Theo nhiều bạn chia sẻ, trách nhiệm của một Business Analyst và Project Manager, Product Owner có thể chồng chéo lên nhau, gây ra sự bối rối trong quá trình đưa ra lựa chọn nghề nghiệp tương lai.

Để làm rõ vấn đề này, mình xin chia sẻ một chút về định nghĩa chính xác và ứng dụng của Business Analyst và Project Manager, Product Owner. Qua đó, tìm ra những điểm giống và khác nhau giữa ba khái niệm để biết được rằng chúng ta sẽ cần những kỹ năng gì để phát triển trong từng lĩnh vực.

Theo IIBA (International Institute of Business Analysis), Viện Phân tích Nghiệp vụ Quốc tế: Business Analyst là “Người có mối liên kết giữa các bộ phận để hiểu cấu trúc, chính sách và hoạt động của một tổ chức và đề xuất các giải pháp cho phép tổ chức đạt được các mục tiêu của mình”. Nói cách khác, Business Analyst có thể được định nghĩa là cầu nối giữa các vấn đề kinh doanh với giải pháp công nghệ. Họ giúp cải thiện cách thức vận hành kinh doanh, giảm thiểu chi phí hoạt động, sử dụng hiệu quả nhất nguồn lực có giới hạn, và hỗ trợ cho khách hàng tốt hơn.

Trách nhiệm chính của Business Analyst là giải quyết các yêu cầu và có thể được phân loại thành 2 phần:

1. Tương tác với khách hàng:

• Thu thập yêu cầu
• Xác định các yêu cầu về tài liệu
• Mô hình hóa các yêu cầu
• Suy luận các yêu cầu
• Phân tích các yêu cầu
• Quản lý các yêu cầu thay đổi
• Thử nghiệm chức năng
• Phối hợp việc User Acceptant Test (UAT)

2. Tương tác với Nhóm kỹ thuật

• Xác định các kênh và cách thức giao tiếp
• Làm rõ hơn yêu cầu

Dưới đây là một số điểm quan trọng cần được tập trung đối với các yêu cầu:

• Các yêu cầu phải được tài liệu hóa. Đó có thể là tài liệu Word, PowerPoint, mock-ups, prototypes, mô hình, Lưu đồ.
• Các yêu cầu cung cấp lộ trình thay đổi, tức là các yêu cầu giúp chúng ta so sánh Trạng thái hiện tại với Trạng thái tương lai.
• Yêu cầu cần dễ hiểu, rõ ràng, cấu trúc tốt, dễ thực hiện, dễ kiểm tra.
• Business Analyst có trách nhiệm hiểu rõ yêu cầu và tối đa hóa giá trị trong giải pháp của mình.

Nhìn chung, các doanh nghiệp rất trân trọng giá trị của một Business Analyst có thể hỗ trợ họ về những vấn đề đang tồn đọng, đặc biệt là trong thời đại ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu & công nghệ hiện nay.

Những kỹ năng cần thiết cho công việc Business Analyst

• Kỹ năng đàm phán, thuyết phục:

Để giải quyết được vấn đề, BA cần phải đàm phán và thuyết phục cho khách hàng của mình. Như thế mới có thể đạt được các mục tiêu là những kết quả có lợi cho công ty, cũng như đưa ra giải pháp hợp lý cho khách hàng.

• Kỹ năng quản lý, ra quyết định:

Một số điều mà BA cần làm là quản lý các dự án, lập kế hoạch, chỉ đạo nhân viên và xử lý yêu cầu để đảm bảo khi ra quyết định, mình có thể đánh giá được tình hình một cách tốt nhất.

• Kỹ năng phân tích, xử lý vấn đề:

Hỏi về kỹ năng cần thiết nhất của BA là gì, chắc chắn không thể bỏ qua kỹ năng này. BA cần phải phân tích các dữ liệu cũng như quy trình làm việc để có thể xác định, khắc phục được những vấn đề trong kinh doanh. Do ngành này luôn thay đổi rất nhanh chóng, thế BA cũng thường xuyên phải xử lý các vấn đề phát sinh.

