Trên thị trường việc làm hiện nay, việc nộp hồ sơ ứng tuyển cho nhiều vị trí cùng một lúc đang ngày càng phổ biến. Điều đó đòi hỏi cần rất nhiều thời gian và thường xuyên theo sát, cập nhật. Bạn sẽ không muốn lãng phí thời gian quý giá vì quá hạn nộp các hồ sơ quan trọng, bỏ lỡ các công ty và vị trí thu hút do thời gian phỏng vấn còn bất cập hay quên gợi nhắc, theo sát.

Do đó, việc sắp xếp và quản lý quá trình tìm kiếm việc làm một cách hợp lý cũng quan trọng như việc xác định được những cơ hội việc làm và gửi hồ sơ ứng tuyển.

Dưới đây là 10 cách sắp xếp, theo dõi các hồ sơ ứng tuyển và giúp bạn làm chủ quá trình tìm kiếm việc làm.

Nếu bạn đã quen thuộc với Microsoft Excel, Google Trang tính hoặc một chương trình tương tự, việc tạo bảng tính là cách thức đơn giản và hiệu quả để theo sát các hồ sơ của bạn.

Bạn có thể sử dụng một bảng tính để theo dõi tình hình những công ty đã ứng tuyển, thời gian nộp hồ sơ, các loại giấy tờ đã nộp cũng như các yếu tố quan trọng khác trong suốt quá trình ứng tuyển.

Bảng tính không cần quá cầu kỳ, tùy thuộc vào bạn muốn nó chi tiết đến mức nào. Tuy nhiên, cần một số danh mục chính sau:

• Tên công ty: Tên của tổ chức mà bạn ứng tuyển.
• Thông tin liên hệ: Người nhận thư ứng tuyển, chẳng hạn như Giám đốc Nhân sự hay Giám đốc Văn phòng.
• Email: Địa chỉ email hoặc số điện thoại (nếu họ ưu tiên hơn) của người nhận thư ứng tuyển.
• Ngày nộp hồ sơ: Thời điểm bạn gửi hồ sơ đăng ký.
• Tóm lược hồ sơ đăng ký: Gồm những giấy tờ bạn đã gửi như: thư ứng tuyển, sơ yếu lý lịch và bất kỳ tài liệu bổ sung nào như danh mục nghề nghiệp (portfolio) hay danh sách người tham chiếu.
• Thông tin về buổi phỏng vấn: Thời gian bạn được hẹn đi phỏng vấn.
• Gợi nhắc, theo sát: Bạn đã gửi email hay thư cảm ơn chưa? Hãy ghi chú tại mục này.
• Trạng thái: Ghi lại các trạng thái như bị từ chối, nhận được lời mời làm việc, được mời phỏng vấn vòng thứ hai, v.v.

Nếu bạn không quen thuộc với giao diện của Excel, bạn có thể tạo một bảng theo dõi đơn giản trong Microsoft Word, Google Documents hay một công cụ xử lý văn bản tương tự.

Sử dụng một chương trình xử lý văn bản để tạo bảng theo dõi và cập nhật các thông tin quan trọng, ngày tháng và thời hạn chót liên quan đến quá trình tìm việc làm của bạn.

Chỉ cần thực hiện thao tác chèn bảng (insert->table) rồi chọn số cột dựa trên số lượng danh mục bạn muốn theo dõi (tên công ty, thông tin liên hệ, ngày nộp hồ sơ, v.v.) và số hàng phụ thuộc vào số lượng vị trí bạn ứng tuyển.

Ngoài ra, dưới đây là một số đặc điểm khác có thể có ích khi bạn đặc biệt quyết tâm có được vị trí đó.

• Hạn nộp hồ sơ
• Ngày bắt đầu thích hợp
• Nơi bạn tìm thấy danh mục việc làm
• Thông tin về công ty như vị trí, số lượng nhân viên, quy mô, những phát triển gần đây, v.v.
• Tên và thông tin liên hệ của bất kỳ mạng lưới mối quan hệ nào ở công ty
• Ước tính mức độ khả thi được  nhận việc
• Các ưu tiên liên quan tới vị trí đang ứng tuyển so với những công việc khác

Nếu bạn muốn sắp xếp trực tuyến, Google sẽ là một giải pháp tuyệt vời. Chỉ cần có tài khoản Gmail, bạn sẽ có thể sử dụng Google Drive. Qua đó bạn có thể tạo, lưu và xuất bảng tính. Ngoài các giấy tờ, tài liệu dưới hình thức văn bản như thư ứng tuyển và sơ yếu lý lịch, bạn cũng có thể liên kết với Google Calendar để đảm bảo bạn luôn cập nhật, theo sát những mốc thời gian quan trọng.

Hầu hết các trang web việc làm đều có hệ thống “thông báo việc làm” - có chức năng thông tin đến bạn ngay khi có một việc làm mới có đặc điểm phù hợp với những gì bạn quan tâm. Sau khi đăng ký, hệ thống sẽ gửi các danh mục việc làm qua email để bạn có thể cân nhắc các cơ hội việc làm trong lĩnh vực của mình mà không cần phải khai thác qua từng công cụ tìm việc làm.

Khi quyết định nộp hồ sơ cho một trong những doanh nghiệp gửi thông báo đến bạn, bạn sẽ có thể sử dụng những thông tin sẵn có trong các thông báo như một điểm khởi đầu để theo dõi hồ sơ ứng tuyển.

