Lằn răn giữa công việc và cuộc sống trở nên mờ nhạt khi làm việc từ xa

Giống như mọi thứ khác, việc làm từ xa cũng có một số nhược điểm. Đầu tiên, ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân có thể trở nên mờ nhạt khi nơi làm việc và nơi nghỉ ngơi của người lao động trở thành một.

Chỉ riêng tại Mỹ, hơn 20% tổng số nhân viên làm việc từ xa nói rằng họ gặp khó khăn khi phải dừng công việc lại. 

Cách xử lý sự không phân định thời gian làm việc:

Người sử dụng lao động có thể cho phép nhân viên làm việc kết hợp tại văn phòng và từ xa cho. Ngoài ra, người lao động cũng có thể áp dụng các cách sau để duy trì cân bằng cuộc sống:

• Đặt ra lịch trình và theo sát nó
• Đặt các mốc thời gian làm việc trực tuyến/ngoài đời và thời gian nghỉ ngơi
• Lên kế hoạch thư giãn ngoài giờ
• Tạo không khí và không gian riêng cho công việc
• Ăn đủ các bữa và đúng giờ
• Tập thể dục hoặc đi dạo

Người lao động làm việc từ xa dễ cảm thấy cô đơn và cô lập

Khoảng 20% cảm thấy cô đơn (hay thậm chí là cô lập) khi làm việc tại nhà (Gallup, 2021) và trên 15% số người làm việc từ xa được hỏi thấy rằng quá trình giao tiếp trong công việc không đạt hiệu quả.

Cách xử lý sự cô lập:

Người quản lý nên thường xuyên tổ chức các buổi gặp gỡ trực tuyến (online) hoặc ngoài đời với các nhân viên. Và các buổi gặp gỡ đó nên vượt ngoài phạm vi trò chuyện về công việc. Hãy dùng phương tiện liên lạc là công cụ để xây dựng các mối quan hệ chất lượng cao và nuôi dưỡng lòng tin. Ví dụ: dùng tin nhắn video thay vì chỉ có giọng nói để tạo sự gần gũi cho người xem.

Trục trặc kỹ thuật khi làm việc từ xa

Công nghệ có đang cản trở công việc của bạn không? Công nghệ dành cho doanh nghiệp thường nhanh và tiên tiến. Nhưng kết nối internet từ xa của một thành viên trong nhóm trên máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh thì có thể không đáng tin cậy như vậy.

Rất nhiều công ty thậm chí có thể không cung cấp máy tính xách tay của công ty cho nhân viên của họ. Quên mật khẩu hoặc bị khóa khỏi máy tính hoặc tài khoản của họ chỉ là một vài điều có thể xảy ra khi làm việc từ xa.

Cách giải quyết vấn đề trục trặc kỹ thuật:

Công ty cần đầu tư cho hệ thống công nghệ phù hợp. Ví dụ: đảm bảo rằng họ có khả năng (và phần cứng) kết nối qua ethernet thay vì chỉ kết nối Wi-fi.

Cũng giống như nhân viên CNTT tại nơi làm việc, có nhân viên CNTT từ xa có thể là một hỗ trợ rất lớn cho các nhân sự làm việc từ xa khi gặp sự cố. Hãy cân nhắc các lựa chọn và xây dựng chiến lược để có thể đi được một chặng đường dài.

Sử dụng các công cụ cộng tác phù hợp để giúp doanh nghiệp thành công - đó có thể là phần cứng hoặc phần mềm. Nó có thể là bất cứ thứ gì từ máy tính xách tay, phần cứng internet cho đến một nền tảng quản lý công việc mạnh mẽ cho phép người lao động cộng tác từ bất cứ đâu.

Việc làm từ xa có thể dẫn đến một số rủi ro về bảo mật

Các công ty cho phép làm việc từ xa cần phải có giao thức CNTT và bảo mật mạnh mẽ. 

Trên thực tế, theo OpenVPN, 54% chuyên gia CNTT cảm thấy rằng làm việc từ xa có nguy cơ liên quan đến bảo mật cao hơn, như rò rỉ thông tin mật, tin tặc trực tuyến (hacker) hoặc vi phạm bảo mật thông tin từ phía đối tác. Mọi việc giao tiếp đều diễn ra trên Internet, nhiều người làm việc từ xa cũng dùng nhiều hơn một thiết bị để làm việc. Điều này khiến cho dữ liệu dễ dàng bị lộ ra ngoài hơn, dù không hề có chủ ý.

Do đó, các công ty có thể cần phải chi nhiều hơn cho các biện pháp bảo mật và đào tạo nhân viên để tránh các rủi ro về bảo mật CNTT.

Cách giải quyết các rủi ro bảo mật:

Giảm thiểu các lỗ hổng trong quy trình làm việc bằng cách lưu trữ tất cả dữ liệu và tệp của công ty trong một nền tảng quản lý công việc đám mây duy nhất chứ không phải trên máy tính xách tay hoặc ổ cứng của bất kỳ ai. Một bí quyết tuyệt vời khác là sử dụng kết nối ảo riêng cho doanh nghiệp (VPN) để kết nối với dữ liệu và tệp của công ty.