• Kỹ năng công nghệ:

Ứng dụng công nghệ vào trong công việc mà BA đang làm có thể đạt được các kết quả tốt thông qua những platform hiện đại. Giao tiếp với khách hàng bạn sẽ dùng ngôn ngữ kinh doanh, còn giao tiếp với team kỹ thuật thì bạn cần phải có kỹ năng công nghệ để đánh giá thành quả làm việc của team và góp ý những nội dung thay đổi sao cho dự án hoàn thiện tốt nhất có thể .

Theo nghĩa rộng nhất, các Project Manager (PM) là người chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức và chỉ đạo hoàn thành các dự án cụ thể cho một công ty. Họ phải đảm bảo các dự án này đúng thời hạn, ngân sách trong phạm vi đã rào trước.

Bằng cách giám sát các dự án phức tạp từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành, PM có tiềm năng định hình quỹ đạo của công ty, giúp giảm chi phí, tối đa hóa hiệu quả và tăng doanh thu.

Nhiệm vụ chính xác của một PM sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực, công ty mà họ đang làm việc cùng và loại dự án mà PM được giao nhiệm vụ giám sát. Nhưng nhìn chung, tất cả các PM đều chia sẻ rằng trách nhiệm của họ về những gì thường được gọi là “vòng đời dự án”, bao gồm những trọng điểm chính như sau:

• Lập kế hoạch cho dự án, kế hoạch nhân sự cho dự án.
• Theo dõi tiến độ của dự án, báo cáo tình trạng công việc cho khách hàng và các bên liên quan.
• Trao đổi với mọi người trong dự án và với khách hàng để nắm bắt được tình hình và yêu cầu của khách hàng.
• Quản lý đội dự án. Ví dụ: động viên tinh thần anh em, giải quyết những mâu thuẫn trong nội bộ, giải quyết vấn đề nói chung trong quá trình việc.
• Báo cáo, ghi nhận thống kê cần thiết để rút kinh nghiệm.

Những kỹ năng cần thiết cho công việc Project Manager

Bí quyết để làm nên thành công của một Project Manager chính là làm thật tốt những kỹ năng sau:

• Kỹ năng quản lý công việc:

Để có thể quản lý công việc tốt, bạn nên nâng cao khả năng giải quyết vấn đề và tư duy logic. Khi bạn gặp một vấn đề, bạn cần phân tích nguyên nhân, từ đó tìm giải pháp. Đừng giải quyết mà chưa biết nguyên nhân thật sự của vấn đề.

• Kỹ năng lập kế hoạch:

Đây là một trong những kỹ năng cần thiết để trở thành PM. Đầu ngày đến công ty bạn phải biết hôm nay mình cần làm những việc gì thì năng suất làm việc mới cao, bỏ được những thời gian chết. Cuối ngày thì tổng kết xem mình đã làm được những gì, và chuẩn bị cho những ngày hôm sau.

• Kỹ năng quản lý thời gian:

Nếu quản lý thời gian không tốt, bạn sẽ phải thường xuyên làm OT. Phương pháp dễ nhất là các bạn cứ chia nhỏ công việc hết mức có thể (task breakdown), sau đó estimate cho từng đầu việc nhỏ. Từ đó sẽ có được estimation cho cả một công việc lớn hoặc cả dự án.

• Kỹ năng chia đúng người đúng việc:

Kỹ năng này vô cùng quan trọng vì có thể giúp mọi người tập trung làm việc hơn dẫn đến tốc độ làm việc của team sẽ nhanh hơn.

• Kỹ năng giao tiếp:

Bạn có thể tập nâng cao khả năng giao tiếp bằng cách nói chuyện nhiều với các bạn Developer, Project Manager, Team Lead, khách hàng.

• Kỹ năng “thấu hiểu” khách hàng:

Các bạn phải đặt mình vào vị trí của khách hàng, không nên chỉ suy nghĩ như một Developer. Tức là bạn phải hiểu phần mềm mà khách hàng mong muốn phục vụ họ làm việc gì, vì sao họ cần phần mềm như vậy. Sau đó, bạn đặt mình vào vị trí người sử dụng thì sẽ cảm thấy thế nào, chỉnh sửa nếu thấy UI/ UX chưa tốt chẳng hạn.

