Bí quyết để quản lý thời gian hiệu quả là... nghĩ về những quả cà chua thay vì nghĩ về giờ giấc! Thoạt đầu nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng hàng triệu người đã tin rằng Kỹ thuật Pomodoro có sức mạnh thay đổi cuộc đời (Pomodoro có nghĩa trong tiếng Ý là cà chua 🍅)

Phương pháp quản lý thời gian phổ biến này đòi hỏi bạn phải liên tiếp theo các phiên làm việc tập trung pomodoro với các khoảng thời gian nghỉ ngắn thường xuyên để thúc đẩy sự tập trung bền vững cũng như ngăn được sự mệt mỏi tinh thần.

Hãy thử áp dụng Kỹ thuật Pomodoro nếu bạn...

• Tìm ra những “đối tượng gây nhiễu” thường xuyên khiến bạn sao nhãng công việc
• Luôn làm việc “hụt” thời điểm năng suất tối ưu
• Có quá nhiều công việc dang dở có thể mất nhiều thời gian (ví dụ: học bài cho một kỳ thi, nghiên cứu một bài đăng trên blog, v.v.)
• Lạc quan quá mức khi nói về khối lượng công việc bạn có thể hoàn thành trong một ngày (không phải ai cũng vậy)
• Xem việc thiết lập mục tiêu như một trò tiêu khiển
• Thực sự yêu thích cà chua

Kỹ thuật Pomodoro được phát triển vào cuối những năm 1980 bởi chàng sinh viên Francesco Cirillo. Cirillo rất vất vả để có thể tập trung vào việc học và hoàn thành bài tập. Choáng ngợp với đống bài tập chất cao như núi, anh “thách” bản thân cam kết dành ra 10 phút để học một cách tập trung tuyệt đối. Được tiếp thêm động lực từ thử thách, anh ấy đã tìm thấy một đồng hồ hẹn giờ có hình quả cà chua (pomodoro trong tiếng Ý) trong nhà bếp, kỹ thuật Pomodoro đã ra đời từ đó.

Mặc dù Cirillo đã viết một cuốn sách dài 130 trang về phương pháp này, nhưng ưu điểm lớn nhất của phương pháp này nằm ở sự đơn giản của nó:

1. Lập danh sách việc cần làm và đồng hồ hẹn giờ.
2. Đặt hẹn giờ 25 phút và tập trung vào một tác vụ duy nhất cho đến khi đồng hồ hẹn giờ reng.
3. Sau mỗi phiên làm việc kết thúc, hãy đánh dấu 1 pomodoro và ghi lại những gì bạn đã hoàn thành.
4. Sau đó, hãy tận hưởng 5 phút giải lao.
5. Sau 4 phiên pomodoro, hãy nghỉ ngơi lâu hơn, phục hồi hơn trong khoảng chừng 15-30 phút.

25 phút làm việc cố định chính là cốt lõi của phương pháp “quả cà chua”, nhưng để tận dụng tối đa thời gian làm việc của mỗi phiên, quá trình thực hành cần tuân thủ 3 quy tắc:

Chia nhỏ các dự án phức tạp. Nếu một task yêu cầu nhiều hơn 4 phiên pomodoro, thì cần chia nó thành các bước nhỏ hơn, có khả năng thực hiện được. Tuân thủ quy tắc này, đảm bảo bạn sẽ tiến bộ rõ ràng trong các dự án của mình.

1. Các task nhỏ đi đôi với nhau. Hãy kết hợp các task mất ít hơn 1 pomodoro để hoàn thành lại với nhau. Ví dụ như: "viết hóa đơn thuê", "đặt lịch hẹn với bác sĩ thú y" và "đọc bài báo về Pomodoro" có thể đi cùng nhau trong một phiên.
2. Khi một pomodoro được thiết lập, nó nhất định phải đổ chuông. Pomodoro là một đơn vị thời gian không thể phân chia cũng không thể phá vỡ, đặc biệt là bạn không được kiểm tra email, chat nhóm hoặc gửi tin nhắn giữa phiên. Nếu đột nhiên nảy ra những ý tưởng, nhận được task hoặc yêu cầu, bạn nên ghi chú lại để có thể quay lại làm sau. Một công cụ quản lý task trên nền tảng kỹ thuật số như Todoist sẽ là một lựa chọn tuyệt vời. Nhưng nếu bạn đã quen viết tay và nó hiệu quả với bạn, thì bạn hoàn toàn có thể tiếp tục dùng cách đó.