Để đảm bảo sự riêng tư của công ty, hãy thiết lập các khóa đào tạo bảo mật trực tuyến và thường xuyên, bao gồm các nội dung về các phương pháp và cảnh báo bảo mật quan trọng. Ví dụ về các phương pháp bảo mật: tránh kết nối với mạng Wifi công cộng, vệ sinh mật khẩu (đặt mật khẩu có tính bảo mật cao, thường xuyên thay đổi mật khẩu,...) và nhận biết lừa đảo, cùng những phương pháp khác. 

Ngoài ra, hãy tận dụng SSO và xác thực hai yếu tố nếu các nhân viên của bạn vẫn chưa áp dụng cho hệ thống bảo mật của họ và của công ty.

Làm việc từ xa có thể gặp nhiều phiền nhiễu hơn 

Một trong những nguyên nhân giết chết năng suất hàng đầu là công việc bị gián đoạn khi đang làm việc từ xa. Đó có thể là sự gián đoạn do Facebook, tiếng chó sủa, tiếng chuông cửa hay từ các thành viên khác trong gia đình. 

Cách xử lý gián đoạn và mất tập trung:

Không ai trong chúng ta muốn tụt lại phía sau các mục tiêu hàng tuần của bản thân. Hãy tận dụng các nguồn lực sẵn có và tạo một kế hoạch làm việc đơn giản nhằm quản lý những phiền nhiễu này một cách hiệu quả.

Một trong những cách tốt nhất để làm điều này là xác định một nơi yên tĩnh và không bị phân tâm. Chọn một phòng mà bạn sẽ chỉ sử dụng cho công việc. Thêm một chiếc bàn với ghế làm việc hoặc bàn đứng. 

Đối với những phiền nhiễu kỹ thuật số, hãy thử chặn hoặc ít nhất là tắt thông báo từ Twitter, Facebook và Instagram khi đang làm việc.

Ngoài ra, mỗi cá nhân có thể thử một hệ thống quản lý dự án, như kỹ thuật Pomodoro, để không bị phân tâm và tuân thủ lịch trình của riêng của họ. Làm việc từ xa không phải là mốt nhất thời, vì vậy nhà quản lý và người lao động nên có cách thiết lập cho một chặng đường dài.

Nhà quản lý khó theo dõi tiến độ của nhân viên làm việc từ xa

Hiểu được tiến độ dự án và nhiệm vụ nhóm là một trong nhiều nhược điểm của việc làm từ xa. Ngay cả khi nhân viên đảm bảo đạt được các mục tiêu hàng ngày và hàng tuần, điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta bỏ qua bức tranh lớn hơn?

Cách giải quyết các vấn đề về tiến độ của dự án:

Đừng để bị trễ hạn! Hãy dùng các công cụ quản lý dự án để tạo biểu đồ tiến độ thời gian thực tế (bằng biểu đồ Gantt và bảng Kanban), tổng quan về tiến độ dự án lớn hơn và sắp xếp các công việc theo ngày đến hạn.

Nhà quản lý cũng nên tìm cách nâng cao sự gắn kết và tính trách nhiệm của các nhân viên cách cho phép họ cá nhân hóa quy trình làm việc và chia sẻ với nhau.

Nghịch lý về việc trì hoãn do có thêm thời gian

Bớt thời gian di chuyển nhưng tăng thời gian bên con có thể làm giảm năng suất của những nhân viên làm việc từ xa. Một nhiệm vụ kéo dài 30 phút có thể mất hơn một giờ nếu không được theo dõi thời gian.

Việc dành nhiều thời gian cho công việc có thể nhanh chóng làm giảm năng suất của cả nhóm và tác động tiêu cực đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Cách để tối đa hóa năng suất:

Làm nhiều hơn một nhiệm vụ cùng một lúc sẽ làm giảm năng suất. Tốt nhất mỗi cá nhân nên lên kế hoạch trước cho các công việc trong ngày (qua hệ thống của doanh nghiệp hoặc các ứng dụng tương ứng) và sau đó thực hiện nhiệm vụ cho đến ngày hôm sau, ghi chú lại những việc còn lại hoặc đánh giá xem họ có dư thời gian hay không.

Người lao động làm việc từ xa ít được tham gia các chương trình đào tạo của doanh nghiệp hơn 

Đào tạo là một trong các yếu tố quan trọng để giữ cho kỹ năng của nhân viên luôn sắc bén. Tuy vậy, chỉ 70% nhân viên làm việc từ xa cho biết họ đã được đào tạo thường xuyên từ công ty. Tuy nhiên, 17% nhân viên khác đã nói rằng, việc làm từ xa tạo điều kiện cho họ tự chủ động tham gia vào các khóa đào tạo để nâng cao kỹ năng và mang lại lợi ích cho công ty mà họ làm việc.