Product Owner là người “sở hữu” sản phẩm. Họ chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến sản phẩm và end-user, đồng thời vận hành, cải tiến sản phẩm để đạt được mục tiêu kinh doanh của công ty.

Dù ở công ty product hay công ty outsourcing thì PO cũng là nhân tố quan trọng nhất quyết định đến các tính năng của sản phẩm. Họ phải có tầm nhìn dài hạn, phải hiểu rất rõ về sản phẩm của mình và luôn đặt mình vào vị trí của end-user trước khi đưa ra quyết định. Công việc cơ bản của một PO thường là:

• Theo dõi “sức khỏe” của sản phẩm thông qua số liệu/phản hồi của user. Từ đó tìm ra các vấn đề cần sửa chữa/cải tiến.
• Làm user research, bao gồm cả phỏng vấn trực tiếp user, để chắc chắn những vấn đề nêu trên thực sự là vấn đề (không phải phỏng đoán).
• Đưa ra giải pháp. Kết hợp với UX Designer để vẽ wireframe, với UI Designer để “khoác áo” cho thiết kế. Làm specifications để diễn giải thiết kế cho đội ngũ phát triển (dev, QA).
• Lên timeline và kế hoạch release. Tùy vào quy mô của tính năng sản phẩm mà có thể chia làm nhiều giai đoạn release nhỏ.
• Sau khi release, tiếp tục theo dõi các chỉ số, và lặp lại quy trình nói trên.

Trách nhiệm và nhiệm vụ thiết yếu nhất của PO đó là quản lý Product backlog do mong muốn của khách hàng hiện nay về sản phẩm luôn thay đổi với mục tiêu kinh doanh:

• Đảm bảo Product Backlog( danh sách chứa tất cả những thứ cần cho sản phẩm) được hiển thị minh bạch và rõ ràng để cả nhóm biết sẽ làm việc gì tiếp theo
• Đảm bảo nhóm hiểu các mục trong Product Backlog
• Thể hiện rõ ràng các hạng mục Product Backlog
• Sắp xếp thứ tự các items trong Product Backlog để đạt được mục tiêu và kết quả tốt nhất
• Tối ưu hóa giá trị công việc mà nhóm thực hiện

Những nguyên tắc quan trọng nhất đối với một PO

1. Đề cao sự rõ ràng

Nghĩa là sản phẩm phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng và đúng mong đợi của user. Thay vì đẹp nhưng rắc rối, khó hiểu, khó dùng.

2. Mọi quyết định phải dựa trên số liệu (data driven)

Người làm product đôi khi mắc bệnh “áp đặt”. Nghĩa là thiết kế sản phẩm dựa trên mong muốn/ý thích của cá nhân chứ không phải nhu cầu thực tế của user. Cho nên, nguyên tắc tối quan trọng trong phát triển sản phẩm là:

• Ý tưởng phải xuất phát từ thực tế nghiên cứu thị trường, phân tích dữ liệu.
• Sau đó, phải phản biện ý tưởng một lần nữa thông qua nghiên cứu, phỏng vấn trực tiếp user. Từ đó, chứng minh ý tưởng đó thực sự là một vấn đề cần giải quyết, chứ không phải chỉ là một giả thuyết/suy đoán.
• Khi phỏng vấn user, nên áp dụng kĩ thuật “câu hỏi đuổi” (5 whys) để “đào” thông tin.

3. Thiết kế cho mọi người, nhưng tập trung vào đối tượng trung cấp (intermediates)

Nếu hướng đến người dùng sơ cấp (beginner), thì sản phẩm dễ khiến người dùng trung/ cao cấp (intermediates/experts) cảm thấy nhàm chán, bị làm phiền. Ngược lại, thiết kế đặt experts làm trọng tâm sẽ khiến beginner khó hiểu, khó sử dụng.

