và mức độ chuyên môn, thành thạo của bạn.

Câu trả lời mẫu: 
Tôi thích sử dụng công nghệ và tìm hiểu về các chương trình mới để phục vụ cho công việc Hành chính văn phòng. Tôi cũng có chút năng khiếu trong việc truyền đạt và hướng dẫn cách sử dụng cho những đồng nghiệp không am hiểu nhiều về hệ thống. Trong công việc gần nhất tôi tại Kent Associates, tôi đã tình nguyện xem xét và kiểm tra các hệ thống quản lý dự án cho đội ngũ chuyên gia mà tôi hỗ trợ. Sếp của tôi đã chấp thuận đề xuất của tôi và tiến hành đưa vào sử dụng hệ thống Asana, nhằm giúp chúng tôi theo dõi các dự án và chia sẻ thông tin trên nền tảng mạng (web).

Câu trả lời mẫu: 
Tôi là người được tin cậy và tìm kiếm ở văn phòng khi nhắc đến các trang trình chiếu bằng PowerPoint. Tôi cũng thích việc giúp các nhân viên bán hàng của công ty khiến khách hàng thán phục với các bài thuyết trình của họ. Tôi cũng có khả năng sử dụng bảng tính Excel nâng cao và tạo các chuỗi tự động macro phức tạp để chuẩn bị dự trù ngân sách cho các bảng đề xuất dự án.

Các câu trả lời của bạn sẽ ấn tượng hơn nhiều nếu bạn cung cấp những “giai thoại” cụ thể về bạn để thể hiện quyền lực của bạn đối với các công cụ hành chính và quy trình quản trị văn phòng.

2. Sẵn sàng thảo luận về các quy trình quản trị hành chính văn phòng

Bạn nên chuẩn bị sẵn sàng để thảo luận về quy trình làm việc và quy trình quản trị hành chính của bạn ở các vị trí trước đây. Là một chuyên viên hành chính văn phòng, chắc chắn bạn là người có tổ chức và chú trọng đến chi tiết. Phỏng vấn viên sẽ muốn biết cách bạn thể hiện những phẩm chất này trong quy trình làm việc hàng ngày của bạn.

Câu trả lời mẫu: 
Khả năng tổ chức và sự chú ý đến từng chi tiết là một trong những năng lực quan trọng của tôi. Tôi đã phát triển vượt bậc trong những tình huống mà tôi có thể tác động nhằm mang lại trật tự cho các dự án phức tạp. Ví dụ, trước đây tôi đã có dịp hỗ trợ 8 chuyên gia đang lên kế hoạch cho các sự kiện khuyến mại cho khách hàng. Khi đó, tôi đã phát triển một mẫu biểu để theo dõi mục tiêu và tiến độ cho từng dự án và thiết lập nó trên bộ chia sẻ lưu trữ (Shared drive) để tất cả các thành viên liên quan có thể theo dõi tiến độ của các dự án và sự kiện nhóm.

Câu trả lời mẫu: 
Khi làm việc cho Alfred Group, tôi đã tạo một cuốn cẩm nang quy trình về các bước cần thiết để xử lý hồ sơ vay, sau đó, tôi tải cẩm nang đó lên mạng trực tuyến để tất cả các nhân viên tín dụng có thể thực hiện theo cùng một quy trình.

3. Luôn trả lời các câu hỏi một cách tích cực

Hãy lưu ý đến phong thái và thái độ của bạn trong suốt cuộc phỏng vấn. Hãy mỉm cười, duy trì giao tiếp bằng mắt với người phỏng vấn và nói chuyện với giọng điệu nhiệt tình (nhưng vẫn bình tĩnh và tự tin).

Câu trả lời mẫu: 
Vì phải thường xuyên giao tiếp chặt chẽ với các cá nhân mà họ cùng làm việc, nên điều cần thiết đối với một trợ lý hành chính văn phòng là phải luôn tích cực, chuyên nghiệp và lịch sự.

Bạn sẽ muốn người phỏng vấn tin rằng làm việc với bạn là một trải nghiệm thú vị và dễ chịu.