Trong trường hợp gián đoạn bất đắc dĩ, hãy nghỉ ngơi 5 phút rồi bắt đầu lại. Cirillo khuyên bạn nên phân tích các gián đoạn (bên trong lẫn bên ngoài) và suy ngẫm cách tránh chúng trong phiên làm việc tiếp theo.

Quy tắc này có thể được áp dụng ngay cả khi bạn đã hoàn thành task được giao trước khi đồng hồ reng. Hãy sử dụng thời gian còn lại để thực hành thêm hoặc cải thiện các kỹ năng hay phạm vi kiến ​​thức. Ví dụ, bạn có thể dành thêm thời gian để đọc các tạp chí chuyên môn hoặc nghiên cứu các cơ hội kết nối.

Mẹo từ Todoist

Có sẵn trong tay một project "Những kiến thức cần thực hành" lưu trên Todoist với một danh sách gồm các task mà bạn có thể nhanh chóng chọn vào lần tới khi còn dư thời gian trong các phiên pomodoro.

Nếu bạn thấy nó có vẻ đơn giản, đó là bởi vì nó chính là vậy mà! Kỹ thuật Pomodoro là những gì liên quan đến việc khiến “tâm bạn phải tịnh” để hoàn thành đống task chất chồng như núi của mình.

Chỉ đơn giản sử dụng một “quả cà chua” để làm đơn vị tính thời gian lại có thể giúp mọi người hoàn thành công việc. Kỹ thuật Pomodoro thật đáng gờm phải không?  

Bên dưới là những điều khiến phương pháp này đặc biệt phù hợp cho việc tăng năng suất công việc:

Dễ dàng bắt đầu

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng sự trì hoãn ít khi nào liên quan đến sự lười biếng hay thiếu tự chủ. Mà thực tế là chúng ta chỉ tạm dừng mọi thứ để tránh những cảm xúc tiêu cực. Thật không dễ chịu chút nào khi cứ phải nhìn chăm chăm vào một task hay project lớn - những thứ mà bạn không chắc phải thực hiện thế nào hoặc gây ra nhiều sự hoang mang khác. Vì vậy, chúng ta thường gác mọi thứ qua một bên để chuyển sang lướt Twitter hoặc xem Netflix để cải thiện tâm trạng của mình, dù chỉ một chút.

May mắn thay, các nghiên cứu cũng đã chỉ ra một cách hiệu quả để thoát khỏi vòng lặp trốn tránh - Thu nhỏ bất cứ điều gì bạn đang làm xuống thành một bước “nhỏ xíu xiu” và đơn giản nhất có thể. Ví dụ, thay vì ngồi viết cả một quyển tiểu thuyết, hãy chỉ ngồi viết trong 5 phút. Vẫn còn quá khó ư? Vậy thì hãy thử chỉ ngồi xuống để chỉnh sửa một đoạn văn. Làm một việc nhỏ trong một khoảng thời gian ngắn sẽ dễ làm quen hơn rất nhiều so với việc cố gắng làm một project lớn ngay lập tức.

Chiến lược đánh bại sự trì hoãn đó chính xác là những gì kỹ thuật “quả cà chua” muốn bạn làm - Chia nhỏ các nhiệm vụ, dự án hoặc mục tiêu lớn của bạn thành một việc bạn phải làm chỉ trong 25 phút. Nó sẽ giúp bạn tập trung cao độ vào việc bạn cần làm tiếp theo thay vì bị choáng ngợp bởi khối công việc chất chồng như núi. Đừng quá lo lắng về kết quả - chỉ cần thong thả “xử gọn” từng “quả cà chua” một mà thôi.

Đánh bại sự sao nhãng

Nếu bạn từng bị gián đoạn khi đang làm việc trong trạng thái dòng chảy, bạn sẽ hiểu việc lấy lại sự tập trung khó khăn đến nhường nào. Thế nhưng, lượng thông tin liên tục đổ về qua email, nhóm chat và thông báo từ MXH đang ngày càng khiến chúng ta dễ sao nhãng hơn.