Cách giải quyết các vấn đề liên quan đến việc đào tạo từ xa:

• Doanh nghiệp cần tìm và vận dụng cách đào tạo nhân viên phù hợp với đội ngũ lao động. Đào tạo từ xa không phải là họp trực tuyến và có thể có nhiều hình thức khác nhau:
• Đồng thời: Tất cả nhân viên cùng tham gia học cùng lúc với nhau;
• Theo nhịp độ cá nhân: Người học truy cập nội dung học tập theo thời gian biểu riêng của họ;
• Kết hợp: Một số nội dung học đồng thời và một số nội dung theo nhịp độ cá nhân.

Doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị nội dung - tài liệu đào tạo phù hợp (video bài giảng, các bài kiểm tra đánh giá,...) cũng như các công dụng cụ cần thiết cho việc học như hệ thống quản lý - theo dõi - đánh giá, nền tảng chia sẻ tài liệu, nền tảng lớp học ảo - lớp học trực tuyến,...

Người lao động làm việc từ xa ít được tham gia vào việc thiết lập mục tiêu của chính họ

Đặt mục tiêu cho nhân viên giúp họ định hướng và tập trung trong công việc. Tuy nhiên, chỉ có dưới 20% nhân viên được hỏi (Gallup, 2021) nói rằng họ cảm thấy như được tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu của chính họ. Điều này có thể làm giảm mức độ tương tác và gắn kết của những nhân viên đó với công ty.

Người lao động khó giao tiếp, kết nối với đồng nghiệp và hợp tác làm việc nhóm từ xa

Nhiều tổ chức coi cộng tác từ xa là một trong những thách thức lớn nhất của họ. Email không hiệu quả lắm khi làm việc từ xa. Việc sử dụng nhiều công cụ giao tiếp, ứng dụng chia sẻ tệp và phần mềm có thể trở nên lộn xộn và thông tin có thể dễ dàng bị thất lạc. Ngay cả khi làm việc trên một tài liệu hoặc tệp duy nhất cũng có thể gây khó khăn khi các tùy chọn giao tiếp chỉ có điện thoại hoặc video. 

Một trong những đặc quyền lớn nhất khi làm việc trong không gian văn phòng thực tế là có thể đến bàn của đồng nghiệp để đặt câu hỏi hoặc giải thích về một dự án. Ngoài ra, khi ở trong môi trường văn phòng truyền thống, không phải tất cả thời gian trong ngày của một nhân viên là bên máy tính; có rất nhiều cơ hội để trò chuyện với các đồng nghiệp và nghỉ giải lao. Khi bạn đang làm một công việc tại nhà, có ít cơ hội rõ ràng hơn để tương tác xã hội, điều này có thể bắt đầu khiến nhân viên cảm thấy bị cô lập. 

Cách giải quyết các vấn đề cộng tác từ xa:

Các nhóm làm việc từ xa nên có một nền tảng (có thể giống hoặc khác với nền tảng giao tiếp cho công việc) để trao đổi những điều ngoài lề, không liên quan trực tiếp đến công việc. Mỗi người, hoặc trưởng nhóm, hoặc nhà quản lý cần tạo điều kiện để các thành viên có thể giữ liên lạc chặt chẽ và cởi mở với nhau.

Dùng các nền tảng lưu trữ linh hoạt như Slack, Google Docs hoặc Wrike để giúp giao tiếp hiệu quả hoặc chia sẻ nhanh chóng trong khi vẫn giữ tất cả thông tin và dữ liệu trong bộ nhớ đám mây một cách an toàn.

• MasterClass staff. How to Work From Home: Pros and Cons of Remote Work. Ngày đăng: 06/09/2021. Ngày truy cập: 30/04/2022.
• Wrike, Inc. Remote Work Disadvantages & Challenges. Ngày truy cập: 30/04/2022.
• Sophia Barron, Owl Labs. 9 Tips for Working From Home That Can Help With Work-Life Balance. Ngày đăng: 24/03/2020.
• Helen Colman, iSpring Solutions. How to Train Remote Employees: A Complete Guide. Ngày đăng: 10/04/2020. Ngày truy cập: 30/04/2022.
• Nguồn ảnh: Freepik.

• Vì Sao Nhiều Doanh Nghiệp Thất Bại Khi Xây Dựng Và Quản Lý Nhân Tài?
• Thói quen đơn giản này sẽ giúp bạn có những mối quan hệ nghề nghiệp chất lượng hơn
• 7 cách cứu nguy khi bạn “sập nguồn”
• Cách cải thiện những kỹ năng xã hội giúp bạn thành công trong sự nghiệp
• Một đội ngũ nhân viên hạnh phúc sẽ giúp ích thế nào cho năng suất làm việc của doanh nghiệp?
• Tạo cơ hội để nhân viên nói lên tiếng lòng
• Thách thức của làm việc từ xa: Cách ứng dụng tính linh hoạt vào một ngành, nghề không linh hoạt
• Xu hướng làm việc từ xa, làm việc tại nhà hậu đại dịch
• Kỹ thuật Pomodoro - Đánh bại thói quen trì hoãn và cải thiện mức độ tập trung của bạn trong từng “quả cà chua”
• Vì sao kỹ thuật Pomodoro giúp chúng ta làm việc hiệu quả?