Câu trả lời mẫu: 
Tôi đã làm việc ở quầy lễ tân và điều quan trọng là tôi đã tạo được ấn tượng tích cực đầu tiên cho cả khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng. Tôi là một người "luôn sẵn sàng làm việc" và tôi thường xuyên được khen ngợi về “định hướng dịch vụ khách hàng” trong các lần đánh giá nhân sự.

Câu trả lời mẫu: 
Công ty thường tiến hành khảo sát khách hàng sau khi họ tương tác với dịch vụ của công ty, và tên của tôi luôn được nhắc đến với tư cách là một nhân viên hữu ích, dễ mến và chuyên nghiệp. Sếp của tôi cũng nhận xét rằng khách hàng rất hay yêu cầu gặp tôi mỗi khi họ gọi đến văn phòng để được hỗ trợ.

Trong quá trình chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, việc xem qua các câu hỏi mà bạn có thể được hỏi có thể trở nên rất hữu ích. Hãy suy nghĩ về cách bạn sẽ phản hồi để có thể nhấn mạnh những kinh nghiệm và thành tựu cụ thể từ những công việc trước đây của bạn.

• Bạn có những kỹ năng tin học, máy tính nào, và bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng chương trình, phần mềm nào?
• Bạn có cảm thấy thoải mái xử lý một lượng lớn các cuộc điện thoại và sử dụng điện thoại có nhiều đường dây hay không?
• Tại công ty này, chúng tôi vui thích khi nghĩ về việc bản thân là những thành viên của một nhóm cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung. Còn bạn, bạn cảm thấy thế nào khi làm việc trong môi trường yêu cầu tính đồng đội cao?
• Bạn sẽ cảm thấy thế nào khi phải giám sát hai hoặc ba nhân viên khác?
• Điểm mạnh hay ưu điểm lớn nhất của bạn là gì và nó sẽ giúp ích gì cho hiệu suất công việc của bạn khi làm ở vị trí này?
• Điểm yếu hay nhược điểm lớn nhất của bạn là gì?
• Bạn làm cách nào để xử lý căng thẳng và áp lực?
• Bạn cảm thấy thế nào khi làm việc cho người giám sát hay quản lý của bạn?
• Bạn mong đợi điều gì từ một người giám sát hay người quản lý?
• Bạn thích làm việc độc lập hay theo nhóm?
• Bạn có thể làm việc tốt với mọi người hay không?
• Đưa ra một số ví dụ cá nhân về những tình huống bạn đã tham gia làm việc nhóm.
• Danh sách các câu hỏi phỏng vấn về vị trí Lễ tân 

Bạn cũng nên dành thời gian tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu về công ty và chuẩn bị sẵn những câu hỏi thích hợp để đặt ra cho người phỏng vấn khi có cơ hội.

Bí quyết: Việc đặt ra một số câu hỏi trước cả khi người phỏng vấn ngỏ lời cũng có thể hữu ích. Nếu bạn không có cơ hội đó từ những phút đầu của cuộc phỏng vấn, bạn vẫn có thể đặt câu hỏi cho người phỏng vấn trong phần thảo luận thêm khi đang trả lời các câu hỏi khác.

Thông thường, cơ hội để đặt câu hỏi cho người phỏng vấn điều này sẽ diễn ra lúc gần cuối cuộc phỏng vấn, vì vậy điều quan trọng là phải để lại cho (những) người phỏng vấn một ấn tượng tốt đẹp. Một cách tuyệt vời để làm điều đó là thể hiện sự quan tâm và có đầu tư, chuẩn bị của bạn cho cuộc phỏng vấn bằng cách kết hợp các câu bạn đã được hỏi với một số câu hỏi của riêng bạn.