Mặc dù nếu đổ lỗi cho công nghệ trong trường hợp này thì nghe có vẻ “hay” đó, nhưng các nghiên cứu gần đây lại cho thấy có đến hơn một nửa số trường hợp sao nhãng công việc là do chính bản thân mình gây ra! Trớ trêu thay chính “chúng ta” là nhân tố gây sao nhãng. Chúng ta hiện giờ vẫn còn dễ dàng biện minh cho những tác nhân nội tại này, chẳng hạn như “Email này cực kỳ quan trọng nên phải kiểm tra ngay” hay “Úi xời! Check thông báo Facebook có một phút ấy mà, “chắc” nó không làm mình phân tâm đâu!”

Nhưng nhiều gián đoạn nhỏ cộng dồn lại! Nó sẽ không còn đơn thuần là khoảng thời gian bạn mất tập trung, mà còn là thời gian và năng lượng bạn cần để chấn chỉnh lại tinh thần. Sau khi chuyển hướng tập trung, phải mất đến 20 phút thì tâm trí chúng ta mới lấy lại được sự tập trung hoàn toàn. Chỉ “một phút” check thông báo Facebook lại có thể biến thành 20 phút nỗ lực quay lại công việc.

Phương pháp “quả cà chua” sẽ giúp bạn đánh bại mọi sự sao nhãng của bản thân và huấn luyện lại não bộ cho việc tập trung. Mỗi phiên pomodoro được dành riêng cho một task và mỗi lần giải lao là một cơ hội để thiết lập lại tinh thần để quay lại với những gì bạn nên làm.

Nhận thức rõ quỹ thời gian của bạn 

Khi lên kế hoạch cho các dự án tương lai của mình, hầu hết chúng ta đều nạn nhân của cái bẫy “ngụy biện lập kế hoạch” (hay Định luật Hofstadter) - Chúng ta có xu hướng dự đoán sai khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành các task. Cho dù trước đây đã từng thực hiện các task có tính chất tương tự, bạn vẫn sẽ dự đoán sai trong lần tiếp theo. Bạn mường tượng rằng mình có thể chia nhỏ và sắp xếp các công việc một cách vô cùng chặt chẽ, nhưng thực tế cho thấy điều đó chỉ xảy ra trong thế giới lý tưởng. Luôn tồn tại những rủi ro, những sự cố nhỏ sẽ khiến bạn trì trệ bước này và kéo theo ảnh hưởng đến những bước kia. (Tham khảo Vietcetera)
 
Kỹ thuật Pomodoro có thể trở thành vũ khí lợi hại giúp bạn đối đầu với “ngụy biện lập kế hoạch”. Khi bạn bắt đầu làm việc trong các phiên ngắn, thời gian không còn là một khái niệm trừu tượng mà là một đối tượng cụ thể. Nó trở thành 1 pomodoro - 1 đơn vị của cả thời gian và công sức. Khác với ý tưởng chung chung về 25 phút "làm việc", pomodoro là một đơn vị đo lường sự tập trung vào một task duy nhất (hoặc một số task đơn giản gộp lại).

Khái niệm về “thời gian” cũng thay đổi từ tiêu cực (thứ sẽ mất đi) thành đại diện tích cực cho các công việc được hoàn thành. Cirillo gọi đây là "thời gian đảo ngược" vì nó thay đổi nhận thức về thời gian, từ nguồn cơn lo lắng trừu tượng trở thành một thước đo chính xác về năng suất làm việc. Điều này là cơ sở để có nhiều ước tính về thời gian thực hơn.

Nhà văn Ben Dolnick đã cho biết nhận thức về thời gian của anh ấy đã thay đổi thế nào sau khi áp dụng phương pháp “quả cà chua”:

"5 phút lướt Internet (chính xác theo đồng hồ tính giờ) lại sẽ trôi qua như 35 giây trong tưởng tượng của tôi. Ấy vậy mà 1 giờ ngồi nghiên cứu (theo đồng hồ tính giờ) lại làm tôi cảm tưởng như hàng thập kỷ đã trôi qua. Chiếc đồng hồ bằng trực giác đã dần trở thành thành trì trong tâm trí tôi!"