Cho nên, mục tiêu của người thiết kế sản phẩm là hướng đến intermediates. Đồng thời hỗ trợ beginner dần chuyển sang nhóm intermediates/experts.

1. Business Analyst:

• Thấu hiểu doanh nghiệp
• Làm rõ các chi tiết
• Luôn luôn đặt câu hỏi
• Hợp thức hóa
• Định lượng
• Lên các chiến lược cần thiết
• Thực hiện yêu cầu phi chức năng

2. Project Manager:

• Dự báo
• Lên kế hoạch và dự trù ngân sách
• Giám sát
• Quản lý rủi ro
• Quản lý tài nguyên
• Báo cáo

3. Product Owner

• Đảm bảo end-user đã hoàn thiện
• Chau chuốt Backlog
• Phối hợp chặt chẽ với team phát triển sản phẩm
• Ưu tiên kinh doanh
• Cam kết kinh doanh

1. Những điểm giống nhau giữa Business Analyst và Project Manager:

• Cần lắng nghe
• Cần có khả năng hợp tác ở mọi khía cạnh
• Có khả năng điều hướng mọi thứ về đúng đích đã lên kế hoạch
• Bảo vệ dự án kinh doanh
• Đưa ra các đề xuất có lợi cho dự án
• Tập trung vào phạm vi kiểm soát

2. Những điểm giống nhau giữa Business Analyst và Product Owner:

• Cần có tầm nhìn/lộ trình rõ ràng
• Lập kế hoạch
• Hiểu rõ các tính năng cần thiết
• Người giao tiếp và hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình làm dự án
• Quản lý các sai sót
• Tập trung vào phạm vi quản lý

Tổng kết lại, cả 3 nghề đều đòi hỏi người làm những kiến thức chuyên sâu và tích hợp nhiều kỹ năng. Mỗi nghề lại có một vai trò đặc trưng riêng mà bản thân người làm cần phải hiểu rõ để tư duy và thực hành đúng với năng lực chuyên môn công việc yêu cầu. Đặc biệt, với riêng nghề Business Analyst, bạn có thể thăng tiến và phát triển công việc xa hơn do đặc tính phức tạp, bao quát mọi khía cạnh của kinh tế. Nếu bạn yêu thích các công việc kinh doanh và ham học hỏi, Business Analyst là một sự lựa chọn nghề nghiệp đáng cân nhắc, ngay cả khi bạn đang hoạt động trong lĩnh vực tài chính hay IT.

Mình xin chia sẻ với các bạn một người chị đi trước đã thành công trong nghề Business Analyst mà mình biết tới thông qua đề án nghiên cứu hoạt động marketing của Vietnam Airlines. Mình đã rất ngạc nhiên khi biết app book vé online trên điện thoại của Vietnam Airlines là ý tưởng của chị Nguyễn Bích Hạnh - Expert - Trainer Business Analyst Manager của Bộ phận Thương mại Điện tử và Chuyển đổi số, Hãng hàng không Quốc gia Vietnam Airlines. Một app mà dưới góc nhìn của người dùng, mình thấy rất dễ sử dụng và màu sắc hài hòa, và có lẽ nhỉnh hơn app online của các hãng máy bay nội địa khác.

• Ms. Mai Meo. Việc làm BA. "Business Analyst, Project Manager và Product Owner." Truy cập 15/08/2021.
• Nguồn ảnh: Freepik

• Bản tin việc làm
• Thông tin việc làm
• Các chủ đề thịnh hành và thông tin độc quyền từ tờ HR Asia năm 2021
• Những câu hỏi tuyển dụng “cân não” của Apple
• Sự tử tế giúp ích cho sự nghiệp của bạn như thế nào?
• Cách quản lý sự thay đổi
• Một kỷ nguyên học tập mới trong một thế giới việc làm mới
• Mức đóng BHXH bắt buộc, BHTN, BHYT từ 01/7/2021
• Những trò chơi có thể làm thay đổi hành vi ứng xử
• Dịch vụ Pháp luật lao động tại Cần Thơ và khu vực ĐBSCL