Có nhiều trang web cung cấp các công cụ quản lý quá trình tìm việc làm miễn phí hoặc với một mức giá phù hợp hỗ trợ người tìm việc quản lý các hồ sơ ứng tuyển.

Ví dụ:

JibberJobber có lẽ là lựa chọn phổ biến nhất và là một nguồn tài nguyên tuyệt vời để duy trì việc quản lý.

Huntr cũng cung cấp một không gian tập trung để quản lý quá trình tìm việc. Nó giúp bạn theo dõi các cơ hội, nhiệm vụ, ghi chú, sự kiện và địa chỉ liên hệ có liên quan đến việc tìm kiếm. Tiện ích Huntr trên chrome sẽ giúp lưu các công việc từ bất kỳ trang web tìm việc nào một cách dễ dàng chỉ bằng một cú nhấp chuột và ứng dụng Huntr dành cho di động cho phép bạn theo dõi quá trình tìm kiếm của mình ở bất cứ đâu.

Tìm kiếm trên các trang web yêu thích của bạn - bạn sẽ tìm ra một cách tích hợp vừa theo dõi các công việc tiềm năng mà bạn có thể quan tâm vừa có thể theo dõi các hồ sơ đã nộp.

Nhiều trang web tìm kiếm việc làm như Monster, CareerBuilder và LinkedIn cung cấp các công cụ tích hợp để theo dõi hồ sơ của bạn. Mặc dù nhược điểm của phương pháp này là bạn sẽ phải theo dõi nhiều danh sách trên các trang web khác nhau, nhưng nếu bạn đã và đang gắn bó với một trang web, đây sẽ là một lựa chọn không tồi.

Nếu bạn ưa dùng điện thoại hoặc máy tính bảng hơn so với máy tính, hãy cân nhắc sử dụng 1-2 ứng dụng dành cho thiết bị di động để quản lý quá trình tìm kiếm. 

Một số ứng dụng phổ biến:

Vietnamworks:

• iOS: https://apple.co/33X3Dx0
• Android: http://bit.ly/31Ym56F

TopCV

• IOS: https://apple.co/2TSeTJ
• Android: http://bit.ly/2FnLblz

JobsGo

• iOS: https://apple.co/2ZgrPuO
• Android: http://bit.ly/2P54k3T

LinkedIn:

• iOS: https://apple.co/2HjHxep
• Android: http://bit.ly/2NlqkFd

Nếu bạn thích một phương pháp tự quản lý, hãy cân nhắc sử dụng điện thoại thông minh. Ví dụ như sử dụng tiện ích ghi chú (Notes) sẵn có hoặc tải xuống ứng dụng bảng tính (spreadsheet) và theo dõi thông tin của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng báo thức, thông báo và lịch sẵn có trên điện thoại để cập nhật và theo sát các thời hạn chót sắp tới, các cuộc phỏng vấn cũng như các ngày giờ quan trọng khác.

Nếu bạn thuộc tuýp người thích viết tay, hãy mua một cuốn sổ tay và sử dụng nó cho quá trình tìm việc. Cách theo dõi truyền thống đôi khi vẫn hiệu quả đối với nhiều người.

Công nghệ đôi khi cũng có thể trở nên cồng kềnh. Vì vậy, nếu bạn muốn có một phương pháp rõ ràng và dễ hình dung hơn, hãy sử dụng sổ ghi chú. Ngoài tác dụng để theo dõi các hồ sơ ứng tuyển, bạn cũng có thể dùng nó để viết bản nháp thư ứng tuyển, ghi chú trong lúc phỏng vấn cũng như ghi lại các bất kỳ lưu ý hay ý tưởng nào xuất hiện khi đang tìm việc, mở rộng mạng lưới mối quan hệ hay lúc tham gia phỏng vấn.

Có rất nhiều cách giúp bạn theo sát quá trình tìm việc, và cũng có những phương pháp giúp cắt giảm các chi phí gián tiếp ngay từ đầu. Nỗ lực đơn giản hóa quá trình tìm việc của bạn sẽ được đền đáp.

Tập trung vào chất lượng chứ không phải số lượng: Chỉ ứng tuyển vào các vị trí hợp pháp mà bạn đạt yêu cầu. Hãy làm cho mỗi một hồ sơ ứng tuyển đều có giá trị và đáng chú ý, cá nhân hóa từng lá thư ứng tuyển và cập nhật cũng như hiệu đính sơ yếu lý lịch của bạn.

• Alison Doyle. "10 Easy Ways to Organize Your Job Search." Cập nhật: 03/03/2020. Truy cập: 11/04/2021.
  
• Nguồn ảnh: Freepik

• Học bổng - Du học
• Chương trình thực tập và trải nghiệm làm việc ở các tổ chức quốc tế
• Chương trình hữu ích
• Cách một người cố vấn hỗ trợ bạn
• Thuật ngữ tiếng Anh trong các lĩnh vực ngành nghề
• Những kỹ năng được tìm kiếm và săn đón bởi các nhà tuyển dụng
• Bản tin việc làm tại Cần Thơ và khu vực ĐBSCL
• “Cố định” và “Phát triển”: Hai tư duy cơ bản định hình cuộc sống của chúng ta
• Những lí do để học Cao học
• 17 việc làm tại nhà tốt nhất năm 2021