Khi sử dụng kỹ thuật Pomodoro, bạn có thể đo lường một cách chính xác khoảng thời gian hữu hạn và nỗ lực của mình, nó cho phép bạn tự suy ngẫm, phản ánh và lập kế hoạch mỗi ngày một cách chính xác và hiệu quả hơn. Bằng cách thực hành, bạn sẽ có thể ước tính chính xác số lượng pomodoro cần để hoàn thành một task đồng thời xây dựng thói quen làm việc nhất quán hơn.

Đạt hiệu suất công việc cao trong tâm thế thoải mái

Mỗi pomodoro đều mang đến cơ hội để cải thiện sản phẩm cuối cùng. Cirillo lập luận rằng “sự tập trung và ý thức dẫn đến tốc độ, mỗi lần một pomodoro.”

Kỹ thuật Pomodoro có thể dễ dàng tiếp cận vì nó thiên về “tính nhất quán” thay vì “sự hoàn hảo”. Cuối mỗi phiên pomodoro lại là một khởi đầu mới để đánh giá lại mục tiêu, thử thách bản thân để tập trung và hạn chế sự phân tâm. Bạn có thể tự tạo ra hệ thống làm việc của mình.

Tự tạo động lực thành công cho bản thân bằng cách đặt mục tiêu thêm 1 “quả cà chua” mỗi ngày. Thử thách bản thân hoàn thành một task lớn trong một số lượng “quả cà chua” nhất định. Hãy thử đặt mục tiêu số lượng pomodoro cố định mỗi ngày. Nghĩ về những quả cà chua thay vì giờ giấc sẽ thú vị hơn nhiều!

Mặc dù khoảng thời gian “25-5” phút “làm việc-nghỉ” là cốt lõi của Kỹ thuật Pomodoro, nhưng bên cạnh đó vẫn có một số điều khác có thể giúp những “quả cà chua” của bạn hoạt động hiệu quả hơn: 

Trước tiên, hãy vạch ra kế hoạch cho những "quả cà chua" của bạn

Hãy dành 15 phút đầu ngày (hoặc vào cuối ngày khi lên kế hoạch cho ngày hôm sau) để lên kế hoạch cho những “quả cà chua” của bạn. Lên danh sách việc cần làm trong ngày và ghi chú số lượng pomodoro bạn cần cho mỗi task. Hãy nhớ rằng, các task cần nhiều hơn 5 “quả cà chua” nên được chia nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Các task nhỏ như trả lời các email có thể gộp lại trong cùng 1 pomodoro.

Nếu bạn làm việc 8 giờ/ngày, hãy đảm bảo rằng số lượng pomodoro/ngày không được vượt quá 16. Nếu bạn đã làm vậy, hãy hoãn lại những nhiệm vụ ít khẩn cấp nhất/ít quan trọng nhất cho cuối tuần.

Lắp đầy một ngày của bạn với những “quả cà chua”

Mặc dù về mặt kỹ thuật, làm việc 8 giờ/ngày tương ứng với 16 pomodoro, nhưng tốt nhất bạn nên xây thêm một bộ đệm từ 2-4 pomodoro để dự phòng. Sử dụng pomodoro dự phòng của bạn cho các task đột xuất hay mất nhiều thời gian hơn dự kiến trong ngày.

Nếu các trường hợp trên không xảy ra, hãy sử dụng những “quả cà chua” còn dư để học thêm kiến thức hoặc làm các task bạn còn để ở CUỐI danh sách ưu tiên. Bạn sẽ thấy ít căng thẳng hơn khi kết thúc ngày mà vẫn còn dư pomodoro thay vì bị “cháy” lịch trình và tụt lùi về sau.

Có bao nhiêu pomodoro/ngày?

Dần dần, bạn sẽ hiểu rõ hơn về số lượng những “quả cà chua” thực sự chất lượng mà bạn có thể hoàn thành trong ngày. Nếu bạn không thể hoàn thành đủ 16 quả, thì vẫn không sao cả. Phần lớn mọi người đều không thực sự làm việc năng suất trong suốt 8 giờ/ngày và họ đã nghĩ rằng họ không đủ tập trung. Với phương pháp pomodoro, hãy thử thách bản thân - tập trung vào chất lượng chứ không phải số lượng.

