Hàng ngày, các Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter) sẽ tiếp nhận những yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban.

• Trên yêu cầu tuyển dụng sẽ ghi rõ cần tuyển vị trí gì, cấp bậc như thế nào, mô tả công việc cũng như yêu cầu (kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách) của vị trí đó;
• Trên yêu cầu tuyển dụng cũng ghi rõ khi nào họ cần nhân sự này vào làm việc;
• Một số công ty sẽ ghi rõ mức lương dự kiến trả cho vị trí này.

Sẽ kém may mắn cho bạn Tuyển dụng nào làm ở các công ty mà Người yêu cầu tuyển dụng hay Quản lý tuyển dụng (HM - Hiring Manager) không cung cấp đầy đủ các thông tin nói trên hoặc thông tin thiếu rõ ràng, hoặc thay đổi xoành xoạch.

Làm rõ yêu cầu tuyển dụng cũng là một kỹ năng quan trọng của Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter) và rất nhiều bạn gặp khó khăn trong khâu này. Thông thường các bạn chỉ nhận ra nó là khó khăn sau một thời gian xử lý, tiến hành quy trình tuyển dụng một số ứng viên.

Có 2 trường phái công ty khi tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng, tạm gọi là: "có kế hoạch" và "thích thì tuyển".

1. Có kế hoạch:
   • Hàng năm, căn cứ vào chiến lược kinh doanh, mục tiêu phát triển của công ty mà các sếp sẽ ngồi với nhau làm ra cái gọi là Kế hoạch kinh doanh (BP - Business Plan)
   • Tong Kế hoạch kinh doanh (BP) sẽ có phần Kế hoạch về Nhân sự, và trong Kế hoạch về Nhân sự sẽ có kế hoạch tuyển dụng cụ thể, chi tiết.
   • Ví dụ: trong năm đó cần tuyển bao nhiêu, vị trí gì, cấp bậc nào, tuyển vào thời điểm nào, ngân sách khoảng bao nhiêu,….
   • Dĩ nhiên, kế hoạch sẽ thay đổi tuỳ tình hình thực tế. Nhưng khi làm Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter) ở các công ty này thì sẽ được chủ động hơn trong công việc vì ít nhất Bộ phận Tuyển dụng cũng hình dung được bức tranh tổng thể về các vị trí cần tuyển trong năm.
2. Thích thì tuyển:
   • Sẽ hơi đuối nếu làm tuyển dụng ở công ty kiểu này, tức là các sếp cứ thấy mình có cảm giác cần thêm người thì sẽ tuyển và gửi yêu cầu cho phòng Nhân sự.
   • Đặc biệt, các yêu cầu tuyển dụng này hay yêu cầu cần người gấp và cứ thế Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter) phải “chạy theo”.
   • Một Bộ phận / Phòng ban cần gấp thì không sao nhưng nhiều bên gấp cùng lúc thì thật là trở tay không kịp. Và thông thường do các hoạt động kinh doanh liên đới nhau, một bộ phận gấp thì bộ phận khác cũng sẽ gấp theo.

Sau khi có yêu cầu tuyển dụng thì việc tiếp theo là tìm người hay tìm ứng viên:

• Biên soạn Mô tả công việc (JD – Job Description) sao cho trông “gợi cảm”, “hấp dẫn" mới có thể đăng tuyển đại chúng.
  • Đoạn này cực khó. Đừng tưởng bở Người yêu cầu tuyển dụng hay Quản lý tuyển dụng (HM) gửi Mô tả công việc (JD) là có thể dùng để đăng tuyển ngay.
  • Kinh nghiệm cho thấy Tin tuyển dụng cần phải chỉnh sửa câu chữ rất nhiều thì mới có thể đăng đại chúng được.
  • Bởi vậy làm Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter) ít nhiều cũng nên trau dồi kỹ năng viết lách (sẽ nói rõ hơn công dụng của viết lách trong những phần sau).
• Có Mô tả công việc (JD) ổn thì có thể bắt đầu đăng tuyển:
  • Có ngân sách cho đăng tuyển thì đăng trên các kênh tốn phí như Vietnamworks, Jobstreet (Vài triệu cho một tin tuyển dụng một vị trí công việc trong 01 tháng).
  • Nếu chưa đủ điều kiện thì vẫn có thể đăng miễn phí trên Linkedin, Ybox, Facebook,…