• Vị trí công việc này có những nhiệm vụ gì? 
• Một ngày (một tuần) làm việc điển hình tại phòng ban (bộ phận) này ra sao?
• Phòng ban (bộ phận) này có những điểm mạnh (ưu điểm) nào? Vậy, còn những điểm còn thiếu sót, cần cải thiện thì sao?
• Các Trợ lý Hành chính văn phòng trước đây của bạn nói gì về điều tuyệt nhất khi làm việc cho công ty? Họ sẽ nói điều gì là tệ nhất?
• Định hướng của công ty trong 5 năm tới như thế nào? Anh / chị có cảm thấy có bất kỳ mối đe dọa nào đặt ra cho sự thành công của mục tiêu đó không?
• Tại sao người Trợ lý Hành chính cuối cùng của bạn rời khỏi vị trí này? Điểm mạnh (ưu điểm) của anh ấy / cô ấy là gì? Điểm yếu (nhược điểm, hạn chế) của anh ấy / cô ấy là gì? Anh ấy / cô ấy hiện đang làm gì?
• Người Trợ lý Hành chính tốt nhất của công ty có những đặc điểm (phẩm chất) gì? Còn, người Trợ lý Hành chính tệ nhất thì sao? 
• Tần suất đánh giá hiệu suất công việc như thế nào? Ai sẽ là người chịu trách nhiệm thực hiện các bài đánh giá đó?
• Theo anh / chị, kỹ năng nào là quan trọng nhất đối với một Trợ lý Hành chính?
• Anh / chị khen thưởng và động viên các nhân sự làm việc trong phòng ban (bộ phận) của anh / chị bằng cách nào?
• Có bất kỳ vấn đề nào liên tục xảy ra trong phòng ban (bộ phận) của anh / chị không?
• Anh / chị đã xử lý các vấn đề nhân sự trong quá khứ như thế nào?
• Những thách thức lớn nhất đối với một người làm ở vị trí Trợ lý Hành chính này là gì?
• Theo anh / chị, khía cạnh đáng giá nhất hay phần thưởng xứng đáng nhất của vị trí công việc này là gì?
• Anh / chị / công ty / phòng ban (bộ phận) có hỗ trợ tư cách thành viên trong các hiệp hội nghề nghiệp và việc tiếp tục phát triển nghề nghiệp của nhân viên hay không?
• Anh / chị sẽ mô tả vai trò của vị trí Nhân viên Hành chính trong văn phòng này như thế nào?
• Công ty có kỳ vọng hoặc thường xuyên yêu cầu làm ngoài giờ, làm tăng ca hay làm thêm vào cuối tuần không?
• Anh / chị thích điều gì nhất khi làm việc cho công ty này? Anh / chị có muốn thực hiện bất kỳ thay đổi nào hay không?
• Anh / chị kém thích điều gì nhất khi làm việc ở đây?
• Anh / chị khuyến khích phòng ban (bộ phận) làm việc theo nhóm, hay tập trung hơn vào những đóng góp của cá nhân?

Ngoài các câu hỏi phỏng vấn về công việc cụ thể, bạn cũng sẽ nhận được những câu hỏi tổng quát hơn về lịch sử việc làm, trình độ học vấn, điểm mạnh (ưu điểm), điểm yếu (khuyết điểm), thành tích, mục tiêu và kế hoạch nghề nghiệp của bản thân bạn.

Hãy tham khảo thêm danh sách các câu hỏi phỏng vấn phổ biến nhất và các câu trả lời mẫu. 

• Alison Doyle, "Administrative Assistant Interview Questions and Answers", cập nhật ngày 25/05/2020, truy cập ngày 11/09/2020.

• PREMIUM JOBS
• Bản tin việc làm tại Cần Thơ và khu vực ĐBSCL
• Những thông tin cần biết về Luật lao động
• Cách giải mã một quảng cáo tuyển dụng
• Cách để sẵn sàng cho công việc trước khi tốt nghiệp
• Những nhân tố quan trọng quyết định cho thành công trong sự nghiệp của bạn
• Tìm kiếm thông tin về việc làm theo từng lĩnh vực, ngành nghề
• Quy trình tuyển dụng chuẩn
• Cách yêu cầu tăng lương thành công
• Cố vấn có thể hỗ trợ cho bạn thế nào?