Thử nghiệm để tìm ra độ dài phù hợp cho pomodoro của riêng bạn

Đối với một số công việc sáng tạo đòi hỏi phải làm việc trong trạng thái "dòng chảy" kéo dài như viết code, viết, sáng tác,... thì 25 phút là quá ngắn. Hãy thử các phiên làm việc dài hơn với thời gian nghỉ cũng dài hơn. Một nghiên cứu của DeskTime cho thấy, 52 phút làm việc tập trung và 17 phút giải lao là một sự cân bằng hoàn hảo. Nhiều người lại thích 90 phút tròn với thời gian nghỉ 20-30 phút theo nhịp sinh học ngắn (Ultradian rhythms).

Vẫn có những task hoàn thành trong 25 phút là quá dài. Nếu cảm thấy tinh thần bạn đang ra sức chống đối, không thể tập trung được trong 25 phút, hãy thử các pomodoro 15, 10 hay thậm chí là 5 phút.

Đối với hầu hết mọi người, thời điểm lý tưởng sẽ rơi vào khoảng từ 25-50 phút để “chạm nóc” tập trung cao độ với khoảng nghỉ từ 5-15 phút. Tuy nhiên, hãy thử kết hợp các khoảng thời gian dựa trên năng lượng bạn sẵn có, kiểu công việc và độ khó của những task khiến bạn chỉ muốn vùi người vào chăn để nằm xem video thú cưng trên Tiktok.

Tránh xa thiết bị điện tử khi giải lao

Không phải tất cả các khoảng nghỉ đều bằng nhau. Nếu bạn phải làm việc trên máy tính trong các phiên pomodoro, thì đừng chuyển sang Facebook hay Instagram khi đồng hồ vẫn đếm giờ vẫn đang chạy. Hãy để mắt và não của bạn không tiếp xúc với màn hình máy tính hay điện thoại. Đứng lên, đi vài vòng, vươn vai, ra ngoài, thiền định một chút, ăn nhẹ, ngắm chậu cây bạn trồng ngoài cửa sổ. Nếu bạn làm việc tại nhà, hãy gấp quần áo hoặc lau chùi bếp.

Dù làm gì đi nữa thì tinh thần bạn cũng sẽ sảng khoái hơn rất nhiều khi bạn thoát khỏi sự thôi miên khó cưỡng của máy tính hay điện thoại.

Sử dụng một ứng dụng để thực hành phương pháp này

Con người thường dễ mắc sai lầm. Dù bạn bắt đầu ngày mới với thật nhiều động lực đi chăng nữa, thì việc tuân thủ theo chu trình pomodoro suốt một ngày dài sau đó thực sự là một thử thách. Hãy khiến bản thân trở nên có trách nhiệm hơn bằng cách sử dụng một ứng dụng nhắc nhở giờ giải lao.

Những ứng dụng lý tưởng nhất sẽ cho phép bạn tùy chỉnh thời lượng phiên làm việc của mình, mức độ “quấy rầy” bạn muốn ở chúng và mức độ nghiêm ngặt của giờ giải lao được thực hiện ra sao. Một số ứng dụng còn hỗ trợ khóa luôn máy tính trong thời gian bạn nghỉ.

Ứng dụng Big Stretch cho hệ điều hành Windows và BreakTime cho Mac là những lựa chọn đáng cân nhắc.

Vậy, không còn nghi ngờ gì nữa khi Kỹ thuật Pomodoro là kỹ thuật quản lý thời gian “xịn sò” nhất. Giờ là lúc đưa phương pháp vào thực hành thực tế. Dưới đây là cách lập kế hoạch “quả cà chua” bằng Todoist:

Lên kế hoạch

Khi bắt đầu ngày mới (hoặc tối đêm hôm trước), hãy xem lại một lần nữa tất cả các dự án và nhiệm vụ bạn đang làm và lên lịch mọi thứ bạn muốn hoàn thành cho "Today".

Ước tính số lượng “cà chua” cần cho mỗi task. Có thể thêm icon “🍅”sau tên từng task để thể hiện ước tính của bạn.