Nói tới đăng tuyển thì lại phát sinh các công việc như sau:

• Tìm hiểu chất lượng dịch các bên, đánh giá độ phù hợp với vị trí công việc và công ty;
• Liên hệ với các bên dịch vụ để lấy báo giá, thương thảo hợp đồng;
• Làm đề xuất nội bộ (proposal) về việc đăng tin tuyển dụng ở đâu, tốn nhiêu tiền, cam kết kết quả gì,…
• Nói chung là các thủ tục giấy tờ (admin task) và thường ít ai thích làm công việc này.

Bên cạnh việc đăng tuyển thì Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter) còn phải chủ động phát triển các mối quan hệ:

• Kết nối quan hệ với các thành viên trong công ty để nhờ họ giới thiệu bạn bè, người thân. 
• Mở rộng quan hệ ra bên ngoài với bạn bè, công ty khác.
• Nói chung là quan hệ càng rộng thì xác suất có hồ sơ ứng tuyển và CV càng cao.

Có hồ sơ ứng tuyển và CV rồi làm gì tiếp theo?

• Đọc, sàng lọc,  phân loại hồ sơ ứng tuyển và CV.
• Hồ sơ ứng tuyển và CV nào có khả năng phù hợp cao thì xử lý trước bằng cách gọi điện thoại sơ vấn, tìm hiểu cơ bản về tâm tư, nguyện vọng của ứng viên, kiểm tra một số kiến thức chuyên môn (nếu được).
• Hồ sơ ứng tuyển và CV nào đạt và vượt qua vòng sơ vấn thì gửi cho Người yêu cầu tuyển dụng hay Quản lý tuyển dụng (HM) xem xét, đánh giá và lựa chọn.

Khâu này cũng tốn thời gian không kém vì các sếp rất bận và hầu như ít ai thích đọc hồ sơ ứng tuyển và CV nên thường xuyên ngâm. Nếu muốn nhanh nhận được phản hồi thì Chuyên viên tuyển dụng (Recruiter) phải có mối quan hệ tốt với Người yêu cầu tuyển dụng hay Quản lý tuyển dụng (HM) để "nhắc nhở" các sếp mà không bị ghét.

Có một vài hồ sơ ứng tuyển và CV được chọn thì Chuyên viên tuyển dụng (Recruiter) cần:

• Sắp xếp và hẹn (book) lịch để phỏng vấn.
• Việc nghe đơn giản nhưng cũng tốn không ít thời gian vì bạn phải kiếm được cái phòng họp cho tươm tất, các bên tham gia có thể tham gia miễn phí và cùng một lúc. Các bên tham gia bao gồm: ứng viên, Quản lý tuyển dụng (HM) và có khi là 2-3 người cùng tham gia phỏng vấn một lúc.
• Chốt được lịch rồi thì tiến hành lên lịch (add calendar), gửi thư điện tử xác nhận thông tin (email) cho các bên và hồi hộp chờ đợi tới ngày gặp ứng viên.

Tới ngày phỏng vấn:

• Trước khi đến phải kiểm tra phòng họp, nhắc lịch các bên tham gia, gần như công việc của một thư ký.
• In hồ sơ ứng tuyển và sơ yếu lý lịch hoặc CV.
• Lễ tân báo có UV đến phỏng vấn thì tiếp đón và đưa ứng viên đến phòng phỏng vấn.
• Hai bên thường tìm hiểu nhau trong khoảng 1- 2 tiếng.
• Chuyên viên Tuyển dụng (Reruiter) nên ngồi phỏng vấn cùng với Người yêu cầu tuyển dụng hay Quản lý tuyển dụng (HM).

Phỏng vấn xong lại phải thường xuyên theo dõi và đôn đốc Người yêu cầu tuyển dụng hay Quản lý tuyển dụng (HM) phản hồi kết quả. Khâu này cực kỳ mất thời gian và dễ bị ức chế. Nếu ở phần sàng lọc CV, Người yêu cầu tuyển dụng hay Quản lý tuyển dụng (HM) chậm phản hồi thì đến giai đoạn này, họ càng lâu hơn rất nhiều và phải thường xuyên đốc thúc, nhắc nhở mới có được kết quả phỏng vấn.

