Biên bản cuộc họp là các ghi chú chi tiết, dùng như một biên bản chính thức của cuộc họp hoặc hội nghị. Người phụ trách cuộc họp thường yêu cầu một trong những người tham gia thực hiện nhiệm vụ này. Người đó có thể là bạn. Mặc dù nó không phải là một công việc quá khó khăn, nhưng ghi biên bản là một việc quan trọng. Vì biên bản cuộc họp là một bản ghi chính thức về những gì đã diễn ra, nên độ chính xác là tối quan trọng. Bạn sẽ phải ghi chép các ghi chú trong cuộc họp một cách kỹ lưỡng để mọi người phải có thể tham khảo sau này nếu cần thiết.

Dưới đây là một số gợi ý để giúp bạn xử lý công việc này một cách khéo léo. Tìm hiểu những việc cần làm trước, trong và sau cuộc họp để đảm bảo bạn ghi chép biên bản hiệu quả. 

Chọn công cụ ghi âm của bạn. Liệu bạn sẽ về lại trường xưa để dùng giấy và bút hay bạn sẽ là người yêu thích công nghệ cao và sử dụng máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh? Hãy hỏi lại sếp của bạn xem liệu họ có thích bạn sử dụng một phương pháp cụ thể nào hay không.

Đảm bảo rằng công cụ bạn chọn đang hoạt động tốt và có phương án dự phòng để phòng trường hợp công cụ ban đầu của bạn bị lỗi. Ví dụ, nếu bạn mang theo máy tính xách tay, hãy chuẩn bị sẵn bút và giấy nữa. Bạn không muốn phải dừng cuộc họp lại để tìm kiếm thứ gì đó để viết nếu máy tính của bạn gặp sự cố đâu.

Đọc chương trình họp trước khi cuộc họp bắt đầu. Nó sẽ cho phép bạn lập dàn ý cho biên bản họp. Để lại một khoảng trống bên dưới mỗi mục trên đó và viết ghi chú của bạn vào đó. Điều này sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn một chút, miễn là người điều hành cuộc họp bám sát chương trình làm việc.

• Chuyền một bảng danh sách điểm danh và đảm bảo rằng mọi người đều ký vào đó. Bạn sẽ cần đưa danh sách tất cả những người tham dự vào biên bản cuộc họp chính thức.
• Hãy chắc chắn rằng bạn biết mọi người là ai. Bằng cách này, bạn sẽ có thể xác định ai đang nói và ghi lại chính xác thông tin đó.
• Ghi chú thời gian cuộc họp bắt đầu.
• Đừng cố gắng viết ra mọi nhận xét. Chỉ cần bao gồm những ý chính thôi là được. Hãy hết sức cẩn thận để không bỏ sót các mục mà bạn không đồng ý. Không nên để các thành kiến ảnh hưởng đến bạn. Hãy nhớ rằng đây là bản báo cáo chính thức, không phải ý kiến của bạn về những gì đã xảy ra.
• Viết ra tất cả các kiến nghị, người đưa ra chúng và kết quả của các phiếu bầu, nếu có; bạn không cần phải viết ra ai đã tán thành một đề nghị nào đó. Tất nhiên, các quy tắc của tổ chức của bạn có thể khác nhau, vì vậy hãy xác minh những quy tắc đó với sếp của bạn trước.
• Nếu việc bình chọn cho một kiến nghị hoặc cuộc thảo luận nào được hoãn lại đến cuộc họp tiếp theo, hãy ghi lại điều đó.
• Ghi lại thời gian kết thúc cuộc họp.

• Sau cuộc họp, đánh máy lại biên bản càng sớm càng tốt trong khi mọi thứ vẫn còn rõ ràng trong tâm trí bạn. Nếu bạn tìm thấy lỗi trong ghi chú cuộc họp của mình hoặc có câu hỏi, bạn có thể giải quyết vấn đề đó nhanh chóng bằng cách nói chuyện với những người tham dự khác.
• Trên bản sao cuối cùng của biên bản, hãy bao gồm tên của tổ chức, chức danh của ủy ban, loại cuộc họp (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm hoặc đặc biệt) và mục đích của nó.
• Cho biết thời gian bắt đầu và kết thúc.
• Cung cấp danh sách những người tham dự và ghi chú về người điều hành cuộc họp. Bao gồm tên của bạn trong danh sách những người tham gia và, trong ngoặc đơn sau tên của bạn, hãy nói rằng bạn đã lập biên bản. Hoặc cách khác, ở cuối tài liệu, bạn có thể ký tên bằng cách viết "Được lập bởi", sau đó là tên của bạn.
• Đọc lại các biên bản trước khi bạn gửi chúng. Cũng như yêu cầu người đã tham dự khác xem xét chúng. Họ có thể sẽ nhắc bạn biết nếu bạn vô tình bỏ sót điều gì đó.
• Gửi chúng cho người điều hành cuộc họp trừ khi nhận được hướng dẫn khác.

• Dawn Rosenberg Mckay. "How to Take Meeting Minutes". Updated on May 14, 2019. Accessed on January 30, 2021.
• Nguồn ảnh: Freepik

• Học bổng - Du học
• Chương trình thực tập và trải nghiệm làm việc ở các tổ chức quốc tế
• Chương trình hữu ích
• Cách một người cố vấn hỗ trợ bạn
• Thuật ngữ tiếng Anh trong các lĩnh vực ngành nghề
• Những kỹ năng được tìm kiếm và săn đón bởi các nhà tuyển dụng
• Bản tin việc làm tại Cần Thơ và khu vực ĐBSCL
• “Cố định” và “Phát triển”: Hai tư duy cơ bản định hình cuộc sống của chúng ta
• Những lí do để học Cao học
• 17 việc làm tại nhà tốt nhất năm 2021