Mẹo từ Todoist

Nhấn giữ phím “Alt/Option + click vào task” để chỉnh sửa nhanh tên task mà không cần mở chế độ xem toàn bộ task.

Chia các task cần nhiều hơn 4 “quả cà chua” thành các task phụ nhỏ hơn. Ví dụ: Một project có tiêu đề "thiết kế lại trang web" có thể sẽ cần một task phụ có kích thước giống 1 “quả cà chua” hơn như "tìm 5 trang web mẫu làm cảm hứng".

Giờ đây khi mở chế độ xem “Today”, bạn sẽ thấy các task đã lên lịch của mình cùng với số lượng “🍅” cần hoàn thành mỗi task. “Kéo thả” các task để sắp xếp thứ tự thực hiện chúng.

Nếu bạn có nhiều hơn 12-14 “🍅”, hãy hoãn một số task sang ngày hôm sau hoặc các ngày khác trong tuần. Nếu bạn có 10 task muốn hoàn thành trong cùng một ngày, có thể sẽ hữu ích hơn nếu bạn chỉ lên lịch một nửa và gán nhãn "@on_deck" để thể hiện đây là phần việc còn lại bạn sẽ làm nếu dư ra thời gian.

Mẹo từ Todoist

Có thể bạn muốn thêm task vào danh sách công việc hàng ngày, thậm chí là nhiều lần trong ngày như các nhiệm vụ định kỳ. Ví dụ, bạn có thể có một task mang tên “Hộp thư đến không” được lên lịch cho "mọi ngày trong tuần". Dưới đây là cách thêm thời hạn định kỳ trong Todoist.

Bắt tay vào làm việc

Bạn sẽ bắt đầu một ngày của mình bằng một kế hoạch rõ ràng về những gì bạn sẽ làm trong mỗi phiên pomodoro. Bạn có thể sử dụng đồng hồ hẹn giờ trên điện thoại, đồng hồ Pomodoro vật lý hoặc bất kỳ lựa chọn kỹ thuật số thay thế nào như Pomodone (được tích hợp trong Todoist).

Một khi đồng hồ của bạn bắt đầu đếm giờ, nó phải làm đúng nhiệm vụ của mình! Hãy duy trì sự tập trung bằng cách thêm những ý tưởng hoặc yêu cầu nào xuất hiện bất thình lình dưới dạng “new task” trong hộp “Inbox” của Todoist. Khi đồng hồ reo lên, bạn có thể xem lại danh sách, lên lịch thực hiện các task khẩn cấp trong pomodoro ngay sau đó và xếp những việc ít khẩn cấp hơn vào một ngày khác.

Một lần nữa

Xây dựng sự tập trung “như sắt đá” của bạn bằng cách biến kế hoạch “quả cà chua” thành một thói quen hàng ngày. Thêm một task trong Todoist vào cùng một khung giờ mỗi buổi sáng để
nhắc nhở bản thân “lập kế hoạch “quả cà chua”.” Hãy thử thách bản thân để đạt được một số lượng “cà chua” nhất định mỗi ngày và dành thời gian cuối ngày để suy ngẫm về những việc đã diễn ra suôn sẻ, cũng như cách bạn có thể cải thiện sự tập trung của mình trong tương lai.

Lược dịch bởi CanThoWork.vn

• Laura Scroggs. "The Pomodoro Technique - Beat procrastination and improve your focus one pomodoro at a time." Truy cập: 06/07/2021.
  
• Nguồn ảnh: Freepik

• Học bổng - Du học
• Chương trình thực tập và trải nghiệm làm việc ở các tổ chức quốc tế
• Chương trình hữu ích
• Cách một người cố vấn hỗ trợ bạn
• Thuật ngữ tiếng Anh trong các lĩnh vực ngành nghề
• Những kỹ năng được tìm kiếm và săn đón bởi các nhà tuyển dụng
• Bản tin việc làm tại Cần Thơ và khu vực ĐBSCL
• “Cố định” và “Phát triển”: Hai tư duy cơ bản định hình cuộc sống của chúng ta
• Những lí do để học Cao học
• 17 việc làm tại nhà tốt nhất năm 2021