Khi đã nhận được kết quả phỏng vấn và may mắn lựa chọn được một ứng viên phù hợp, việc tiếp theo là làm đề xuất lời mời làm việc (offer) để phê duyệt theo quy trình tuyển dụng của công ty.

• Khi lời mời làm việc (offer) đã được cấp trên phê duyệt rồi thì Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter) có thể trao đổi lời mời làm việc (offer) với ứng viên.
• Với các ứng viên chưa phù hợp thì phải dành thời gian phản hồi kết quả cho các bạn đó, ít nhất là gửi qua hộp thư điện tử (email) về kết quả phỏng vấn.
• Đối với việc trao đổi lời mời làm việc (offer) với ứng viên, ở một số công ty, Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter) không được làm, mà là Quản lý nhân sự (HR Manager) hoặc một sếp nào đó làm, tuỳ vào chính sách và quy định của công ty.
• Tuy nhiên, nếu Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter) được làm công việc này thì mới được trải nghiệm và học hỏi nhiều hơn.

Sau khi đã hoàn tất trao đổi về lời mời làm việc (offer), Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter) tiến hành các thủ tục nhận việc cho nhân viên mới:

• Gửi thư điện tử (email) cho ứng viên thông báo chuẩn bị hồ sơ;
• Gửi thư điện tử (email) cho các Bộ phận trong nội bộ để chuẩn bị thủ tục cho nhân viên mới.
• Ở một số công ty, Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter) không phải làm các công việc này mà có bộ phận khác hỗ trợ.

Quy trình tuyển dụng đến đây cơ bản đã hoàn tất, chỉ cần chờ ngày ứng viên bắt đầu vào làm tại công ty.

• Ở một số công ty, Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter) phải đón tiếp nhân viên mới vào ngày đầu tiên làm việc của họ và sau đó thường xuyên trao đổi trong quá trình nhân viên mới thử việc.
• Mục đích là để xem họ có thực sự phù hợp vơi công việc của công ty hay không hay có cần hỗ trợ gì không. Nói chung là làm mọi cách để nhân viên mới cảm thấy vui vẻ và hạnh phúc khi làm việc tại công ty.
• It nhất là hết 2 tháng thử việc của ứng viên, Chuyên viên Tuyển dụng Recruiter mới bớt một phần trách nhiệm.

Những công việc kể trên là công việc chính, mà đã có chính thì phải có phụ:

• Các công việc phụ của Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter) là làm báo cáo xem tình hình tuyển dụng trong tháng thế nào, tuyển được bao nhiêu, nợ nần tồn đọng ra sao, khó khăn là gì, giải pháp trả nợ thế nào,… Và đa số Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter) không thích làm báo cáo.
• Ngoài ra một số công ty có tầm nhìn và điều kiện thì thường tham gia, tổ chức các hoạt động quảng bá Thương hiệu tuyển dụng (Employer Branding) và có hàng tá công việc khác đi kèm dành cho Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter).

Xem tiếp Phần 4:  Đào tạo và phát triển (T&D)

• https://www.coachtranvuthanh.com/. "Nghề Nhân sự – Phần 3: Tuyển dụng". Ngày đăng: 12/03/2019. Truy cập: 29/09/2020.

• Tìm hiểu các khoá học nghiệp vụ chuyên môn ngắn hạn
• Top 10 kỹ năng quan trọng theo xu hướng nghề nghiệp tương lai
• Kỹ năng mềm giúp thúc đẩy sự nghiệp của bạn như thế nào?
• Khám phá ý tưởng nghề nghiệp của bạn
• Thay đổi nghề nghiệp khó hay dễ?
• Một người cố vấn có thể hỗ trợ cho sự nghiệp của bạn như thế nào?
• Chương trình thực tập và trải nghiệm làm việc ở các tổ chức quốc tế
• Bản tin việc làm tại Cần Thơ và khu vực ĐBSCL
• Việc làm tại Úc, New Zealand, Singapore...
• Các bước chuẩn bị hồ sơ việc làm chuyên nghiệp